Как да работите ефективно в Open Space офис

Публикувано от: Zaplata.bg
15 Септември, 2019 г.

Снимка: shutterstock

Open space (или отвореното пространство) - това е съвременна организация на офисите. Огромна стая, в която някой постоянно говори по телефона, колегите обсъждат работни проблеми, отпечатват документи. Всичко това прилича на бръмчащ кошер. Подобна структура постепенно набира популярност - много компании вече са преминали към open space. Няколко десетки човека могат да бъдат в такъв офис, няма отделни стаи, глухи стени или дори прегради. Но не всички служители предпочитат такова място за работа. Някои са доволни и се чувстват нормално в подобна атмосфера. Други сравняват офиса с общински апартамент и мечтаят за отделен офис. Но последните, не винаги имат право на избор. Ако не одобрявате open space, но сте принудени да работите в такива условия, тогава нашите правила ще Ви бъдат полезни. Те са подходящи не само за служители, но и за началници. Ще Ви помогнем да направите работата в такъв офис максимално продуктивна.

Как да работите в опен спейс офис

Една от причините за нарастващата популярност на откритите офиси - това е тяхната икономичност. Съгласете се, че отделните кабинети ще струват повече от откритото пространство. Друг плюс е бързото решаване на отделните въпроси. В open space е много по-лесно да намерите подходящия колега, дори и да се е отдалечил от мястото си. Също така, сред предимствата на такива офиси е демократичната атмосфера. Ако няма граници между кабинетите, то тогава психологическите бариери между хората изчезват. Служителите си взаимодействат по-добре, идват на помощ, общуват повече.

Но в безбариерността има и отрицателни страни. Например, отсъствието на конфиденциалност. Всички разговори могат да бъдат чути. Липсата на лично пространство е сериозен минус. Освен това, работното място трябва да отговаря на строги разпоредби. Изследователи са стигнали до извода, че офисите опенспейс са по-малко благоприятни за работната продуктивност. Причината за това е постоянния шум, стрес, разсейване.

Със спецификата на работа в откритите офиси можете да се справите с помощта на определени тайни:

Правила. В малкия опен спейс офис, където служителите дълго време работят заедно, има специални правила, които правят престоя на колегите по-удобен и комфортен. Тези правила могат да бъдат създадени колективно, като се вземат предвид всички предпочитания и желания. На новите хора могат да се кажат всички правила устно, така че по-лесно да се присъединят към екипа. Но големият open-space офис с високо текучество на персонала, според експертите, трябва да има свой набор от правила. Обикновено, това се прави от ръководителя, който ги записва всички на хартия. В него трябва да бъде разписано например какво е разрешено да се прави на работното място. Чаша чай или кафе е разрешена, но хранене на бюрото - вече е табу.
Разделяне на помещенията. Освен работните места в open space, трябва да има и специализирани помещения, например кухня. Тук вече можете спокойно да се храните, да притопляте храната си, да разговаряте с колегите си по време на почивката. Добрият офис е оборудван и с отделно помещение, където служителят може да седне на тишина и да се фокусира върху работните си задачи. Друго полезно помещение - това е стаята за забавления. Тук можете да поставите маса за пинг-понг или аерохокей. Някои ръководители смятат, че служителите ще си отвличат вниманието от задълженията, ако поставят такова помещение, но това не е така. Практиката показва, че служителите така или иначе са заети с работата, така че отделят минимално време за забавление. Но такава стая ще им позволи да се разсеят в подходящия момент, така че по-късно със свежа енергия да започнат да работят.
Работното място. Всички столове в опен спейс офисите са подобни един на друг, но можете да добавите и индивидуалност. Сложете снимка на Вашите близки или семейство, донесете сладка дрънкулка от вкъщи, вземете стайно растение. Това ще създаде лично пространство. Естествено, направете го, ако фирмените правила позволяват това. Разбира се, работното Ви място трябва винаги да е в ред.
Общуването с колегите. Работата в open space - това е възможността за бърза връзка с правилния човек. Но не му крещете, защото това разсейва останалите работници. Въпреки, че комуникацията по интернет също ще е странна, особено ако бюрата Ви са разположени близо едно до друго. Всички въпроси трябва да бъдат решавани лично. За да оптимизирате работата, струва си да съберете няколко въпроса наведнъж и да ги решите един по един, вместо непрекъснато да ходите из офиса. Въпреки, че някои въпроси трябва да бъдат решени незабавно. Разбира се, в откритото помещение, трябва да уважавате личното пространство на другия човек. Преди да се обърнете към него, проверете дали той има време за решаване на Вашите проблеми.
„Приемни часове.“ Всеки проблем може да бъде решен оперативно, което е и предимството на open space. Но често това означава, че постоянно се разсейвате от външни проблеми, обаждания, документи, оферти. За да не се случи това, много служители организират „работното време“ за себе си - време, което може да бъде отделено за решаване на чужди проблеми. Това може да бъде разрешено в целия офис, като се определи специално време за срещи. Останалата част от деня трябва да бъде посветена на индивидуалната работа.
Телефонни обаждания. Постоянно звънящия телефон - това е бичът на всички опен спейс офиси. За да не разсейвате колегите и уважавате работата им, не е необходимо да поставяте прекалено силна мелодия при позвъняване. По-добре задайте режим на вибрация. Не трябва да обсъждате лични проблеми по телефона, да изчаквате обедната почивка или да излезете в коридора. Колегите определено не се интересуват от Вашите планове за вечерта.
Звукоизолация. Много хора използват слушалки или тапи за уши в офиса, за да се изолират от външния шум. Той е ефективен, но не винаги е ефикасен. Можете напълно да се защитите от външния свят, само в най-изключителните случаи, иначе това противоречи на офис етиката. Често разсейващ е шумът от кафемашините. Добро решение в тази посока е било предложено от една търговска организация. Два пъти в деня има кафе-паузи в офиса. По това време, всички служители се разсейват от работата, за да изпият чаша кафе, така че шумът от кафемашината не притеснява никого.
Парфюм. Миризмата е толкова разсейваща, колкото и шума. Струва си да уважавате колегите и да не ядете на работното място. Това важи и за парфюмите или козметиката. Твърде силната миризма на парфюм може да бъде досадна, а при някои хора предизвиква и алергия. За успешното взаимодействие със служителите, по-добре се откажете от миришещите средства.

