Как да разработим перфектното мотивационно писмо

29 Април, 2019 г.

Снимка: shutterstock

Какво да напишете в мотивационно писмо към резюмето

Малко хора обичат да търсят работа. Проучването на обяви за свободни работни места, мисленето и писането на автобиография, подготовката за изморително интервю - всичко това е изтощително и причинява сериозен стрес. Може би най-трудния етап от този процес е съставянето на ефективно мотивационно писмо.

Съществуват много противоречиви съвети по повод неговото написване. Следователно за много хора може да е трудно да разберат какво да пишат и откъде да започнат. И предвид факта, че живеем в ерата на цифровата комуникация, може да се съмняваме и дали това писмо принципно е необходимо изобщо.

Какво казват експертите

Отговорът е - да! Мотивационното писмо може да бъде само от полза. “Да не изпратиш мотивационно писмо - това е знак за мързел и не особено желание. Това е един вид орфографска и граматична грешка в автобиографията Ви” - казва Джоди Гликман, специалист по комуникации.

Дори ако бъде прочетено само едно от две мотивационни писма, това е равно на плюс 50% към вероятността да бъдете назначени. Това писмо може да Ви помогне. Не пропускайте възможността да се отличите. Впрочем, както е известно на всеки, който някога е писал мотивационно писмо, далеч не е лесно това да се направи. Ето как да дадете на мениджърите на човешките ресурси това, което търсят.

Направете проучване

Преди да започнете своето писмо, научете повече за компанията и за работното място, за което кандидатствате. Разгледайте уебсайта на организацията, нейните представителни страници в социалните мрежи, профили на служителите.

Направете някакъв вид проучване. Разберете пред какви проблемите е изправена компанията и как вашата роля ще й помогне да се справи с тях. В допълнение, познаването на особеностите на компанията също ще Ви помогне да изберете точния тон за мотивационното писмо.

Постарайте се да уловите културата на организацията, в която сте наети. Така например, ако това е творческа агенция или някакъв дизайнерски магазин, можете да проявите повече свобода, но ако това е по-консервативна организация, като банка например, стратегията за поведение трябва да бъде различна.

Помислете за силно начало

Обикновено хората пишат по следния начин: „Кандидатствам за вакантно място А, обявата за което е публикувана на място Б”. Това е загуба на време и хартия. Встъплението трябва да бъде ефектно и веднага да хване окото. Да предизвика интерес.

Започнете, например, с това, защо тази работа е интересна за Вас и защо сте подходящият за нея. Можете да напишете нещо подобно: „Аз съм разработчик на софтуер с повече от 9 години стаж и бих искал да използвам моят опит и ентусиазъм, за да развия Вашия растящ екип”.

Между другото, не прибягвайте до хумор. Първо, не е сигурно, че при Вас и лицето, което четете писмото, той ще съвпадне и второ, може да прозвучи самонадеяно. Въпреки това, стойте далеч от клишетата и баналностите. Напишете нещо директно и динамично.

Например: „Преди да прочетете по-нататък, позволете ми да насоча вниманието Ви към две причини, поради които можете да ме наемете ...”. Ако сте лично свързани с компанията или с някой от нейните служители, споменете това в първите две предложения. И да: в своето писмо, винаги се обръщайте към някого директно. Името на мениджъра по човешки ресурси, винаги може да бъде видяно в социалните мрежи.

Подчертайте своята лична ценност

Компаниите търсят хора, които могат да им помогнат да решават проблеми. Основавайки се на предишно проучване, покажете, че знаете какво да правите в организацията и пред какви проблеми е изправена. Те не трябва да бъдат конкретни, но можете да споменете общите тенденции, които са засегнали отрасъла.

Например, можете да напишете: „Много туристически организации се борят с това, как променящите се закони влияят върху способността им да предоставят висококачествени услуги“. Тогава разкажете как Вашият опит ще помогне в решаването на подобен проблем. Можете дори да обясните как веднъж сте решили подобен казус.

