Как да оптимизираме максимално времето си за работа
Публикувано от: Zaplata.bg
25 Април, 2019 г.
Как да оптимизираме максимално времето си за работа
Снимка: shutterstock

Обучителят Лиз Хюбер разказва как да освободим времето си от ненужните дейности и да оптимизираме работното си натоварване.

Анализирайте

Първата стъпка по пътя е към това, да си върнете изгубеното време - да разберете, как го изразходвате. Ясно дефинирайте всяко от задълженията си, изчислете прекарваното за всяко от тях време и помислете дали можете да го оптимизирате.

За целта, използвайте специален журнал или инструмент, като Toggl. С негова помощ си отговорете на следните въпроси:

  • какви задачи изпълнявате редовно;
  • за каква цел Ви служат;
  • колко време отнемат;
  • възможно ли е да ги оптимизирате.

Нито един метод не е по-добър за оценяване на работните задачи, от матрицата на Айзенхауер. Този инструмент може да увеличи ефективността Ви на работа десет пъти. Той е изобретен от 34-тия президент на Съединените щати, Дуайт Дейвид Айзенхауер, когато се е опитвал да приоритизира всичките си дела. В крайна сметка се получила матрица, състояща се от четири квадранта, които класифицират задачите по два параметъра: спешност и важност.

Ето как изглежда тя:

Знаете ли кой квадрант заема най-голямата част от вашата работна седмица? Ето няколко критерия:

  • квадрант I: струва Ви се, че постоянно гасите пожари и работите в авариен режим. Повечето от Вашите проекти изискват незабавно внимание, поради крайните срокове;
  • квадрант II: имате усещането, че всичко Ви се получава, защото внимателно планирате, подготвяте и предотвратявате проблемите, преди да са възникнали. Можете да отделите време за сложни проекти, нови възможности, обучение и изграждане на взаимоотношения;
  • квадрант III: прекарвате по-голямата част от времето си в занятия, които незабавно изискват вашето внимание, но не са непременно свързани с приоритетите Ви. Ходите на кратки срещи, оставяте другите да ви разсейват с не спешни телефонни обаждания и имейли. Струва ви се, че постоянно правите неща, важни за другите, но не и за Вас;
  • квадрант IV: често Ви се струва, че губите време. Занимавате се с работа, която не е пряко свързана с целите Ви, гледате телевизия, играете игри и седите в социалните мрежи.

След като разберете същността на матрицата, можете да оптимизирате работата си в стила на Айзенхауер:

  • анализирайте графика си и съставете списък на всички работни задачи. Обърнете специално внимание на повтарящите се процеси, като седмични срещи, доклади и имейли, тъй като те могат да бъдат лесно оптимизирани. Не се притеснявайте да добавяте задачи, които бихте искали да направите, но нямате време за това;
  • категоризирайте дейностите си според тяхната спешност и важност с помощта на матрицата на Айзенхауер;
  • изчислете времето, което прекарвате за различните дейности във всеки квадрант. За най-повтарящите се задачи, това няма да бъде проблем. Но със социалните мрежи всичко е много по-сложно - вие стоите в тях, докато работите върху нещо друго. Затова можете да използвате инструменти, като Webtime Tracker и RescueTime, които ще Ви помогнат да разберете колко време прекарвате във Facebook и instagram.

Как да оптимизираме ежедневните задачи с матрицата на Айзенхауер

Успешните хора изразходват 70% от времето си за проекти от втория квадрант. В резултат на това, те постигат своите цели, активно предотвратявайки кризите и водейки по-балансиран и спокоен начин на живот.

Повечето хора, обаче, на практика не правят нищо във втория квадрант, защото са заети с първия, третия и четвъртия. Въпреки това е много лесно да се върне загубеното време, а ето как да организирате задачите си във всеки квадрант:

  • квадрант I: фокусирайте се първо върху неотложните и важни задачи;
  • квадрант II: отделете време за важните, но не-неотложни дейности;
  • квадрант III: премахнете, оптимизирайте, делегирайте или автоматизирайте колкото се може повече спешни, но маловажни задачи;
  • квадрант IV: напълно елиминирайте всички ненужни и маловажни дейности.

