Ново търсене  

Как да оптимизираме максимално времето си за работа

Публикувано от: Zaplata.bg
25 Април, 2019 г.
Как да оптимизираме максимално времето си за работа
Снимка: shutterstock

Обучителят Лиз Хюбер разказва как да освободим времето си от ненужните дейности и да оптимизираме работното си натоварване.

Анализирайте

Първата стъпка по пътя е към това, да си върнете изгубеното време - да разберете, как го изразходвате. Ясно дефинирайте всяко от задълженията си, изчислете прекарваното за всяко от тях време и помислете дали можете да го оптимизирате.

За целта, използвайте специален журнал или инструмент, като Toggl. С негова помощ си отговорете на следните въпроси:

Нито един метод не е по-добър за оценяване на работните задачи, от матрицата на Айзенхауер. Този инструмент може да увеличи ефективността Ви на работа десет пъти. Той е изобретен от 34-тия президент на Съединените щати, Дуайт Дейвид Айзенхауер, когато се е опитвал да приоритизира всичките си дела. В крайна сметка се получила матрица, състояща се от четири квадранта, които класифицират задачите по два параметъра: спешност и важност.

Ето как изглежда тя:

Знаете ли кой квадрант заема най-голямата част от вашата работна седмица? Ето няколко критерия:

След като разберете същността на матрицата, можете да оптимизирате работата си в стила на Айзенхауер:

Как да оптимизираме ежедневните задачи с матрицата на Айзенхауер

Успешните хора изразходват 70% от времето си за проекти от втория квадрант. В резултат на това, те постигат своите цели, активно предотвратявайки кризите и водейки по-балансиран и спокоен начин на живот.

Повечето хора, обаче, на практика не правят нищо във втория квадрант, защото са заети с първия, третия и четвъртия. Въпреки това е много лесно да се върне загубеното време, а ето как да организирате задачите си във всеки квадрант:

Откажете се от безполезните дейности

Това е най-ефективната и чиста форма на порядъчност: нищо не трябва да бъде оптимизирано, автоматизирано или делегирано, ако можете просто да го премахнете от графика си. След като конкретизирате задачите, които искате да организирате, разбийте ги на колкото е възможно по-малки парчета и премахнете всичко, което няма никакво значение.

Ето две стратегии, които винаги работят:

Същото може да се направи и с вашите дела в интернет:

Как да не се разсейвате на работното място:

Откажете се от ненужните срещи:

Входящи телефонни обаждания:

Работна рутина. Работната рутина във всяка компания е различна, но ето някои често срещани примери:

Ето няколко стратегии, как да освободите времето си от тях:

Оптимизиране

Ето няколко начина за оптимизиране на заданията:

Автоматизирайте

Обикновено това е най-забавната част! Същността на автоматизацията е използването на технологии за извършване на ръчни и отнемащи време процеси. Ето как да опростите живота си с автоматизация:

Има много начини за автоматизиране на бизнес процесите. Потърсете полезни инструменти в Google или попитайте приятелите си, които извършват подобни дейности.

Делегирайте

Понякога делегирането на задачи е много трудно, защото вярваме, че само ние нормално можем да се справим с работата. Този начин на мислене обаче се намесва в успеха и щастието; само забравяйки за егото, можем да постигнем желаните резултати за себе си и компанията ни.

Аутсорсинг - това е идеята за покупка на време за пари. За да разберете, трябва ли да му обърнете внимание, отговорете си на следните въпроси:

Делегирайте всичко, което не е свързано с Вашите цели или не отговаря на силните Ви страни.

Три начина, как да направите това:

За да делегирате решения, отговорете си на въпроса: „С какви проблеми постоянно се обръщат служителите ми?” Например, задайте правило от рода, „покупките за по-малко от $ 50, да не изискват одобрение“ и се доверявайте на персонала.