Покажете ентусиазъм

Дайте да се разбере, защо искате това място. Сега има много специалисти - конкуренцията е голяма. Затова често работодателите търсят не толкова професионалисти, колкото човек, който е увлечен от работата си, и който обича това, което прави. Ентусиазмът е плюс 10 точки във Ваша полза.

За да подчертаете интереса си, можете да напишете нещо подобно: „Бих искал да работя във Вашата компания, тъй като сте лидер в отрасъла и поставяте стандарти, следвани от останалите”.

Между другото, изпращането на 100 автобиографии ще бъде загуба на време. Намерете 10 повече или по-малко подходящи компании, в които бихте искали да работите и да вложите в тях душата си. По-малко, но по-качествени. Напишете за всяка отделно резюме и писмо. В същото време, не преминавайте границата: не ласкайте и не преувеличавайте. Искреността е от решаващо значение. Покажете емоционална зрялост и професионализъм. Забележка: в някои индустрии, като например мода или технологии, би било по-подходящо да се пише за това, колко харесвате продукта или услугите на компанията.

Бъдете кратки

В повечето случаи се препоръчва, писмото да е с дължина 1-2 листа. Въпреки това, по-добре е да напишете не повече от една страница. Мотивационното писмо не трябва да бъде твърде дълго. То просто няма да бъде прочетено. А това не е във Ваша полза и ще демонстрирате неспособността Ви да комуникирате ясно и точно. Размерът на писмото трябва да бъде такъв, че да може да бъде прочетено веднага. Опитайте се да изразите себе си накратко и по същество.

Ако не можете да изпратите мотивационно писмо

Много компании вече използват онлайн системи за приемане на автобиографии и други заявки. Не всички организации обаче използват услуги, в които е възможно да се приложи отделен документ с мотивационно писмо. Можете да включите писмото в документа с автобиографията или просто да използвате електронната поща. Освен това, в нашата страна, подобна практика не е особено приета.

Ключови принципи

Препоръчва се:

едно голямо и привличащо вниманието начало, в което ясно се посочва защо искате да работите тук и защо сте подходящи за това;
лаконичност (мениджърът по персонала трябва да прочете писмото Ви за първи път);
описание на достиженията и взетите в предишни позиции решения, които някога са помогнали за решаването на дадени проблеми, пред които и тази компания може да се изправи.

Не се препоръчва:

използване на хумор (в повечето случаи той няма да е на място);
използването на едно и също мотивационно писмо за всички свободни работни места;
прибягване до ласкателство (това е непрофесионално и демонстрира емоционална незрялост).

Пример от практиката №1: Показване на разбиране на това, което компанията изисква

Александър, вице-президент на организацията с некомерсиална цел Rabbit Store, наскоро публикува свободно работно място за специалист по набиране и обучение на персонала: “Търся някой опитен и със силна база. Човек, който може да направи всичко, като се започне от търсенето на кандидати и се завърши с тяхното обучение и подбор на други кадри”.

За въпросното работно място са откликнали повече от 100 кандидата. Впрочем, онлайн системата не е допускала прикачване на мотивационно писмо. Въпреки това, един от кандидатите, Олег, е намерил изход от положението. Веднага след изпращането на автобиографията през системата, той се е свързал с компанията по електронната поща, като отново изпратил резюмето с допълнително приложение във вид на мотивационно писмо.

Писмото на Олег не е било много успешно. Преди това, той е сменил няколко компании, оставайки във всяка за много кратко време. Освен това, Олег е единственият кандидат, който не е имал професионално образование.

Въпреки това, електронната поща е спасила ситуацията. Първо, това е професионално. Олег ясно е заявил, че пише на пощата, за да провери дали заявката му е получена. По-нататък, той обяснил как е научил за Александър (началник на съпругата му, която работила за компанията Rabbit Store).

Въпреки това, най-много в писмото на Олег повлияли примерите. Той изброява проблемите, с които компанията може да се сблъска и описва възможните решения.

„В писмото на Олег се усеща, че човекът е крайно увлечен от тази работа и наистина иска да помогне за развитието на нашата компания. Освен това, Олег демонстрира своя професионализъм и силната си личност” - казал по-късно Александър. В резултат на това, Олег бил поканен на интервю лице в лице и бил нает. Впоследствие се оказал висококвалифициран специалист и успешно работи за тази компания вече в продължение на 2 години.