Откажете се от безполезните дейности

Това е най-ефективната и чиста форма на порядъчност: нищо не трябва да бъде оптимизирано, автоматизирано или делегирано, ако можете просто да го премахнете от графика си. След като конкретизирате задачите, които искате да организирате, разбийте ги на колкото е възможно по-малки парчета и премахнете всичко, което няма никакво значение.

Ето две стратегии, които винаги работят:

  • прилагайте закона на Парето, според който 20% от усилията дават 80% от резултата, а останалите 80% от усилията - само 20% от резултата. Съсредоточете се върху най-важните дейности и забравете за останалите;
  • научете се да казвате не: Когато Ви възложат нова задача, вместо „Как мога да направя това?“ Попитайте се „Мога ли да откажа?“.

Същото може да се направи и с вашите дела в интернет:

  • отпишете се от хората в социалните мрежи, изпращащи неподходящи подкасти и канали в YouTube;
  • използвайте инструменти, като StayFocusd, Freedom и Offtime, за да блокирате определени сайтове и приложения по време на работа;
  • просто изтрийте профилите си във Facebook, Instagram, Netflix и др.

Как да не се разсейвате на работното място:

  • подавайте ненатрапчиви сигнали, че не бива да бъдете разсейвани (например, поставете слушалки или затворете вратата);
  • съгласувайте с екипа си времето, когато не бива да Ви разсейват. Определете темите си, които не трябва да насочвате към колегите си.

Откажете се от ненужните срещи:

  • не посещавайте срещи, на които присъствието Ви не е задължително;
  • напълно отменете ненужните срещи;
  • ако е възможно, заменете срещата с имейл;
  • намалете честотата на провежданите срещи.

Входящи телефонни обаждания:

  • не добавяйте телефонния си номер в подписа си в електронната поща или визитната картичка;
  • помолете хората първо да Ви изпратят поща, а не да звънят.

Работна рутина. Работната рутина във всяка компания е различна, но ето някои често срещани примери:

  • трудоемки презентации или доклади, които лесно могат да бъдат обобщени в писмо;
  • различни програми за обучение, конференции и срещи на чаша кафе.

Ето няколко стратегии, как да освободите времето си от тях:

  • преди да започнете нов проект си задайте въпроса: „Дали този проект е свързан с моите цели и приоритети?“;
  • не се страхувайте да спорите с шефа, ако не виждате смисъл в дадена задача. Но не трябва просто да изразявате несъгласие, а винаги да предлагате алтернатива.

Оптимизиране

Ето няколко начина за оптимизиране на заданията:

  • групирайте подобните задачи и ги изпълнявайте на едно присъствие;
  • изработете си навик - определете времеви интервали за заданията. В резултат на това, задачите ще се превърнат в рутина за Вашия мозък и ще ги изпълнявате на автопилот;
  • задайте времеви лимит - според закона на Паркинсон “работата запълва времето, което й е отредено”. Времевият лимит за изпълнение на определени задачи ще Ви накара да работите по-ефективно;
  • документирайте всички повтарящи се процеси с инструменти, като Pipefy, Manifest.ly или Kissflow;
  • създавайте шаблони за повтарящите се задачи;
  • не забравяйте за креативността - всеки път, когато срещнете повтарящи се дейности, отговорете си на въпроса: „Мога ли да го направя по-ефективно?“.

Автоматизирайте

Обикновено това е най-забавната част! Същността на автоматизацията е използването на технологии за извършване на ръчни и отнемащи време процеси. Ето как да опростите живота си с автоматизация:

  • използвайте инструменти, като IFTTT за изпълнение на прости задачи, свързани с приложения и сайтове. Например: автоматично публикуване на пост от Facebook в LinkedIn и Twitter;
  • автоматична доставка - услуги, като Amazon Subscribe & Save автоматично ще попълват запасите Ви от продукти и лична хигиена в съответствие с графика Ви.

Има много начини за автоматизиране на бизнес процесите. Потърсете полезни инструменти в Google или попитайте приятелите си, които извършват подобни дейности.

