Как да работите ефективно в Open Space офис

Публикувано от: Zaplata.bg
15 Септември, 2019 г.

Снимка: shutterstock

Open space (или отвореното пространство) - това е съвременна организация на офисите. Огромна стая, в която някой постоянно говори по телефона, колегите обсъждат работни проблеми, отпечатват документи. Всичко това прилича на бръмчащ кошер. Подобна структура постепенно набира популярност - много компании вече са преминали към open space. Няколко десетки човека могат да бъдат в такъв офис, няма отделни стаи, глухи стени или дори прегради. Но не всички служители предпочитат такова място за работа. Някои са доволни и се чувстват нормално в подобна атмосфера. Други сравняват офиса с общински апартамент и мечтаят за отделен офис. Но последните, не винаги имат право на избор. Ако не одобрявате open space, но сте принудени да работите в такива условия, тогава нашите правила ще Ви бъдат полезни. Те са подходящи не само за служители, но и за началници. Ще Ви помогнем да направите работата в такъв офис максимално продуктивна.

Как да работите в опен спейс офис

Една от причините за нарастващата популярност на откритите офиси - това е тяхната икономичност. Съгласете се, че отделните кабинети ще струват повече от откритото пространство. Друг плюс е бързото решаване на отделните въпроси. В open space е много по-лесно да намерите подходящия колега, дори и да се е отдалечил от мястото си. Също така, сред предимствата на такива офиси е демократичната атмосфера. Ако няма граници между кабинетите, то тогава психологическите бариери между хората изчезват. Служителите си взаимодействат по-добре, идват на помощ, общуват повече.

Но в безбариерността има и отрицателни страни. Например, отсъствието на конфиденциалност. Всички разговори могат да бъдат чути. Липсата на лично пространство е сериозен минус. Освен това, работното място трябва да отговаря на строги разпоредби. Изследователи са стигнали до извода, че офисите опенспейс са по-малко благоприятни за работната продуктивност. Причината за това е постоянния шум, стрес, разсейване.

Със спецификата на работа в откритите офиси можете да се справите с помощта на определени тайни:

Правила. В малкия опен спейс офис, където служителите дълго време работят заедно, има специални правила, които правят престоя на колегите по-удобен и комфортен. Тези правила могат да бъдат създадени колективно, като се вземат предвид всички предпочитания и желания. На новите хора могат да се кажат всички правила устно, така че по-лесно да се присъединят към екипа. Но големият open-space офис с високо текучество на персонала, според експертите, трябва да има свой набор от правила. Обикновено, това се прави от ръководителя, който ги записва всички на хартия. В него трябва да бъде разписано например какво е разрешено да се прави на работното място. Чаша чай или кафе е разрешена, но хранене на бюрото - вече е табу.
Разделяне на помещенията. Освен работните места в open space, трябва да има и специализирани помещения, например кухня. Тук вече можете спокойно да се храните, да притопляте храната си, да разговаряте с колегите си по време на почивката. Добрият офис е оборудван и с отделно помещение, където служителят може да седне на тишина и да се фокусира върху работните си задачи. Друго полезно помещение - това е стаята за забавления. Тук можете да поставите маса за пинг-понг или аерохокей. Някои ръководители смятат, че служителите ще си отвличат вниманието от задълженията, ако поставят такова помещение, но това не е така. Практиката показва, че служителите така или иначе са заети с работата, така че отделят минимално време за забавление. Но такава стая ще им позволи да се разсеят в подходящия момент, така че по-късно със свежа енергия да започнат да работят.
Работното място. Всички столове в опен спейс офисите са подобни един на друг, но можете да добавите и индивидуалност. Сложете снимка на Вашите близки или семейство, донесете сладка дрънкулка от вкъщи, вземете стайно растение. Това ще създаде лично пространство. Естествено, направете го, ако фирмените правила позволяват това. Разбира се, работното Ви място трябва винаги да е в ред.
Общуването с колегите. Работата в open space - това е възможността за бърза връзка с правилния човек. Но не му крещете, защото това разсейва останалите работници. Въпреки, че комуникацията по интернет също ще е странна, особено ако бюрата Ви са разположени близо едно до друго. Всички въпроси трябва да бъдат решавани лично. За да оптимизирате работата, струва си да съберете няколко въпроса наведнъж и да ги решите един по един, вместо непрекъснато да ходите из офиса. Въпреки, че някои въпроси трябва да бъдат решени незабавно. Разбира се, в откритото помещение, трябва да уважавате личното пространство на другия човек. Преди да се обърнете към него, проверете дали той има време за решаване на Вашите проблеми.
„Приемни часове.“ Всеки проблем може да бъде решен оперативно, което е и предимството на open space. Но често това означава, че постоянно се разсейвате от външни проблеми, обаждания, документи, оферти. За да не се случи това, много служители организират „работното време“ за себе си - време, което може да бъде отделено за решаване на чужди проблеми. Това може да бъде разрешено в целия офис, като се определи специално време за срещи. Останалата част от деня трябва да бъде посветена на индивидуалната работа.
Телефонни обаждания. Постоянно звънящия телефон - това е бичът на всички опен спейс офиси. За да не разсейвате колегите и уважавате работата им, не е необходимо да поставяте прекалено силна мелодия при позвъняване. По-добре задайте режим на вибрация. Не трябва да обсъждате лични проблеми по телефона, да изчаквате обедната почивка или да излезете в коридора. Колегите определено не се интересуват от Вашите планове за вечерта.
Звукоизолация. Много хора използват слушалки или тапи за уши в офиса, за да се изолират от външния шум. Той е ефективен, но не винаги е ефикасен. Можете напълно да се защитите от външния свят, само в най-изключителните случаи, иначе това противоречи на офис етиката. Често разсейващ е шумът от кафемашините. Добро решение в тази посока е било предложено от една търговска организация. Два пъти в деня има кафе-паузи в офиса. По това време, всички служители се разсейват от работата, за да изпият чаша кафе, така че шумът от кафемашината не притеснява никого.
Парфюм. Миризмата е толкова разсейваща, колкото и шума. Струва си да уважавате колегите и да не ядете на работното място. Това важи и за парфюмите или козметиката. Твърде силната миризма на парфюм може да бъде досадна, а при някои хора предизвиква и алергия. За успешното взаимодействие със служителите, по-добре се откажете от миришещите средства.