Пример от практиката №2: Привлечете внимание

През последните четири години, Елена отново и отново кандидатствала за многобройни свободни работни места в Международния комитет по спасения (IRC). Много от тях получили ответен отговор, и Елена никога не се отказвала. С всяко резюме, тя изпращала персонализирано мотивационно писмо: „Исках то да подчертае моята квалификация, творческо мислене и искрено уважение към организацията”.

Мария, директор по човешките ресурси, отбелязала, че писмата на Елена много привличали вниманието й. Особено защото те включвали и няколко видеоклипа, показващи резултатите от дейностите на Елена по защита и набиране на средства в други организации.

Елена е имала богат опит. Тя е помагала на хора, участвали във военни действия, сираци, уязвими жени и дори хора, преживяващи робството. Работата е там - тя просто е показвала в мотивационното си писмо своя опит и компетентност, като „аз съм творческа личност“, „вниманието и отговорността - това са моите основни качества“ и е подкрепила всички тези твърдения с нагледен материал. Последното е много по-убедително.

Ето какво е написала Елена към приложеното видео:

“Ето едно малко видео за моето участие в организация с нестопанска цел „Невидими деца”. Направих го за младежката конференция, на която говорих тази година. Продължителността е около четири минути.

Както ще видите от видеото, доста успешно се справих с ролята си по набирането на средства. В резултат на моите дейности, за “Невидимите деца” бяха събрани над 200 000 рубли. Оттогава продължавам да работя като консултант за “Wellspring International” и наскоро завърших обучението си за международен пратеник”.

Във всяко от мотивационните писма, Елена също уточнявала колко иска да работи в IRC. Демонстрирането на своя ентусиазъм - не е лесна задача, защото в някои случаи може да изглежда като наивност. Ако се изразявате точно и кратко, впечатлението от Вас става по-добро.

Ето така Елена показала интерес си към работата в IRC:

“Също, трябва да знаете, че съм искрено благодарна на IRC. Вашите програми много ми харесаха и аз лично посетих някои от конференциите Ви в Москва, както и няколко изложби в Екатеринбург, включително и скорошното мероприятие „Можем да бъдем герои“. В момента, IRC е най-добрият ми избор и вярвам, че мога да бъда ценно допълнение към екипа Ви за набиране на средства”.

Елена много добре знаеше, че за всяко свободно място в тази организация има стотици кандидати, а самата тя - една от най-конкурентноспособните. „Знаех, че има и по-добри от мен. Въпреки това, бях изпълнена с решимост и за по-голяма убедителност прикрепих видеоклипа. Нещо повече, моят принос към помощта и благотворителността беше наистина значителен” - казва тя. В крайна сметка, упоритостта на Елена се отплатила. През юни миналата година, тя беше приета за временен координатор на външните отношения, а през октомври се премести на постоянна работа.

