Как да спрем напрежението в работата

Публикувано от: Zaplata.bg
23 Май, 2019 г.

Снимка: Shutterstock

Всеки един човек е имал и ще има моменти на напрежение в работата си. В тази статия ще разгледаме как да се справяме с напрежението ефективно, за да си улесним процеса на работа и да сме по-спокойни. Ето и някой от милионите ситуации, заредени с напрежение:

"номерацията на страницата в тази презентация е погрешна, а е нужно да я изпратите днес!";
"о, не, не мога да ти редактирам този документ. В момента работя над милион други задачи, а ти ми даваш всичко за 12 секунди!";
"аaа! Хартията в принтера е заседнала, а трябва да отпечатам 200 страници за останалите три минути!".

Когато погледна назад, разбирам, че всички ситуации изобщо не са били кризисни. Истината е, че основният проблем не е в количеството работа. Проблемът също не е бил в колегите, които са прехвърлили задачите си върху мен или лошо свършената работа (въпреки, че това определено предизвика трудности от време на време). Не - проблемът е бил в мен.

Повечето от „пожарите”, с които се борих, за да изгася, биха могли да се предотвратят, като просто се променят някои от подходите за извършване на работата.

Ако смятате, че сте постоянно действащи на случаен принцип, може би причините са в долуизброените навици. Ако се припознаете - не се отчайвайте. Имам няколко предложения, как да намерите правилния път.

Започвате задачата в последната минута без причина

През последната година от обучението ми планирах провеждане на панаир с повече от 30 участници. В деня на събитието, втурнах се в трескаво събиране на всичко, което трябваше да бъде готово за откриването.

Нямаше причина, която да ми пречи да подготвя всичко, от което имах нужда предишния ден или дори седмица по-рано. Беше просто забавяне в името на забавянето.

Ако не бях отложила всичко за последната минута, нивото на стрес щеше да е много по-ниско. Просто щях топло и спокойно да посрещна гостите и участниците. И клетите ми помощници, нямаше да се скрият от гнева ми в стаята на персонала.

Какво трябва да се промени:

Ключът към елиминирането на подобни ситуации е съзнателното отношение към времето Ви. Планирайте времето за подготовка в календара си - десет минути или два часа, в зависимост от това колко време е необходимо, за да проверите всички приготовления и да обсъдите всички възможни стъпки.

Задайте си свой собствен срок за изпълнение, по-рано отколкото задачата действително трябва да бъде завършена - ако нещо се обърка в последната минута, ще имате време да промените окончателния план или продукт.

Не отделяте достатъчно внимание на важната информация, която получавате от други хора

Разбира се, Вие присъствате на срещи - но само физически. Трудно фокусирате вниманието си върху другите хора. В резултат на това, пропускате важна информация, която Ви струва много нерви.

Може би не сте узнали, че клиентът е поискал да му се изпрати доклада три дни по-рано от обикновено - и все още сте много далеч от приключването на доклада. Междувременно сте щели да узнаете за тази промяна на срока, ако сте слушали внимателно участниците в срещата за планиране. Или е възможно да не сте знаели за отмяната на участието на говорителя в събитието този уикенд и нямате възможност за неговата смяна, защото сте си преглеждали Facebook-а по времето, когато колегата е говорил за тази промяна.

Какво трябва да се промени:

Това е много просто. Затворете лаптопа си. Изключете звука на телефона. Премахнете всички други възможни смущения. Водете си бележки и задавайте въпроси, ако не сте сигурни за нещо или сте пропуснали информация. Използвайте времето си разумно, за да общувате с колегите, така че по време на самостоятелна работа да имате всичко необходимо, за да изпълните задачата си спокойно.

Поемате твърде много работа

Когато казваме, че нямаме време, това не винаги е вярно. Имаме време, просто го използваме неразумно.

Но в тези моменти, когато наистина няма време, това най-често се дължи на факта, че сме поели твърде много работа.

Независимо от областта, в която работите, трябва да имате време за комуникация и просто да общувате с колегите. Разбира се, понякога денят ни наистина е разписан по минути. И това е нормално. Но ако изглежда така всеки ден, тогава е време за промяна.

