Как да разработим перфектното мотивационно писмо

29 Април, 2019 г.

Снимка: shutterstock

Какво да напишете в мотивационно писмо към резюмето

Малко хора обичат да търсят работа. Проучването на обяви за свободни работни места, мисленето и писането на автобиография, подготовката за изморително интервю - всичко това е изтощително и причинява сериозен стрес. Може би най-трудния етап от този процес е съставянето на ефективно мотивационно писмо.

Съществуват много противоречиви съвети по повод неговото написване. Следователно за много хора може да е трудно да разберат какво да пишат и откъде да започнат. И предвид факта, че живеем в ерата на цифровата комуникация, може да се съмняваме и дали това писмо принципно е необходимо изобщо.

Какво казват експертите

Отговорът е - да! Мотивационното писмо може да бъде само от полза. “Да не изпратиш мотивационно писмо - това е знак за мързел и не особено желание. Това е един вид орфографска и граматична грешка в автобиографията Ви” - казва Джоди Гликман, специалист по комуникации.

Дори ако бъде прочетено само едно от две мотивационни писма, това е равно на плюс 50% към вероятността да бъдете назначени. Това писмо може да Ви помогне. Не пропускайте възможността да се отличите. Впрочем, както е известно на всеки, който някога е писал мотивационно писмо, далеч не е лесно това да се направи. Ето как да дадете на мениджърите на човешките ресурси това, което търсят.

Направете проучване

Преди да започнете своето писмо, научете повече за компанията и за работното място, за което кандидатствате. Разгледайте уебсайта на организацията, нейните представителни страници в социалните мрежи, профили на служителите.

Направете някакъв вид проучване. Разберете пред какви проблемите е изправена компанията и как вашата роля ще й помогне да се справи с тях. В допълнение, познаването на особеностите на компанията също ще Ви помогне да изберете точния тон за мотивационното писмо.

Постарайте се да уловите културата на организацията, в която сте наети. Така например, ако това е творческа агенция или някакъв дизайнерски магазин, можете да проявите повече свобода, но ако това е по-консервативна организация, като банка например, стратегията за поведение трябва да бъде различна.

Помислете за силно начало

Обикновено хората пишат по следния начин: „Кандидатствам за вакантно място А, обявата за което е публикувана на място Б”. Това е загуба на време и хартия. Встъплението трябва да бъде ефектно и веднага да хване окото. Да предизвика интерес.

Започнете, например, с това, защо тази работа е интересна за Вас и защо сте подходящият за нея. Можете да напишете нещо подобно: „Аз съм разработчик на софтуер с повече от 9 години стаж и бих искал да използвам моят опит и ентусиазъм, за да развия Вашия растящ екип”.

Между другото, не прибягвайте до хумор. Първо, не е сигурно, че при Вас и лицето, което четете писмото, той ще съвпадне и второ, може да прозвучи самонадеяно. Въпреки това, стойте далеч от клишетата и баналностите. Напишете нещо директно и динамично.

Например: „Преди да прочетете по-нататък, позволете ми да насоча вниманието Ви към две причини, поради които можете да ме наемете ...”. Ако сте лично свързани с компанията или с някой от нейните служители, споменете това в първите две предложения. И да: в своето писмо, винаги се обръщайте към някого директно. Името на мениджъра по човешки ресурси, винаги може да бъде видяно в социалните мрежи.

Подчертайте своята лична ценност

Компаниите търсят хора, които могат да им помогнат да решават проблеми. Основавайки се на предишно проучване, покажете, че знаете какво да правите в организацията и пред какви проблеми е изправена. Те не трябва да бъдат конкретни, но можете да споменете общите тенденции, които са засегнали отрасъла.

Например, можете да напишете: „Много туристически организации се борят с това, как променящите се закони влияят върху способността им да предоставят висококачествени услуги“. Тогава разкажете как Вашият опит ще помогне в решаването на подобен проблем. Можете дори да обясните как веднъж сте решили подобен казус.

Покажете ентусиазъм

Дайте да се разбере, защо искате това място. Сега има много специалисти - конкуренцията е голяма. Затова често работодателите търсят не толкова професионалисти, колкото човек, който е увлечен от работата си, и който обича това, което прави. Ентусиазмът е плюс 10 точки във Ваша полза.

За да подчертаете интереса си, можете да напишете нещо подобно: „Бих искал да работя във Вашата компания, тъй като сте лидер в отрасъла и поставяте стандарти, следвани от останалите”.