Как протича интервю за работа в НОИ

Интервюто за позиция в Националния осигурителен институт е формален и ясно структуриран процес, при който се оценяват както професионалните знания, така и готовността за работа в публична администрация. Още в началния етап кандидатите преминават през подбор по документи, а самото интервю цели да провери точността, отговорността и умението за работа с граждани и нормативна рамка. 1. Подготовка преди интервюто – първата решаваща стъпка Подготовката започва с внимателно запознаване с изискванията за конкретната длъжност. В обявите за работа в държавния сектор ясно са посочени образованието, професионалният опит и необходимите компетентности. Кандидатите е добре да имат основни познания за функциите на НОИ, социалното и пенсионното осигуряване, както и за работата с официална документация. Това показва ангажираност и реален интерес към позицията. 2. Как протича интервюто за работа в НОИ Интервюто обикновено се провежда от комисия, съставена от представители на администрацията и човешки ресурси. Разговорът следва предварително определена структура и е със сдържан, делови тон. По време на срещата се обсъждат професионалният опит, мотивацията за кандидатстване и разбирането за работата в институционална среда. Очаква се ясна аргументация и способност за логично обяснение на предишни задачи и отговорности. 3. Какви умения се оценяват при подбора Работата в публичния сектор изисква специфичен профил. Комисията обръща внимание не само на знанията, но и на личните качества, които гарантират коректно обслужване и спазване на правила. Най-често се търсят: внимание към детайла и прецизност умения за работа с документи и срокове комуникация с граждани в различни ситуации устойчивост на напрежение и етично поведение 4. Типични теми и примери от практиката Част от въпросите са свързани с реални ситуации от ежедневната работа. Целта е да се прецени как кандидатът би реагирал при административни казуси или комуникация с осигурени лица. Възможно е да се обсъждат сценарии като обработка на непълни документи, работа при натоварване или подход към недоволен гражданин. Важно е не толкова „правилният“ отговор, колкото разумната логика и професионалното отношение. 5. Поведение, визия и комуникация по време на срещата Деловият външен вид и спокойното поведение създават положително първо впечатление. Ясният изказ, уважителният тон и увереното, но не демонстративно поведение са силно ценени. Добър знак е, когато кандидатът задава въпроси, свързани с конкретната позиция, екипа или начина на работа, което показва реален интерес и ангажираност. 6. Какво следва след интервюто След приключване на всички срещи комисията прави оценка и взема решение в рамките на обявения срок. Одобрените кандидати получават обратна връзка по официален канал. Независимо от изхода, подобно интервю дава ценен опит и по-добра ориентация за изискванията в държавната администрация.