Какво трябва да се промени:

Подредете задачите си по важност и се научете да казвате „не“, ако някои задачи са незначителни или не са свързани с целите Ви. Ако сте постоянно претоварени, обсъдете с ръководителя си дали отговорностите Ви могат да бъдат преразгледани - за кратък период. И бъдете честни в тази дискусия.

Започвате деня си в бързане

Всяка сутрин скачате от леглото, обличате първите дрехи, които откриете, бързо се измивате и излизате от апартамента.

Бързането за работа още от сутринта Ви настройва за стресов режим. Може би Ви харесва да ставате за 10 минути, но помислете как това се отразява на живота Ви в режим на безконечност.

Какво трябва да се промени:

Жестоката истина: ако това е една от причините, поради които сте постоянно ядосани, трябва да се събуждате по-рано. И за да направите това, трябва да сте сигурни, че лягате по-рано и имате 7-9 часа за добър сън.

Започнете със събуждане поне 15 минути по-рано - няма да повярвате как тази малка разлика във времето ще промени живота Ви. Ако можете да увеличите това време на 30 или дори 45 минути - още по-добре. Ако сутринта Ви премине спокойно и съзнателно, то ще може да преминете и през останалата част от деня.

Има някои професии, които почти винаги предполагат високо ниво на стрес, и в които се нуждаете от способността да работите в бързо променящи се условия (например, лекар или пожарникар). Но за повечето професии, това не се изисква.

Постоянният живот в криза - това е ненормално и в такъв режим е трудно да се постигнат отлични резултати. Ако вече сте променили някои от тези лоши навици, а подобрението не е настъпило, може би въпросът е в самата работа, която постоянно Ви кара да „гасите пожари”. Това е и знак, че нещо трябва да се промени.

Въпреки това, преди да обвинявате всички на работата, отстъпете назад. Помислете за тези четири навика, които могат да направят живота Ви напрегнат. И ако работата е в тях, то тогава това също трябва да се промени.

Как протича интервю за работа в НОИ

Интервюто за позиция в Националния осигурителен институт е формален и ясно структуриран процес, при който се оценяват както професионалните знания, така и готовността за работа в публична администрация. Още в началния етап кандидатите преминават през подбор по документи, а самото интервю цели да провери точността, отговорността и умението за работа с граждани и нормативна рамка. 1. Подготовка преди интервюто – първата решаваща стъпка Подготовката започва с внимателно запознаване с изискванията за конкретната длъжност. В обявите за работа в държавния сектор ясно са посочени образованието, професионалният опит и необходимите компетентности. Кандидатите е добре да имат основни познания за функциите на НОИ, социалното и пенсионното осигуряване, както и за работата с официална документация. Това показва ангажираност и реален интерес към позицията. 2. Как протича интервюто за работа в НОИ Интервюто обикновено се провежда от комисия, съставена от представители на администрацията и човешки ресурси. Разговорът следва предварително определена структура и е със сдържан, делови тон. По време на срещата се обсъждат професионалният опит, мотивацията за кандидатстване и разбирането за работата в институционална среда. Очаква се ясна аргументация и способност за логично обяснение на предишни задачи и отговорности. 3. Какви умения се оценяват при подбора Работата в публичния сектор изисква специфичен профил. Комисията обръща внимание не само на знанията, но и на личните качества, които гарантират коректно обслужване и спазване на правила. Най-често се търсят: внимание към детайла и прецизност умения за работа с документи и срокове комуникация с граждани в различни ситуации устойчивост на напрежение и етично поведение 4. Типични теми и примери от практиката Част от въпросите са свързани с реални ситуации от ежедневната работа. Целта е да се прецени как кандидатът би реагирал при административни казуси или комуникация с осигурени лица. Възможно е да се обсъждат сценарии като обработка на непълни документи, работа при натоварване или подход към недоволен гражданин. Важно е не толкова „правилният“ отговор, колкото разумната логика и професионалното отношение. 5. Поведение, визия и комуникация по време на срещата Деловият външен вид и спокойното поведение създават положително първо впечатление. Ясният изказ, уважителният тон и увереното, но не демонстративно поведение са силно ценени. Добър знак е, когато кандидатът задава въпроси, свързани с конкретната позиция, екипа или начина на работа, което показва реален интерес и ангажираност. 6. Какво следва след интервюто След приключване на всички срещи комисията прави оценка и взема решение в рамките на обявения срок. Одобрените кандидати получават обратна връзка по официален канал. Независимо от изхода, подобно интервю дава ценен опит и по-добра ориентация за изискванията в държавната администрация.