Как да разпознаете надеждна фирма, предлагаща работа от разстояние

Възможността за работа от вкъщи промени ежедневието на много хора. Тя дава шанс да прекарате повече време със семейството си, да избегнете часове в трафик или просто да работите в среда, в която се чувствате комфортно. Интересът към този модел расте постоянно — и напълно естествено, защото гъвкавостта е ценна. Но заедно с добрите възможности се появяват и предложения, които звучат прекалено хубаво, за да са истински. Именно затова е важно да умеем да разпознаваме коректните работодатели и да се предпазим от рискови обяви. 1. Кои са фирмите, които предлагат работа от вкъщи в България Най-надеждните компании са тези, които имат ясна структура, история и видимо присъствие на пазара. Това обикновено са аутсорсинг центрове, ИТ фирми, дигитални агенции и големи компании, обслужващи клиенти от различни държави. Те работят по утвърдени процеси, имат обучение за служителите си и предоставят всички необходими документи — договор, правила, канали за контакт. Много лесно можете да добиете представа дали дадена фирма е коректна — проверете я в Търговския регистър, разгледайте информация за нея онлайн, вижте какво споделят настоящи и бивши служители. Реалните работодатели не се крият: те имат официален сайт, имейл, телефон и винаги предоставят информация, когато попитате. А когато някой ви иска предварително плащане за „материали“ или „стартов пакет“, това обикновено е първият знак да продължите напред. 2. Какви професии най-често позволяват дистанционна работа Естествено, първи се открояват професиите, при които всичко се случва онлайн. Програмисти, QA специалисти, дизайнери, копирайтъри, маркетолози, преводачи — за тях дистанционната работа е нещо напълно нормално. Тези позиции предлагат свобода, гъвкаво работно време и възможност да бъдете част от международен екип, независимо къде живеете. Но не са само те. Все повече компании търсят хора за обслужване на клиенти, работа в кол центрове, обработка на данни, виртуална помощ, онлайн администрация. Тук най-важно е добрата интернет връзка, организираността и умението да работите самостоятелно. Повечето от тези дейности са ясни и измерими, което прави дистанционния модел лесен за прилагане и за работодателя, и за служителя. 3. Надеждни ли са обявите за работа от вкъщи Шансът да попаднете на реално и коректно предложение е голям, но пазарът има и своите „капанчета“. Съмнителните обяви обикновено се разкриват сами: обещания за високо заплащане без никакви умения, прекалено кратки описания, липса на яснота какво точно ще правите, настояване да преведете пари предварително или комуникация само през личен профил. Надеждните компании са детайлни, прозрачни и подредени. Те ще ви обяснят какво точно ще работите, как ще ви плащат, ще подпишат договор и ще защитят личните ви данни. А когато има интервю, тестова задача или разговор с бъдещия екип — това е добър знак, че компанията работи професионално и търси реален служител, а не просто „кликвания“. 4. Какво заплащане може да се очаква Заплащането при дистанционните позиции варира и е тясно свързано с уменията и конкретната професия. Административните роли и позициите за начинаещи обикновено започват от по-скромни нива, но предлагат стабилност и възможност да се развиете. В техническите професии, дизайна и маркетинга доходите често конкурират — и понякога надминават — тези в офис среда. Важно е обаче възнаграждението да бъде ясно описано още от самото начало. Дали е фиксирано, почасово или на проект? Има ли бонуси, комисионни, проценти? Неясните схеми обикновено крият рискове. Когато всичко е описано ясно и конкретно, това е добър знак, че работодателят работи открито и коректно. Дистанционната работа дава огромни възможности — свобода, баланс и шанс да избирате сред по-широк набор от позиции. Но за да бъде това предимство истинско, изборът на правилния работодател е ключов. Проверявайте информацията, задавайте въпроси и вярвайте на интуицията си. С малко внимание и добра преценка дистанционната кариера може да се превърне в стабилна, мотивираща и удовлетворяваща част от живота ви.

Още »