Още »

Как да напусна работа: ключови моменти, които не бива да пропускате

Решението да напуснете работа почти никога не е лесно. В повечето случаи то идва след дълго колебание, натрупана умора или усещането, че сте стигнали до застой. Понякога причината е желание за развитие, друг път – нужда от промяна. Каквато и да е ситуацията, напускането е процес, който изисква спокойствие, подготовка и ясна преценка. Когато подходите разумно, избягвате излишен стрес и си осигурявате по-плавен преход към следващата стъпка в кариерата си. 1. Вземете осъзнато решение и си поставете ясна цел Преди да действате, дайте си време да помислите. Напускането в момент на силни емоции рядко води до добри резултати и често създава допълнителни притеснения – особено финансови. Опитайте се честно да си отговорите на няколко въпроса: какво ви кара да искате промяна, какво вече не ви удовлетворява и какво очаквате от следващата си работа. Когато знаете накъде искате да вървите, решенията идват по-лесно и с повече увереност. 2. Проверете трудовия договор и законовата рамка Много хора подценяват формалната страна на напускането, а именно тя често създава проблеми. Преди да предприемете следващата стъпка, отделете време да прегледате трудовия си договор. Обърнете внимание на срока на предизвестието, условията за прекратяване и евентуалните неустойки. В България стандартният срок обикновено е 30 дни, но в някои случаи може да бъде по-дълъг. Спазването на тези условия ви предпазва от излишни спорове и показва коректност. 3. Как да напусна работа по коректен и професионален начин Начинът, по който съобщавате решението си, е от ключово значение. Дори когато причините за напускането са неприятни, разговорът трябва да бъде спокоен и уважителен. Добре е първо да говорите лично с прекия си ръководител. Изберете подходящ момент и бъдете ясни, без обвинения и излишни обяснения. Професионалното поведение в този момент често оставя по-силно впечатление от самата причина за напускане. 4. Подгответе писмено предизвестие без излишни обяснения След разговора идва ред на официалната част – писменото предизвестие. То не трябва да бъде дълго или емоционално. Достатъчно е да е ясно, коректно и съобразено със законовите изисквания. Подайте документа по установения ред – чрез деловодство, имейл или лично срещу подпис. Добра практика е да запазите копие за себе си, за да избегнете недоразумения. 5. Какво да направите по време на предизвестието Периодът на предизвестие е шанс да приключите отношенията си достойно и да запазите добро име: изпълнявайте задълженията си отговорно до последния ден предайте текущите задачи и проекти по ясен начин оставете необходимата информация за приемственост избягвайте конфликти и негативни коментари ако е възможно, поискайте препоръка Този подход често се отплаща в бъдеще, дори когато не го очаквате. 6. Уредете финансовите и административните детайли Преди окончателното напускане уточнете всички финансови въпроси – последното възнаграждение, компенсациите за неизползван отпуск и други дължими плащания. Уверете се, че ще получите всички необходими документи – служебни бележки, вписвания в трудовата книжка или електронния регистър. Те ще ви трябват при започване на нова работа или при административни процедури. 7. Запазете професионални отношения и добра репутация Дори когато напускането е продиктувано от трудна ситуация, коректното поведение е от значение. Професионалният свят е по-малък, отколкото изглежда, а добрите отношения често отварят врати неочаквано. Спокойното и уважително прекратяване на работните отношения оставя положително впечатление и увеличава шансовете за бъдеща подкрепа или препоръка. 8. Планирайте следващата си стъпка предварително Най-сигурният вариант е да имате яснота какво следва още преди да напуснете. Това може да бъде нова позиция, преквалификация или кратка пауза за преосмисляне. Когато знаете как да напуснете работа без излишни рискове и имате план за бъдещето, преходът става по-лек и по-уверен. Добрата подготовка ви дава спокойствие в един важен момент от професионалния ви път.

Още »