Между другото, изпращането на 100 автобиографии ще бъде загуба на време. Намерете 10 повече или по-малко подходящи компании, в които бихте искали да работите и да вложите в тях душата си. По-малко, но по-качествени. Напишете за всяка отделно резюме и писмо. В същото време, не преминавайте границата: не ласкайте и не преувеличавайте. Искреността е от решаващо значение. Покажете емоционална зрялост и професионализъм. Забележка: в някои индустрии, като например мода или технологии, би било по-подходящо да се пише за това, колко харесвате продукта или услугите на компанията.

Бъдете кратки

В повечето случаи се препоръчва, писмото да е с дължина 1-2 листа. Въпреки това, по-добре е да напишете не повече от една страница. Мотивационното писмо не трябва да бъде твърде дълго. То просто няма да бъде прочетено. А това не е във Ваша полза и ще демонстрирате неспособността Ви да комуникирате ясно и точно. Размерът на писмото трябва да бъде такъв, че да може да бъде прочетено веднага. Опитайте се да изразите себе си накратко и по същество.

Ако не можете да изпратите мотивационно писмо

Много компании вече използват онлайн системи за приемане на автобиографии и други заявки. Не всички организации обаче използват услуги, в които е възможно да се приложи отделен документ с мотивационно писмо. Можете да включите писмото в документа с автобиографията или просто да използвате електронната поща. Освен това, в нашата страна, подобна практика не е особено приета.

Ключови принципи

Препоръчва се:

едно голямо и привличащо вниманието начало, в което ясно се посочва защо искате да работите тук и защо сте подходящи за това;
лаконичност (мениджърът по персонала трябва да прочете писмото Ви за първи път);
описание на достиженията и взетите в предишни позиции решения, които някога са помогнали за решаването на дадени проблеми, пред които и тази компания може да се изправи.

Не се препоръчва:

използване на хумор (в повечето случаи той няма да е на място);
използването на едно и също мотивационно писмо за всички свободни работни места;
прибягване до ласкателство (това е непрофесионално и демонстрира емоционална незрялост).

Пример от практиката №1: Показване на разбиране на това, което компанията изисква

Александър, вице-президент на организацията с некомерсиална цел Rabbit Store, наскоро публикува свободно работно място за специалист по набиране и обучение на персонала: “Търся някой опитен и със силна база. Човек, който може да направи всичко, като се започне от търсенето на кандидати и се завърши с тяхното обучение и подбор на други кадри”.

За въпросното работно място са откликнали повече от 100 кандидата. Впрочем, онлайн системата не е допускала прикачване на мотивационно писмо. Въпреки това, един от кандидатите, Олег, е намерил изход от положението. Веднага след изпращането на автобиографията през системата, той се е свързал с компанията по електронната поща, като отново изпратил резюмето с допълнително приложение във вид на мотивационно писмо.

Писмото на Олег не е било много успешно. Преди това, той е сменил няколко компании, оставайки във всяка за много кратко време. Освен това, Олег е единственият кандидат, който не е имал професионално образование.

Въпреки това, електронната поща е спасила ситуацията. Първо, това е професионално. Олег ясно е заявил, че пише на пощата, за да провери дали заявката му е получена. По-нататък, той обяснил как е научил за Александър (началник на съпругата му, която работила за компанията Rabbit Store).

Въпреки това, най-много в писмото на Олег повлияли примерите. Той изброява проблемите, с които компанията може да се сблъска и описва възможните решения.

„В писмото на Олег се усеща, че човекът е крайно увлечен от тази работа и наистина иска да помогне за развитието на нашата компания. Освен това, Олег демонстрира своя професионализъм и силната си личност” - казал по-късно Александър. В резултат на това, Олег бил поканен на интервю лице в лице и бил нает. Впоследствие се оказал висококвалифициран специалист и успешно работи за тази компания вече в продължение на 2 години.

Пример от практиката №2: Привлечете внимание

През последните четири години, Елена отново и отново кандидатствала за многобройни свободни работни места в Международния комитет по спасения (IRC). Много от тях получили ответен отговор, и Елена никога не се отказвала. С всяко резюме, тя изпращала персонализирано мотивационно писмо: „Исках то да подчертае моята квалификация, творческо мислене и искрено уважение към организацията”.