Видове социални придобивки за служители

До преди няколко години разговорът за работа беше сравнително кратък – каква е заплатата и кога може да се започне. Днес нещата са доста по-различни. Хората питат за отпуските, за работата от вкъщи, за гъвкавото време, за здравното осигуряване. Някои дори първо се интересуват от атмосферата в екипа и чак след това стигат до парите. Това не е случайно. Много служители вече се уморяват от постоянното бързане, напрежението и усещането, че работата заема почти целия им ден. Затова все повече хора започнаха да обръщат внимание не само на възнаграждението, а и на условията около него. 1. Допълнителното здравно осигуряване се оценява истински, когато потрябва Докато човек няма нужда от лекар, обикновено не мисли много по темата. После идва момент, в който трябва да си запише час за преглед и тогава подобна придобивка започва да изглежда съвсем различно. Особено при хора с деца или натоварено ежедневие това носи огромно улеснение. Няма чакане с месеци, няма обикаляне и търсене къде има свободен час. Има служители, които спокойно биха избрали по-спокойни условия с добро здравно осигуряване пред малко по-висока заплата. 2. Гъвкавото работно време вече тежи много повече Имаше период, в който компаниите впечатляваха с модерни офиси, зони за кафе и цветни пространства за почивка. Сега доста хора гледат друго – колко време прекарват в трафик и дали могат поне понякога да работят от вкъщи. За много служители възможността сами да подредят деня си е много по-ценна от хубавия офис. Особено след последните години доста хора свикнаха с по-свободен режим и вече трудно приемат строго фиксирано работно време без никаква гъвкавост. 3. Ваучерите за храна изглеждат дребни, но се усещат Това е една от онези придобивки, които човек използва почти без да се замисля. При по-високите цени на храната обаче разликата започна да се усеща доста повече. Много служители признават, че подобен бонус реално им помага в ежедневните разходи. И макар да не звучи впечатляващо, почти всеки го оценява. 4. Кои придобивки хората търсят най-често Обикновено най-силно впечатление правят нещата, които улесняват ежедневието. Най-често това са: работа от вкъщи; здравно осигуряване; ваучери за храна; карта за спорт; повече отпуск; бонуси. Различните хора търсят и различни неща. Някой държи на сигурността, друг – на свободното време. 5. Повече отпуск вече се забелязва веднага Преди няколко допълнителни дни отпуск рядко правеха впечатление. Сега доста хора ги гледат още когато четат обявата. Причината е проста – много професии станаха по-напрегнати и хората започнаха да се изморяват повече. Възможността просто да си починеш малко по-дълго вече има съвсем друга стойност. Някои работодатели дават допълнителен ден за рожден ден или след определен стаж. Малък жест, който обаче служителите помнят. 6. Бонусите все още имат значение Хората може да търсят спокойствие, повече свободно време и по-добра среда, но парите също остават важна част от работата. Когато един служител се старае повече и това бъде забелязано, обикновено и мотивацията му е различна. Не е само до самия бонус, а до усещането, че трудът му не остава незабелязан. Точно затова много работодатели продължават да дават допълнителни бонуси, а понякога и други стимули – повече гъвкавост, допълнителен почивен ден или възможност човек да се развива в компанията. 7. Възможностите за развитие започнаха да влияят повече Много хора вече не искат просто стабилна работа. Искат да имат усещането, че се движат напред. Затова обученията, курсовете и различните вътрешни програми започнаха да тежат повече при избора на работодател. Особено при по-младите служители това често е решаващо. 8. Атмосферата в екипа понякога се оказва най-важното нещо Има места с добри заплати и бонуси, където хората пак не издържат дълго. Причината невинаги е в работата. Понякога напрежението, отношението между колегите или начинът на комуникация оказват много по-силно влияние. От друга страна, има компании с по-обикновени условия, но спокойна среда, където служителите остават с години. 9. Хората вече гледат не само парите Преди повечето кандидати се интересуваха най-вече от едно – каква ще е заплатата. Днес обаче много хора си задават съвсем различни въпроси още преди да приемат дадена работа. Ще им остава ли време за личен живот. Ще могат ли да си почиват нормално. Каква ще е атмосферата в екипа и дали работата няма да ги държи под напрежение постоянно. Точно затова допълнителните придобивки започнаха да тежат толкова много при избора на работодател. Защото повечето хора вече не търсят просто сигурна работа, а по-нормално ежедневие и малко повече баланс.