Още полезни статии
Как да си осигурите добри препоръки
Кой може да ви даде препоръки Този въпрос все повече се задава на интервютата. Често пъти покорителите на кариерни висоти посочват служители и колеги, като хора, които да дадат препоръки за тях, избирайки ги според принципа „Имам добри отношения с него, той няма да каже нищо лошо”. И това разбира се е грешка, защото „човек с когото имате добри отношения“ може да Ви препоръча по-скоро като „човек, с когото вие можете да изграждате добри отношения“, но останалото е непредсказуемо. Например, препоръчителят - това е бившият Ви шеф, който е бил много доволен от вашето представяне и отговорност. Вие знаете за това и давате неговия контакт за препоръки. А новият потенциален работодател го пита един прост въпрос: 'Ще може ли Иван Петров самостоятелно да води проекти и да предлага нови идеи?'. - “Не знам” - отговоря вицепрезидентът - Той нямаше такива задължения, но това, което му дадох, беше направено перфектно и в срок”. Имате ли нужда от такава препоръка? На кои въпроси трябва да имате отговори Трябва да се разбере, че при поискване на препоръка, рекрутерът едва ли ще се ограничи до въпроса 'какво сте работил?'. Често, на даващият препоръката ще му бъдат зададени много конкретни въпроси: в кои проекти сте участвали; за какво сте отговаряли; какви конкретни резултати постигнахте; какви са най-слабите Ви страни. Ето защо, преди да дадете контактите на конкретно лице за даване на препоръки, си задайте 3 въпроса: Какви са вашите качества, които са важни за новата Ви работа? Кога в професионалния си живот, най-добре показахте тези си качества? Кой по това време беше вашият ръководител (колега, партньор) и напълно ли е можел да оцени тези качества? По подразбиране, новият работодател иска да получи препоръка от ръководителя, който именно е задал задачите и е видял резултатите от работата Ви. Ако все още работите, и по разбираеми причини, не можете да предоставите препоръката на настоящия си ръководител, помислете кой може да Ви охарактеризира. Дайте контактите на ръководителя от предишното Ви работно място, на колеги, партньори, но не отказвайте нейното предоставяне. По отношение на препоръките е много важно да се покаже откритост и готовност за помощ при тяхната проверка. Бъдете откровени и честни Ако напускането на миналата Ви работа е свързано с неприятна ситуация, опитайте се да го кажете веднага - нека разберат по-добре вашата интерпретация, отколкото да научат за това от други хора. Преди да дадете контакти на човека, който ще даде препоръка за Вас, бъдете коректни и първо поискайте тяхното разрешение и се опитайте да разберете точно какви ще бъдат препоръките. И още нещо: за препоръки могат да се обърнат дори и без Вашето знание - в края на краищата, опитът Ви е известен, а на определен пазар, всеки ръководител има познат, който е работил в една и съща компания с Вас. Затова се опитайте да бъдете продуктивен служител, поддържайте конструктивни отношения с всички и винаги напускайте подходящо. Защото с времето печелим не само опит, но и репутация.
Публикувано от: Zaplata.bg
Още »
Как да си намерим работа без опит
За трудоустройство е необходим опит, но от къде да го вземе младият специалист, ако не го наемат на работа без опит? Омагьосан кръг? Не всичко е толкова тъжно! И без опит можете да си намерите работа. И така, как става това без трудов стаж? Грешките на търсещите работа, когато нямат опит завишени амбиции - повечето хора, които търсят работа, оценяват високо възможностите си. Но дори и да сте завършили Харвардския университет, не трябва да завишавате исканията си - заплатата, условията и работния график! Престижният университет - това е прекрасно, но работодателят не се нуждае от притежател на диплома, а от специалист-практик; настройте се към позитивизъм - търсенето на работа не е причина за негативи, така че се възползвайте. Мислете предварително Много студенти още втори или трети курс започват работа на непълен работен ден. По време на обучението е много важно да си намерите работа по специалността. Първоначално не трябва да очаквате големи заплати, но в личния „актив” ще получите натрупан безценен трудов опит и не по-малко безценно вписване на стажа в трудовата книжка. Можете да изберете да работите в област, близка до бъдещата Ви специалност, а след това в края на обучението си ще имате нещо, което да напишете в резюмето. Не се страхувайте от големите компании и държавни агенции Попитайте някой випускник къде иска да работи? Навярно в голяма престижна компания. Но защо тогава повечето млади хора дори се страхуват да се обърнат към престижен, крупен работодател? В края на краищата, много големи компании провеждат политика - по-добре да наемат млад и неопитен специалист, но целенасочен, отколкото да преквалифицират „вкоренения“ опит. И не е тайна, че на по-малко опитния специалист биха платили по-малко. Друга възможност за наемане на работа без трудов стаж - в държавни институции! Въпреки, че в пенсионните, банковите и данъчните институции обявяват конкурс за заетост, младият специалист има шанс да бъде приет. Да, заплатите в държавните учреждения не са толкова високи, но това все пак е училището на живота! Стажът - това е началото на дълъг път Ако не можете да си намерите работа на желаната позиция, не казвайте сбогом толкова скоро на компанията, която Ви харесва. Опитайте се да си договорите работа на по-ниска позиция или да се споразумеете за стаж. Има доста голям шанс, след работата Ви в компанията за определен период от време, да получите повишение или да се отправите в търсене на нова работа, но не като „млад човек без трудов стаж”, а като специалист с опит в солидна компания. Заплатата ще нарасне с опита Помнете, че вчерашният ученик, който изисква висока заплата още от самото начало, не се възприема сериозно от работодателите: те не виждат обещаващ специалист, а човек без опит с прекалена самооценка. Така, че смекчете финансовия си апетит. В началния етап на кариерата, трябва да се интересувате от професионалното си развитие, а не от високата заплата. Тогава, професионалният, кариерният и, разбира се, финансов растеж няма да закъснеят!
Още »
Всички статии