Мария, директор по човешките ресурси, отбелязала, че писмата на Елена много привличали вниманието й. Особено защото те включвали и няколко видеоклипа, показващи резултатите от дейностите на Елена по защита и набиране на средства в други организации.

Елена е имала богат опит. Тя е помагала на хора, участвали във военни действия, сираци, уязвими жени и дори хора, преживяващи робството. Работата е там - тя просто е показвала в мотивационното си писмо своя опит и компетентност, като „аз съм творческа личност“, „вниманието и отговорността - това са моите основни качества“ и е подкрепила всички тези твърдения с нагледен материал. Последното е много по-убедително.

Ето какво е написала Елена към приложеното видео:

“Ето едно малко видео за моето участие в организация с нестопанска цел „Невидими деца”. Направих го за младежката конференция, на която говорих тази година. Продължителността е около четири минути.

Както ще видите от видеото, доста успешно се справих с ролята си по набирането на средства. В резултат на моите дейности, за “Невидимите деца” бяха събрани над 200 000 рубли. Оттогава продължавам да работя като консултант за “Wellspring International” и наскоро завърших обучението си за международен пратеник”.

Във всяко от мотивационните писма, Елена също уточнявала колко иска да работи в IRC. Демонстрирането на своя ентусиазъм - не е лесна задача, защото в някои случаи може да изглежда като наивност. Ако се изразявате точно и кратко, впечатлението от Вас става по-добро.

Ето така Елена показала интерес си към работата в IRC:

“Също, трябва да знаете, че съм искрено благодарна на IRC. Вашите програми много ми харесаха и аз лично посетих някои от конференциите Ви в Москва, както и няколко изложби в Екатеринбург, включително и скорошното мероприятие „Можем да бъдем герои“. В момента, IRC е най-добрият ми избор и вярвам, че мога да бъда ценно допълнение към екипа Ви за набиране на средства”.

Елена много добре знаеше, че за всяко свободно място в тази организация има стотици кандидати, а самата тя - една от най-конкурентноспособните. „Знаех, че има и по-добри от мен. Въпреки това, бях изпълнена с решимост и за по-голяма убедителност прикрепих видеоклипа. Нещо повече, моят принос към помощта и благотворителността беше наистина значителен” - казва тя. В крайна сметка, упоритостта на Елена се отплатила. През юни миналата година, тя беше приета за временен координатор на външните отношения, а през октомври се премести на постоянна работа.

Как протича интервю за работа в НОИ

Интервюто за позиция в Националния осигурителен институт е формален и ясно структуриран процес, при който се оценяват както професионалните знания, така и готовността за работа в публична администрация. Още в началния етап кандидатите преминават през подбор по документи, а самото интервю цели да провери точността, отговорността и умението за работа с граждани и нормативна рамка. 1. Подготовка преди интервюто – първата решаваща стъпка Подготовката започва с внимателно запознаване с изискванията за конкретната длъжност. В обявите за работа в държавния сектор ясно са посочени образованието, професионалният опит и необходимите компетентности. Кандидатите е добре да имат основни познания за функциите на НОИ, социалното и пенсионното осигуряване, както и за работата с официална документация. Това показва ангажираност и реален интерес към позицията. 2. Как протича интервюто за работа в НОИ Интервюто обикновено се провежда от комисия, съставена от представители на администрацията и човешки ресурси. Разговорът следва предварително определена структура и е със сдържан, делови тон. По време на срещата се обсъждат професионалният опит, мотивацията за кандидатстване и разбирането за работата в институционална среда. Очаква се ясна аргументация и способност за логично обяснение на предишни задачи и отговорности. 3. Какви умения се оценяват при подбора Работата в публичния сектор изисква специфичен профил. Комисията обръща внимание не само на знанията, но и на личните качества, които гарантират коректно обслужване и спазване на правила. Най-често се търсят: внимание към детайла и прецизност умения за работа с документи и срокове комуникация с граждани в различни ситуации устойчивост на напрежение и етично поведение 4. Типични теми и примери от практиката Част от въпросите са свързани с реални ситуации от ежедневната работа. Целта е да се прецени как кандидатът би реагирал при административни казуси или комуникация с осигурени лица. Възможно е да се обсъждат сценарии като обработка на непълни документи, работа при натоварване или подход към недоволен гражданин. Важно е не толкова „правилният“ отговор, колкото разумната логика и професионалното отношение. 5. Поведение, визия и комуникация по време на срещата Деловият външен вид и спокойното поведение създават положително първо впечатление. Ясният изказ, уважителният тон и увереното, но не демонстративно поведение са силно ценени. Добър знак е, когато кандидатът задава въпроси, свързани с конкретната позиция, екипа или начина на работа, което показва реален интерес и ангажираност. 6. Какво следва след интервюто След приключване на всички срещи комисията прави оценка и взема решение в рамките на обявения срок. Одобрените кандидати получават обратна връзка по официален канал. Независимо от изхода, подобно интервю дава ценен опит и по-добра ориентация за изискванията в държавната администрация.

