Как да оптимизираме максимално времето си за работа

Публикувано от: Zaplata.bg
25 Април, 2019 г.

Снимка: shutterstock

Обучителят Лиз Хюбер разказва как да освободим времето си от ненужните дейности и да оптимизираме работното си натоварване.

Анализирайте

Първата стъпка по пътя е към това, да си върнете изгубеното време - да разберете, как го изразходвате. Ясно дефинирайте всяко от задълженията си, изчислете прекарваното за всяко от тях време и помислете дали можете да го оптимизирате.

За целта, използвайте специален журнал или инструмент, като Toggl. С негова помощ си отговорете на следните въпроси:

какви задачи изпълнявате редовно;
за каква цел Ви служат;
колко време отнемат;
възможно ли е да ги оптимизирате.

Нито един метод не е по-добър за оценяване на работните задачи, от матрицата на Айзенхауер. Този инструмент може да увеличи ефективността Ви на работа десет пъти. Той е изобретен от 34-тия президент на Съединените щати, Дуайт Дейвид Айзенхауер, когато се е опитвал да приоритизира всичките си дела. В крайна сметка се получила матрица, състояща се от четири квадранта, които класифицират задачите по два параметъра: спешност и важност.

Ето как изглежда тя:

Знаете ли кой квадрант заема най-голямата част от вашата работна седмица? Ето няколко критерия:

квадрант I: струва Ви се, че постоянно гасите пожари и работите в авариен режим. Повечето от Вашите проекти изискват незабавно внимание, поради крайните срокове;
квадрант II: имате усещането, че всичко Ви се получава, защото внимателно планирате, подготвяте и предотвратявате проблемите, преди да са възникнали. Можете да отделите време за сложни проекти, нови възможности, обучение и изграждане на взаимоотношения;
квадрант III: прекарвате по-голямата част от времето си в занятия, които незабавно изискват вашето внимание, но не са непременно свързани с приоритетите Ви. Ходите на кратки срещи, оставяте другите да ви разсейват с не спешни телефонни обаждания и имейли. Струва ви се, че постоянно правите неща, важни за другите, но не и за Вас;
квадрант IV: често Ви се струва, че губите време. Занимавате се с работа, която не е пряко свързана с целите Ви, гледате телевизия, играете игри и седите в социалните мрежи.

След като разберете същността на матрицата, можете да оптимизирате работата си в стила на Айзенхауер:

анализирайте графика си и съставете списък на всички работни задачи. Обърнете специално внимание на повтарящите се процеси, като седмични срещи, доклади и имейли, тъй като те могат да бъдат лесно оптимизирани. Не се притеснявайте да добавяте задачи, които бихте искали да направите, но нямате време за това;
категоризирайте дейностите си според тяхната спешност и важност с помощта на матрицата на Айзенхауер;
изчислете времето, което прекарвате за различните дейности във всеки квадрант. За най-повтарящите се задачи, това няма да бъде проблем. Но със социалните мрежи всичко е много по-сложно - вие стоите в тях, докато работите върху нещо друго. Затова можете да използвате инструменти, като Webtime Tracker и RescueTime, които ще Ви помогнат да разберете колко време прекарвате във Facebook и instagram.

Как да оптимизираме ежедневните задачи с матрицата на Айзенхауер

Успешните хора изразходват 70% от времето си за проекти от втория квадрант. В резултат на това, те постигат своите цели, активно предотвратявайки кризите и водейки по-балансиран и спокоен начин на живот.

Повечето хора, обаче, на практика не правят нищо във втория квадрант, защото са заети с първия, третия и четвъртия. Въпреки това е много лесно да се върне загубеното време, а ето как да организирате задачите си във всеки квадрант:

квадрант I: фокусирайте се първо върху неотложните и важни задачи;
квадрант II: отделете време за важните, но не-неотложни дейности;
квадрант III: премахнете, оптимизирайте, делегирайте или автоматизирайте колкото се може повече спешни, но маловажни задачи;
квадрант IV: напълно елиминирайте всички ненужни и маловажни дейности.