Още »

Как да напусна работа: ключови моменти, които не бива да пропускате

Решението да напуснете работа почти никога не е лесно. В повечето случаи то идва след дълго колебание, натрупана умора или усещането, че сте стигнали до застой. Понякога причината е желание за развитие, друг път – нужда от промяна. Каквато и да е ситуацията, напускането е процес, който изисква спокойствие, подготовка и ясна преценка. Когато подходите разумно, избягвате излишен стрес и си осигурявате по-плавен преход към следващата стъпка в кариерата си. 1. Вземете осъзнато решение и си поставете ясна цел Преди да действате, дайте си време да помислите. Напускането в момент на силни емоции рядко води до добри резултати и често създава допълнителни притеснения – особено финансови. Опитайте се честно да си отговорите на няколко въпроса: какво ви кара да искате промяна, какво вече не ви удовлетворява и какво очаквате от следващата си работа. Когато знаете накъде искате да вървите, решенията идват по-лесно и с повече увереност. 2. Проверете трудовия договор и законовата рамка Много хора подценяват формалната страна на напускането, а именно тя често създава проблеми. Преди да предприемете следващата стъпка, отделете време да прегледате трудовия си договор. Обърнете внимание на срока на предизвестието, условията за прекратяване и евентуалните неустойки. В България стандартният срок обикновено е 30 дни, но в някои случаи може да бъде по-дълъг. Спазването на тези условия ви предпазва от излишни спорове и показва коректност. 3. Как да напусна работа по коректен и професионален начин Начинът, по който съобщавате решението си, е от ключово значение. Дори когато причините за напускането са неприятни, разговорът трябва да бъде спокоен и уважителен. Добре е първо да говорите лично с прекия си ръководител. Изберете подходящ момент и бъдете ясни, без обвинения и излишни обяснения. Професионалното поведение в този момент често оставя по-силно впечатление от самата причина за напускане. 4. Подгответе писмено предизвестие без излишни обяснения След разговора идва ред на официалната част – писменото предизвестие. То не трябва да бъде дълго или емоционално. Достатъчно е да е ясно, коректно и съобразено със законовите изисквания. Подайте документа по установения ред – чрез деловодство, имейл или лично срещу подпис. Добра практика е да запазите копие за себе си, за да избегнете недоразумения. 5. Какво да направите по време на предизвестието Периодът на предизвестие е шанс да приключите отношенията си достойно и да запазите добро име: изпълнявайте задълженията си отговорно до последния ден предайте текущите задачи и проекти по ясен начин оставете необходимата информация за приемственост избягвайте конфликти и негативни коментари ако е възможно, поискайте препоръка Този подход често се отплаща в бъдеще, дори когато не го очаквате. 6. Уредете финансовите и административните детайли Преди окончателното напускане уточнете всички финансови въпроси – последното възнаграждение, компенсациите за неизползван отпуск и други дължими плащания. Уверете се, че ще получите всички необходими документи – служебни бележки, вписвания в трудовата книжка или електронния регистър. Те ще ви трябват при започване на нова работа или при административни процедури. 7. Запазете професионални отношения и добра репутация Дори когато напускането е продиктувано от трудна ситуация, коректното поведение е от значение. Професионалният свят е по-малък, отколкото изглежда, а добрите отношения често отварят врати неочаквано. Спокойното и уважително прекратяване на работните отношения оставя положително впечатление и увеличава шансовете за бъдеща подкрепа или препоръка. 8. Планирайте следващата си стъпка предварително Най-сигурният вариант е да имате яснота какво следва още преди да напуснете. Това може да бъде нова позиция, преквалификация или кратка пауза за преосмисляне. Когато знаете как да напуснете работа без излишни рискове и имате план за бъдещето, преходът става по-лек и по-уверен. Добрата подготовка ви дава спокойствие в един важен момент от професионалния ви път.

Още »