Още »

Как да напусна работа: ключови моменти, които не бива да пропускате

Решението да напуснете работа почти никога не е лесно. В повечето случаи то идва след дълго колебание, натрупана умора или усещането, че сте стигнали до застой. Понякога причината е желание за развитие, друг път – нужда от промяна. Каквато и да е ситуацията, напускането е процес, който изисква спокойствие, подготовка и ясна преценка. Когато подходите разумно, избягвате излишен стрес и си осигурявате по-плавен преход към следващата стъпка в кариерата си. 1. Вземете осъзнато решение и си поставете ясна цел Преди да действате, дайте си време да помислите. Напускането в момент на силни емоции рядко води до добри резултати и често създава допълнителни притеснения – особено финансови. Опитайте се честно да си отговорите на няколко въпроса: какво ви кара да искате промяна, какво вече не ви удовлетворява и какво очаквате от следващата си работа. Когато знаете накъде искате да вървите, решенията идват по-лесно и с повече увереност. 2. Проверете трудовия договор и законовата рамка Много хора подценяват формалната страна на напускането, а именно тя често създава проблеми. Преди да предприемете следващата стъпка, отделете време да прегледате трудовия си договор. Обърнете внимание на срока на предизвестието, условията за прекратяване и евентуалните неустойки. В България стандартният срок обикновено е 30 дни, но в някои случаи може да бъде по-дълъг. Спазването на тези условия ви предпазва от излишни спорове и показва коректност. 3. Как да напусна работа по коректен и професионален начин Начинът, по който съобщавате решението си, е от ключово значение. Дори когато причините за напускането са неприятни, разговорът трябва да бъде спокоен и уважителен. Добре е първо да говорите лично с прекия си ръководител. Изберете подходящ момент и бъдете ясни, без обвинения и излишни обяснения. Професионалното поведение в този момент често оставя по-силно впечатление от самата причина за напускане. 4. Подгответе писмено предизвестие без излишни обяснения След разговора идва ред на официалната част – писменото предизвестие. То не трябва да бъде дълго или емоционално. Достатъчно е да е ясно, коректно и съобразено със законовите изисквания. Подайте документа по установения ред – чрез деловодство, имейл или лично срещу подпис. Добра практика е да запазите копие за себе си, за да избегнете недоразумения. 5. Какво да направите по време на предизвестието Периодът на предизвестие е шанс да приключите отношенията си достойно и да запазите добро име: изпълнявайте задълженията си отговорно до последния ден предайте текущите задачи и проекти по ясен начин оставете необходимата информация за приемственост избягвайте конфликти и негативни коментари ако е възможно, поискайте препоръка Този подход често се отплаща в бъдеще, дори когато не го очаквате. 6. Уредете финансовите и административните детайли Преди окончателното напускане уточнете всички финансови въпроси – последното възнаграждение, компенсациите за неизползван отпуск и други дължими плащания. Уверете се, че ще получите всички необходими документи – служебни бележки, вписвания в трудовата книжка или електронния регистър. Те ще ви трябват при започване на нова работа или при административни процедури. 7. Запазете професионални отношения и добра репутация Дори когато напускането е продиктувано от трудна ситуация, коректното поведение е от значение. Професионалният свят е по-малък, отколкото изглежда, а добрите отношения често отварят врати неочаквано. Спокойното и уважително прекратяване на работните отношения оставя положително впечатление и увеличава шансовете за бъдеща подкрепа или препоръка. 8. Планирайте следващата си стъпка предварително Най-сигурният вариант е да имате яснота какво следва още преди да напуснете. Това може да бъде нова позиция, преквалификация или кратка пауза за преосмисляне. Когато знаете как да напуснете работа без излишни рискове и имате план за бъдещето, преходът става по-лек и по-уверен. Добрата подготовка ви дава спокойствие в един важен момент от професионалния ви път.

Още »