Откажете се от безполезните дейности

Това е най-ефективната и чиста форма на порядъчност: нищо не трябва да бъде оптимизирано, автоматизирано или делегирано, ако можете просто да го премахнете от графика си. След като конкретизирате задачите, които искате да организирате, разбийте ги на колкото е възможно по-малки парчета и премахнете всичко, което няма никакво значение.

Ето две стратегии, които винаги работят:

прилагайте закона на Парето, според който 20% от усилията дават 80% от резултата, а останалите 80% от усилията - само 20% от резултата. Съсредоточете се върху най-важните дейности и забравете за останалите;
научете се да казвате не: Когато Ви възложат нова задача, вместо „Как мога да направя това?“ Попитайте се „Мога ли да откажа?“.

Същото може да се направи и с вашите дела в интернет:

отпишете се от хората в социалните мрежи, изпращащи неподходящи подкасти и канали в YouTube;
използвайте инструменти, като StayFocusd, Freedom и Offtime, за да блокирате определени сайтове и приложения по време на работа;
просто изтрийте профилите си във Facebook, Instagram, Netflix и др.

Как да не се разсейвате на работното място:

подавайте ненатрапчиви сигнали, че не бива да бъдете разсейвани (например, поставете слушалки или затворете вратата);
съгласувайте с екипа си времето, когато не бива да Ви разсейват. Определете темите си, които не трябва да насочвате към колегите си.

Откажете се от ненужните срещи:

не посещавайте срещи, на които присъствието Ви не е задължително;
напълно отменете ненужните срещи;
ако е възможно, заменете срещата с имейл;
намалете честотата на провежданите срещи.

Входящи телефонни обаждания:

не добавяйте телефонния си номер в подписа си в електронната поща или визитната картичка;
помолете хората първо да Ви изпратят поща, а не да звънят.

Работна рутина. Работната рутина във всяка компания е различна, но ето някои често срещани примери:

трудоемки презентации или доклади, които лесно могат да бъдат обобщени в писмо;
различни програми за обучение, конференции и срещи на чаша кафе.

Ето няколко стратегии, как да освободите времето си от тях:

преди да започнете нов проект си задайте въпроса: „Дали този проект е свързан с моите цели и приоритети?“;
не се страхувайте да спорите с шефа, ако не виждате смисъл в дадена задача. Но не трябва просто да изразявате несъгласие, а винаги да предлагате алтернатива.

Оптимизиране

Ето няколко начина за оптимизиране на заданията:

групирайте подобните задачи и ги изпълнявайте на едно присъствие;
изработете си навик - определете времеви интервали за заданията. В резултат на това, задачите ще се превърнат в рутина за Вашия мозък и ще ги изпълнявате на автопилот;
задайте времеви лимит - според закона на Паркинсон “работата запълва времето, което й е отредено”. Времевият лимит за изпълнение на определени задачи ще Ви накара да работите по-ефективно;
документирайте всички повтарящи се процеси с инструменти, като Pipefy, Manifest.ly или Kissflow;
създавайте шаблони за повтарящите се задачи;
не забравяйте за креативността - всеки път, когато срещнете повтарящи се дейности, отговорете си на въпроса: „Мога ли да го направя по-ефективно?“.

Автоматизирайте

Обикновено това е най-забавната част! Същността на автоматизацията е използването на технологии за извършване на ръчни и отнемащи време процеси. Ето как да опростите живота си с автоматизация:

използвайте инструменти, като IFTTT за изпълнение на прости задачи, свързани с приложения и сайтове. Например: автоматично публикуване на пост от Facebook в LinkedIn и Twitter;
автоматична доставка - услуги, като Amazon Subscribe & Save автоматично ще попълват запасите Ви от продукти и лична хигиена в съответствие с графика Ви.

Има много начини за автоматизиране на бизнес процесите. Потърсете полезни инструменти в Google или попитайте приятелите си, които извършват подобни дейности.

Делегирайте

Понякога делегирането на задачи е много трудно, защото вярваме, че само ние нормално можем да се справим с работата. Този начин на мислене обаче се намесва в успеха и щастието; само забравяйки за егото, можем да постигнем желаните резултати за себе си и компанията ни.