Делегирайте

Понякога делегирането на задачи е много трудно, защото вярваме, че само ние нормално можем да се справим с работата. Този начин на мислене обаче се намесва в успеха и щастието; само забравяйки за егото, можем да постигнем желаните резултати за себе си и компанията ни.

Аутсорсинг - това е идеята за покупка на време за пари. За да разберете, трябва ли да му обърнете внимание, отговорете си на следните въпроси:

  • колко струва един час от работата ми;
  • какви задачи мога да делегирам за по-малко пари.

Делегирайте всичко, което не е свързано с Вашите цели или не отговаря на силните Ви страни.

Три начина, как да направите това:

  • делегирайте прости задачи на виртуални асистенти;
  • делегирайте цели проекти на екипи или фрийлансъри, но ясно обяснете целите и приоритетите и редовно проверявайте резултатите.

За да делегирате решения, отговорете си на въпроса: „С какви проблеми постоянно се обръщат служителите ми?” Например, задайте правило от рода, „покупките за по-малко от $ 50, да не изискват одобрение“ и се доверявайте на персонала.


Важно умение за лидерство - умствена издръжливост
Често ли се сблъсквате със ситуации на работното място и у дома, където сте под натиск от околната среда или даден човек? Случва се и така: работата ви е критикувана със и без причина, вашите действия, ценностни и способности непрекъснато се обезценяват, вие като човек сте унижавани и т.н. Коя реакция е най-често проявяваната? Агресия, обида, безсилие пред обстоятелства, депресия и т.н. Как можете да реагирате различно? От гледна точка на психологията, терминът психическа издръжливост означава определена съпротива на човека срещу жизнения натиск. Психологически устойчивите хора не са емоционално въвлечени в ситуацията, следователно е по-лесно да се справят с извънредните ситуации на работното място, те се адаптират по-бързо към прекомерното внимание на обществото, по-лесно намират общ език със средата си. Най-важното е, че те запазват своята енергия и цялост на личността. Някой хора ежедневно са подложени на натиск от страна на шефа, колегите, роднините, а други са значими хора, свикват / адаптира се към този натиск и спират да реагира на него. Това важно умение не възниква у всички, а в малък брой от мнозинството. Какво да правим останалите? Добрата новина - менталната издръжливост може да се тренира. Способността на хората да се контролират/да издържат на удара (изберете метафората, която повече ви допада) и да не се поддават на провокациите на онези, които ги притискат, е състояние за поддържане на психическото здраве в продължение на много години. Там, където манипулацията се контролира - започва издръжливостта. Най-важното житейско умение за офиса и дома.
Публикувано от: Zaplata.bg
Още »
Рестартиране на кариера? Време за размисли
„Познайте сам себе си.” Платон Решихте да промените коренно дейността си, „пораснахте и надраснахте“ съществуващата си позиция, имате желание да реализирате хобито си ... Откъде да започнем? Погледнете по-отблизо себе си, внимателно слушайте гласа на интуицията си, не забравяйте за вашите желания или мечти - заемете се със самопознанието. И точно след подобно предложение, Клиентът, който беше дошъл на консултацията с цел да промени съществуващата траектория на кариерата си, каза: „Не съм склонен/на към рефлексии. Искам да обсъдим новите възможности и да предприемем действия“. Или самият той предлага начини да проучи ситуацията си: „Нека направим одит на моите таланти. Дайте някакъв вид тест или въпросник за кариерно ориентиране. ' Приятели, Гугъл ще помогне. Това не е за мен. Има въпросници, има тестове. НО! Работя с вашата индивидуалност, с уникалността на вашата личност, така че без да познавате себе си, не мога да пристъпя към истинската ви цел. И преди да зададете важните въпроси за изграждането на план за преминаване към новата Ви кариера, предлагам да разгледате следните теми: вашите интереси днес; какви ценности са важни за вас; вашите таланти; каква работна среда искате да имате; какво е състоянието на кариерата Ви днес. Тези въпроси ще ви насочат към вашите цели. Примерите за успешно рестартиране на кариерата ще започнат именно с тези размисли.
Публикувано от: Zaplata.bg
Още »