Още »

Каква работа да започна – когато усещате, че сегашната вече не е за вас

Има един момент, който доста хора познават добре. Будилникът звъни сутрин, а първата мисъл не е „трябва да ставам“, а „пак ли“. Не защото сте мързеливи. Просто сте уморени по онзи тих начин, който се натрупва с месеци. Тогава човек започва да се оглежда. Първо уж на шега. Разглежда обяви, пита познати кой къде работи, мисли си как би изглеждал животът му, ако започне нещо различно. И рано или късно стига до въпроса: „Добре, а каква работа да започна?“ Само че истината е, че рядко има един ясен отговор. Повечето хора не откриват „своето нещо“ от първия път. Някои сменят професии няколко пъти. Други дълго стоят на място, което не харесват, просто защото ги е страх да рискуват. 1. Не винаги професията е проблемът Понякога човек решава, че мрази работата си, а всъщност не понася средата. Има разлика. Едно е да не харесваш това, което правиш. Съвсем друго е да работиш с напрегнат колектив, токсичен шеф или постоянно напрежение. Има хора, които сменят фирмата и изведнъж започват да се чувстват съвсем различно, въпреки че вършат почти същото. Затова е добре човек първо честно да си признае кое точно го изморява. 2. Добрите пари невинаги означават добър живот Много хора тръгват само към заплатата. И това е разбираемо. Сметките не се плащат с мотивационни цитати. Само че след време някои осъзнават, че са постоянно напрегнати, нямат време за себе си и живеят основно между работа и умора. Има професии, които носят добри доходи, но буквално изяждат всекидневието. Други хора пък печелят по-малко, но вечер не мислят за работа и не се будят с тревога в неделя. Понякога балансът се оказва по-важен, отколкото човек е предполагал. 3. Има повече възможности, отколкото изглежда Когато човек е стоял дълго на едно място, често започва да мисли, че никъде другаде няма шанс. А това невинаги е вярно. В момента има доста сфери, в които трудно намират хора. Особено в логистиката, търговията, производството, транспорта и техническите дейности. На много места вече предпочитат да обучат нов човек, вместо да чакат кандидат с перфектен опит. Разбира се, никой не обещава лесен старт. Понякога първите месеци са объркани и изморителни. Но почти всяка промяна минава през такъв период. 4. Най-трудната стъпка обикновено е първата Има хора, които с години казват, че ще сменят работата си. Разглеждат обяви вечер, оплакват се от сегашното място, представят си как ще започнат нещо друго… и нищо не се случва. Причината често е страхът. Страхът, че ще сгрешат. Че няма да се справят. Че новата работа може да се окаже още по-лоша. И честно казано, такъв риск винаги има. Но човек трудно разбира кое е правилно за него, ако не даде шанс на нищо ново. 5. Каква работа може да започне човек без голям опит Това е нещо, което тревожи много хора. Особено ако дълго време са работили само едно и също.Истината е, че има доста позиции, при които никой не очаква да знаете всичко още от първия ден: работа в магазин; складова дейност; офис асистент; обслужване на клиенти; оператор; куриерски услуги; помощни технически позиции. Понякога точно подобна работа помага на човек да си върне увереността. Да види, че може да се справя и извън познатото място. 6. Работата от вкъщи звучи по-лесно, отколкото е Много хора мечтаят за дистанционна работа. Без пътуване, без офис, без шумни колеги. Само че след време някои започват да усещат друго – че не могат да се откъснат от работата, че стоят сами по цял ден и че границата между работа и почивка постепенно изчезва. За някои това е идеален начин на живот. За други – нещо, което ги натоварва психически повече, отколкото са очаквали. 7. Нормално е да не знаете какво искате веднага Това може би е най-важното. Има хора, които на 20 години знаят точно какво искат. Но има и много други, които дълго търсят посоката си. Понякога човек разбира какво му харесва чак след като е минал през няколко различни места. А понякога най-неприятната работа се оказва полезна, защото показва какво повече не искате да търпите. 8. Не е нужно да промените живота си за един ден Някои хора чакат перфектния момент. Само че той рядко идва. Понякога промяната започва с нещо съвсем малко – една изпратена автобиография, разговор с познат или курс, който дълго сте отлагали. И дори да не намерите правилното място веднага, пак е по-добре от това с години да стоите някъде, където се чувствате изчерпани още преди денят да е започнал.

Още »