Аутсорсинг - това е идеята за покупка на време за пари. За да разберете, трябва ли да му обърнете внимание, отговорете си на следните въпроси:

колко струва един час от работата ми;
какви задачи мога да делегирам за по-малко пари.

Делегирайте всичко, което не е свързано с Вашите цели или не отговаря на силните Ви страни.

Три начина, как да направите това:

делегирайте прости задачи на виртуални асистенти;
делегирайте цели проекти на екипи или фрийлансъри, но ясно обяснете целите и приоритетите и редовно проверявайте резултатите.

За да делегирате решения, отговорете си на въпроса: „С какви проблеми постоянно се обръщат служителите ми?” Например, задайте правило от рода, „покупките за по-малко от $ 50, да не изискват одобрение“ и се доверявайте на персонала.

Най-търсените професии през 2025 г.: какво оформи пазара на труда

Пазарът на труда през 2025 г. беше по-динамичен от всякога и предлагащ нови възможности за хора с най-различен опит. Много компании разшириха екипите си, а някои професии изпъкнаха като особено желани. Това се дължи както на ускорената дигитализация, така и на нуждата от по-специализирани технически умения и устойчиви индустриални процеси. Всички тези фактори оформиха ясна картина за това кои направления привлякоха най-силно внимание през годината. 1. Технологичният сектор остана лидер през 2025 г. И тази година технологичните роли запазиха своята водеща позиция. Компаниите продължиха да внедряват нови дигитални решения, да укрепват киберсигурността си и да увеличават капацитета на IT отделите. Ето защо професиите, свързани с разработка на софтуер, тестване, DevOps и техническа поддръжка, бяха сред най-търсените. В основата на този интерес стои потребността от автоматизация и оптимизиране на процесите. Щом бизнесът разчита на стабилни дигитални системи, специалистите, които ги поддържат, неизбежно са сред най-ценните. 2. Ръст в търговията и обслужването – секторът, който не губи скорост Търговията продължи да бъде един от най-активните източници на нови позиции. Магазини, супермаркети, онлайн търговци и клиентски центрове имаха непрекъсната нужда от хора. Най-чести бяха позициите за консултанти, касиери и специалисти обслужване. Променените навици на потребителите също повлияха сериозно. Повече онлайн покупки означават повече логистика, повече комуникация с клиенти и по-бърза реакция. Точно затова умения като адаптивност и способност за работа в динамична среда станаха решаващи за успешните кандидати. 3. Производството и инженерните дейности – стабилен ръст в регионите Индустриалните зони около големите градове оживяха през 2025 г., като все повече компании разширяваха производствените си процеси. Търсеха се оператори, техници, специалисти по поддръжка и контрол на качеството — професии, които гарантират стабилна заетост и сигурен растеж. Инженерните роли също бяха силно търсени. Компаниите се нуждаеха от експерти в електрониката, механиката, автоматизацията и енергетиката, тъй като технологичната модернизация се превърна в приоритет. Много кандидати избраха именно този сектор заради добрите условия и възможностите за специализация. 4. Логистика и транспорт – сектор, движен от онлайн търсенето С растежа на електронната търговия логистиката остана в центъра на вниманието. През 2025 г. масово се търсеха шофьори, складови служители, експедитори и координатори на доставки. Обемът от поръчки не намаля през нито един сезон, което наложи разширяване на екипите. Това е сектор, който реално предлага много възможности за развитие — включително повишения и преминаване към по-специализирани функции. Затова и интересът към него беше толкова висок. 5. Административни и финансови специалисти – основният гръб на бизнеса Всяка организация разчита на стабилна административна и финансова структура. През 2025 г. работодателите активно търсеха хора със следните компетенции: способност да работят организирано и да управляват документи без грешки умения за работа със специализиран софтуер ефективна комуникация и координация между отдели Това направление остана сред най-предпочитаните както заради предвидимия работен процес, така и заради добрата възможност за дългосрочно развитие. Все повече компании търсеха служители, които могат да комбинират административни функции с дигитални умения — комбинация, която ще бъде ключова и занапред. Какво означават тези тенденции за кандидатите? Тенденциите през 2025 г. показват, че уменията, свързани с технологиите, комуникацията и адаптивността, остават най-ценните на пазара. Сектори като търговия, производство, логистика и административни дейности предлагат добри перспективи и стабилност. Онези, които инвестират в обучение и развиват дигитални компетенции, ще имат най-силно предимство през следващите години.