Как се пише автобиография за работа: Практично ръководство

Първата стъпка към мечтаната работа В днешния конкурентен пазар на труда, твоята автобиография не е просто документ – тя е твоят маркетингов инструмент. Тя е първото впечатление, което правиш пред потенциалния работодател, и трябва да го направиш зашеметяващо. Много хора подхождат към писането на автобиография като към формално изброяване на факти. В резултат на това, техният документ потъва в морето от еднакви кандидатури. Нашата цел тук е да те научим как да създадеш документ, който не само отговаря на изискванията, но и продава твоите умения, опит и личност по най-добрия начин. В следващите редове ще разгледаме всичко – от избора на формат до оптимизацията за системите за проследяване на кандидати (ATS), от спецификите на отделните секции до най-често срещаните грешки, които трябва да избегнеш. Готов ли си да превърнеш своята професионална история в печеливш инструмент? Да започваме. 1. Подготовка: Преди да започнеш да пишеш Преди да отвориш текстовия редактор, трябва да направиш крачка назад и да събереш необходимата информация. 1.1. Анализ на позицията и компанията Успешното писане на професионално резюме започва с изследване. Трябва да знаеш към кого се обръщаш. Какво всъщност търсят? Внимателно прочети обявата. Извади ключовите думи, които описват основните отговорности и задължителните умения. Твоят документ трябва да отразява тези термини. Каква е мисията и културата на компанията? Ако компанията е иновативна и динамична, твоят професионален профил трябва да покаже адаптивност и инициативност. Ако е консервативна, наблегни на надеждност и внимание към детайла. 1.2. Одит на собствения опит Създай списък (т.нар. "Мастър CV") на всичко, което си правил/а досега. Този списък е твоят суров материал, от който ще изградиш конкретната кандидатура. Всички позиции и дати. Конкретни постижения и резултати (измерими!). Всички обучения, курсове, сертификати, дори тези, които изглеждат маловажни. 2. Форматът: Избор на подходяща структура Изборът на формат е критичен, тъй като той определя как рекрутърът ще възприеме твоята професионална история. 2.1. Хронологичен (обратен хронологичен) Това е най-често срещаният и предпочитан формат. Изброяваш опита си, като започваш от най-скорошната позиция и се връщаш назад. Препоръчва се, когато имаш стабилна и последователна кариерна история. Той е лесен за четене от HR специалисти и ATS системи. 2.2. Функционален (базиран на умения) Този формат акцентира върху твоите умения, организирани в тематични категории. Препоръчва се при големи пропуски в кариерата или при преминаване към изцяло нова сфера, където нямаш пряк опит, но имаш преносими умения. Използвай го предпазливо, тъй като може да буди подозрения. 2.3. Комбиниран (хибриден) Този формат съчетава най-доброто: започваш с раздел за ключови умения и постижения, последван от детайлна обратна хронологична история на работа. Препоръчва се за опитни професионалисти, които искат да подчертаят специфични компетенции. 3. Секциите: Елементи на печелившата автобиография 3.1. Контактна информация Бъди сигурен, че информацията е актуална и професионална. Включи: пълно име, телефонен номер, професионален имейл адрес и връзка към LinkedIn профил. 3.2. Кратко резюме или професионална цел Това е първият текст, който ще прочете рекрутърът, и той трябва да е бомбастичен. Максимум 3-5 реда. Резюме (за опитни) : Обобщава най-големите ти постижения и години опит в сектора. Професионална Цел (за начинаещи) : Обяснява защо искаш позицията и какво носиш на компанията, дори и без пряк опит. Фокусирай се върху преносими умения и ентусиазъм. 3.3. Професионален опит Това е сърцето на всеки професионален профил. Формат: длъжност, име на компанията, град, дати. Ключовата Разлика: Използвай постижения, а не просто задължения. Винаги, когато е възможно, количествено измервай успеха си. Слабо: "Отговарях за продажбите в региона." Силно: "Увеличих продажбите в Североизточния регион със 17% през 2024 г., надхвърляйки целта на отдела с 5%." 3.4. Образование и квалификации Започни от най-високата степен. Включи: степен, специалност, име на учебното заведение и година на завършване. Ако си завършил наскоро и нямаш много опит, можеш да включиш и основни курсове, свързани с позицията, или отличен успех. 3.5. Умения Раздели уменията си в логични групи, за да улесниш рекрутъра: Твърди Умения (Hard Skills) : Технически умения (софтуер, езици за програмиране, машини, финансово счетоводство). Меки Умения (Soft Skills) : Комуникация, Лидерство, Работа в екип, Критично мислене, Адаптивност. 