Как да работите ефективно в Open Space офис

Open space (или отвореното пространство) - това е съвременна организация на офисите. Огромна стая, в която някой постоянно говори по телефона, колегите обсъждат работни проблеми, отпечатват документи. Всичко това прилича на бръмчащ кошер. Подобна структура постепенно набира популярност - много компании вече са преминали към open space. Няколко десетки човека могат да бъдат в такъв офис, няма отделни стаи, глухи стени или дори прегради. Но не всички служители предпочитат такова място за работа. Някои са доволни и се чувстват нормално в подобна атмосфера. Други сравняват офиса с общински апартамент и мечтаят за отделен офис. Но последните, не винаги имат право на избор. Ако не одобрявате open space, но сте принудени да работите в такива условия, тогава нашите правила ще Ви бъдат полезни. Те са подходящи не само за служители, но и за началници. Ще Ви помогнем да направите работата в такъв офис максимално продуктивна.

Как да работите в опен спейс офис

Една от причините за нарастващата популярност на откритите офиси - това е тяхната икономичност. Съгласете се, че отделните кабинети ще струват повече от откритото пространство. Друг плюс е бързото решаване на отделните въпроси. В open space е много по-лесно да намерите подходящия колега, дори и да се е отдалечил от мястото си. Също така, сред предимствата на такива офиси е демократичната атмосфера. Ако няма граници между кабинетите, то тогава психологическите бариери между хората изчезват. Служителите си взаимодействат по-добре, идват на помощ, общуват повече.

Но в безбариерността има и отрицателни страни. Например, отсъствието на конфиденциалност. Всички разговори могат да бъдат чути. Липсата на лично пространство е сериозен минус. Освен това, работното място трябва да отговаря на строги разпоредби. Изследователи са стигнали до извода, че офисите опенспейс са по-малко благоприятни за работната продуктивност. Причината за това е постоянния шум, стрес, разсейване.

Със спецификата на работа в откритите офиси можете да се справите с помощта на определени тайни:

• Правила. В малкия опен спейс офис, където служителите дълго време работят заедно, има специални правила, които правят престоя на колегите по-удобен и комфортен. Тези правила могат да бъдат създадени колективно, като се вземат предвид всички предпочитания и желания. На новите хора могат да се кажат всички правила устно, така че по-лесно да се присъединят към екипа. Но големият open-space офис с високо текучество на персонала, според експертите, трябва да има свой набор от правила. Обикновено, това се прави от ръководителя, който ги записва всички на хартия. В него трябва да бъде разписано например какво е разрешено да се прави на работното място. Чаша чай или кафе е разрешена, но хранене на бюрото - вече е табу.
• Разделяне на помещенията. Освен работните места в open space, трябва да има и специализирани помещения, например кухня. Тук вече можете спокойно да се храните, да притопляте храната си, да разговаряте с колегите си по време на почивката. Добрият офис е оборудван и с отделно помещение, където служителят може да седне на тишина и да се фокусира върху работните си задачи. Друго полезно помещение - това е стаята за забавления. Тук можете да поставите маса за пинг-понг или аерохокей. Някои ръководители смятат, че служителите ще си отвличат вниманието от задълженията, ако поставят такова помещение, но това не е така. Практиката показва, че служителите така или иначе са заети с работата, така че отделят минимално време за забавление. Но такава стая ще им позволи да се разсеят в подходящия момент, така че по-късно със свежа енергия да започнат да работят.
• Работното място. Всички столове в опен спейс офисите са подобни един на друг, но можете да добавите и индивидуалност. Сложете снимка на Вашите близки или семейство, донесете сладка дрънкулка от вкъщи, вземете стайно растение. Това ще създаде лично пространство. Естествено, направете го, ако фирмените правила позволяват това. Разбира се, работното Ви място трябва винаги да е в ред.
• Общуването с колегите. Работата в open space - това е възможността за бърза връзка с правилния човек. Но не му крещете, защото това разсейва останалите работници. Въпреки, че комуникацията по интернет също ще е странна, особено ако бюрата Ви са разположени близо едно до друго. Всички въпроси трябва да бъдат решавани лично. За да оптимизирате работата, струва си да съберете няколко въпроса наведнъж и да ги решите един по един, вместо непрекъснато да ходите из офиса. Въпреки, че някои въпроси трябва да бъдат решени незабавно. Разбира се, в откритото помещение, трябва да уважавате личното пространство на другия човек. Преди да се обърнете към него, проверете дали той има време за решаване на Вашите проблеми.
• „Приемни часове.“ Всеки проблем може да бъде решен оперативно, което е и предимството на open space. Но често това означава, че постоянно се разсейвате от външни проблеми, обаждания, документи, оферти. За да не се случи това, много служители организират „работното време“ за себе си - време, което може да бъде отделено за решаване на чужди проблеми. Това може да бъде разрешено в целия офис, като се определи специално време за срещи. Останалата част от деня трябва да бъде посветена на индивидуалната работа.
• Телефонни обаждания. Постоянно звънящия телефон - това е бичът на всички опен спейс офиси. За да не разсейвате колегите и уважавате работата им, не е необходимо да поставяте прекалено силна мелодия при позвъняване. По-добре задайте режим на вибрация. Не трябва да обсъждате лични проблеми по телефона, да изчаквате обедната почивка или да излезете в коридора. Колегите определено не се интересуват от Вашите планове за вечерта.
• Звукоизолация. Много хора използват слушалки или тапи за уши в офиса, за да се изолират от външния шум. Той е ефективен, но не винаги е ефикасен. Можете напълно да се защитите от външния свят, само в най-изключителните случаи, иначе това противоречи на офис етиката. Често разсейващ е шумът от кафемашините. Добро решение в тази посока е било предложено от една търговска организация. Два пъти в деня има кафе-паузи в офиса. По това време, всички служители се разсейват от работата, за да изпият чаша кафе, така че шумът от кафемашината не притеснява никого.
• Парфюм. Миризмата е толкова разсейваща, колкото и шума. Струва си да уважавате колегите и да не ядете на работното място. Това важи и за парфюмите или козметиката. Твърде силната миризма на парфюм може да бъде досадна, а при някои хора предизвиква и алергия. За успешното взаимодействие със служителите, по-добре се откажете от миришещите средства.