Още »

Как да разпознаете надеждна фирма, предлагаща работа от разстояние

Възможността за работа от вкъщи промени ежедневието на много хора. Тя дава шанс да прекарате повече време със семейството си, да избегнете часове в трафик или просто да работите в среда, в която се чувствате комфортно. Интересът към този модел расте постоянно — и напълно естествено, защото гъвкавостта е ценна. Но заедно с добрите възможности се появяват и предложения, които звучат прекалено хубаво, за да са истински. Именно затова е важно да умеем да разпознаваме коректните работодатели и да се предпазим от рискови обяви. 1. Кои са фирмите, които предлагат работа от вкъщи в България Най-надеждните компании са тези, които имат ясна структура, история и видимо присъствие на пазара. Това обикновено са аутсорсинг центрове, ИТ фирми, дигитални агенции и големи компании, обслужващи клиенти от различни държави. Те работят по утвърдени процеси, имат обучение за служителите си и предоставят всички необходими документи — договор, правила, канали за контакт. Много лесно можете да добиете представа дали дадена фирма е коректна — проверете я в Търговския регистър, разгледайте информация за нея онлайн, вижте какво споделят настоящи и бивши служители. Реалните работодатели не се крият: те имат официален сайт, имейл, телефон и винаги предоставят информация, когато попитате. А когато някой ви иска предварително плащане за „материали“ или „стартов пакет“, това обикновено е първият знак да продължите напред. 2. Какви професии най-често позволяват дистанционна работа Естествено, първи се открояват професиите, при които всичко се случва онлайн. Програмисти, QA специалисти, дизайнери, копирайтъри, маркетолози, преводачи — за тях дистанционната работа е нещо напълно нормално. Тези позиции предлагат свобода, гъвкаво работно време и възможност да бъдете част от международен екип, независимо къде живеете. Но не са само те. Все повече компании търсят хора за обслужване на клиенти, работа в кол центрове, обработка на данни, виртуална помощ, онлайн администрация. Тук най-важно е добрата интернет връзка, организираността и умението да работите самостоятелно. Повечето от тези дейности са ясни и измерими, което прави дистанционния модел лесен за прилагане и за работодателя, и за служителя. 3. Надеждни ли са обявите за работа от вкъщи Шансът да попаднете на реално и коректно предложение е голям, но пазарът има и своите „капанчета“. Съмнителните обяви обикновено се разкриват сами: обещания за високо заплащане без никакви умения, прекалено кратки описания, липса на яснота какво точно ще правите, настояване да преведете пари предварително или комуникация само през личен профил. Надеждните компании са детайлни, прозрачни и подредени. Те ще ви обяснят какво точно ще работите, как ще ви плащат, ще подпишат договор и ще защитят личните ви данни. А когато има интервю, тестова задача или разговор с бъдещия екип — това е добър знак, че компанията работи професионално и търси реален служител, а не просто „кликвания“. 4. Какво заплащане може да се очаква Заплащането при дистанционните позиции варира и е тясно свързано с уменията и конкретната професия. Административните роли и позициите за начинаещи обикновено започват от по-скромни нива, но предлагат стабилност и възможност да се развиете. В техническите професии, дизайна и маркетинга доходите често конкурират — и понякога надминават — тези в офис среда. Важно е обаче възнаграждението да бъде ясно описано още от самото начало. Дали е фиксирано, почасово или на проект? Има ли бонуси, комисионни, проценти? Неясните схеми обикновено крият рискове. Когато всичко е описано ясно и конкретно, това е добър знак, че работодателят работи открито и коректно. Дистанционната работа дава огромни възможности — свобода, баланс и шанс да избирате сред по-широк набор от позиции. Но за да бъде това предимство истинско, изборът на правилния работодател е ключов. Проверявайте информацията, задавайте въпроси и вярвайте на интуицията си. С малко внимание и добра преценка дистанционната кариера може да се превърне в стабилна, мотивираща и удовлетворяваща част от живота ви.

Още »