4. Оптимизация за ATS системи Рекрутърите рядко са първите, които виждат твоето CV. Често то минава през софтуер (Applicant Tracking System - ATS), който го сканира. Как да "преминеш" ATS теста? Ключови Думи: Използвай точните фрази и термини от обявата. Ако търсят "SAP ERP Consultant", не пиши "Консултант по SAP". Стандартен Формат: Използвай ясни заглавия на секциите (напр. "Професионален Опит", "Образование") и стандартен, лесен за четене шрифт (като Arial, Calibri, Times New Roman). Простота: Избягвай сложни таблици, графики, инфографики и вложени текстови полета, които могат да объркат софтуера. 5. Последни щрихи: как да изглежда завършената автобиография За да направим този наръчник изчерпателен, разглеждаме ключови аспекти, които често се пренебрегват. 5.1. Как да оразмеря документа си? Дължина, шрифт и дизайн Колко страници трябва да бъде моята автобиография? Общо правило: една страница за кандидати с до 10 години опит. Две страници за кандидати с над 10 години опит или за специфични академични/технически роли. Кои шрифтове са най-подходящи за професионален документ? San-serif шрифтове (Arial, Calibri, Helvetica) са по-лесни за четене на екран. Times New Roman е класически, но по-формален. Размерът на шрифта трябва да е между 10 и 12 пункта. Какво е "бяло пространство" и защо е важно? Това е празното пространство между секциите и около текста. То прави документа ти да изглежда подреден, лесен за сканиране и не толкова претрупан. 5.2. Специфични съвети за различни кариерни етапи Професионалното резюме изглежда различно в зависимост от етапа, на който се намираш. Как се пише автобиография за първа работа (без опит)? Акцентирай върху образованието, стажовете, доброволческия опит, студентски проекти и постижения, които показват, че можеш да учиш и да работиш в екип. Използвай секция "Професионална Цел". Как да представя преквалификация или голяма кариерна промяна? Избери хибридния формат. Подчертай преносимите умения, които са релевантни за новата сфера (напр. ако преминаваш от преподаване към HR, подчертай уменията си за комуникация, обучение и управление на конфликти). Трябва ли да включвам хобита и интереси? Само ако са пряко свързани с позицията (напр. водене на блог за писателска работа) или ако показват качества, които са важни за компанията (напр. маратонско бягане, което показва отдаденост и постоянство). 5.3. Най-често срещани грешки, които водят до отказ Каква е най-голямата грешка, която специалистите по подбор на персонала забелязват? Правописните и граматически грешки. Те показват липса на внимание към детайла и непрофесионализъм. Защо не трябва да лъжа за опита си? Лъжата, дори и малка, може да бъде открита по време на интервю или справка с предишни работодатели и ще доведе до моментален отказ. Трябва ли да включвам снимка? В България и голяма част от Европа е прието да се включва професионална снимка. В Северна Америка и Великобритания това често се избягва, за да се предотвратят пристрастия. Ако включваш снимка, тя трябва да е професионална (не селфи или плажна снимка). 5.4. Документи, които придружават автобиографията Кога е необходим мотивационно писмо (Cover Letter) и какво да съдържа то? Винаги, освен ако в обявата изрично не е посочено друго. То трябва да е кратко (не повече от 3-4 параграфа) и да обяснява защо си идеалният кандидат за тази конкретна позиция, а не да повтаря автобиографията. Как да използвам Портфолиото си? За творчески и технически позиции (дизайнери, писатели, програмисти) портфолиото е задължително. Включи връзка към него в секция "Контактна информация". Трябва ли да включвам препоръки? Не, освен ако изрично не се изисква в обявата. Достатъчно е да напишеш "Препоръки се предоставят при поискване." 5.5. Финална Редакция и Корекция Когато завършиш писането на своята автобиография, не бързай да я изпращаш. Как да проверя документа си за грешки? Използвай инструменти за проверка на правописа, но и прочети текста на глас. Четенето на глас помага да се забележат неловки фрази и пропуснати думи. З ащо е важно да дам документа си на приятел/колега за обратна връзка? Външен човек може да забележи неясноти, пропуски или грешки, които ти си свикнал да пропускаш. В какъв формат (PDF, DOCX) да изпратя документа си? Винаги PDF, освен ако в обявата изрично не се изисква .docx. PDF гарантира, че форматирането ти ще изглежда еднакво на всеки компютър. Създаването на впечатляваща професионална автобиография е процес, който изисква време, самоанализ и стратегическо планиране. Твоят документ трябва да бъде целенасочен, измерим и оптимизиран. Следвайки това практично ръководство, ти си една крачка напред към това да се откроиш от тълпата и да осигуриш своето място на интервю. Не забравяй, че CV-то ти е само вратата – веднъж влязъл, твоите умения и личност ще свършат останалото.

Още »