Как да оптимизираме максимално времето си за работа

Публикувано от: Zaplata.bg
25 Април, 2019 г.

Снимка: shutterstock

Обучителят Лиз Хюбер разказва как да освободим времето си от ненужните дейности и да оптимизираме работното си натоварване.

Анализирайте

Първата стъпка по пътя е към това, да си върнете изгубеното време - да разберете, как го изразходвате. Ясно дефинирайте всяко от задълженията си, изчислете прекарваното за всяко от тях време и помислете дали можете да го оптимизирате.

За целта, използвайте специален журнал или инструмент, като Toggl. С негова помощ си отговорете на следните въпроси:

какви задачи изпълнявате редовно;
за каква цел Ви служат;
колко време отнемат;
възможно ли е да ги оптимизирате.

Нито един метод не е по-добър за оценяване на работните задачи, от матрицата на Айзенхауер. Този инструмент може да увеличи ефективността Ви на работа десет пъти. Той е изобретен от 34-тия президент на Съединените щати, Дуайт Дейвид Айзенхауер, когато се е опитвал да приоритизира всичките си дела. В крайна сметка се получила матрица, състояща се от четири квадранта, които класифицират задачите по два параметъра: спешност и важност.

Ето как изглежда тя:

Знаете ли кой квадрант заема най-голямата част от вашата работна седмица? Ето няколко критерия:

квадрант I: струва Ви се, че постоянно гасите пожари и работите в авариен режим. Повечето от Вашите проекти изискват незабавно внимание, поради крайните срокове;
квадрант II: имате усещането, че всичко Ви се получава, защото внимателно планирате, подготвяте и предотвратявате проблемите, преди да са възникнали. Можете да отделите време за сложни проекти, нови възможности, обучение и изграждане на взаимоотношения;
квадрант III: прекарвате по-голямата част от времето си в занятия, които незабавно изискват вашето внимание, но не са непременно свързани с приоритетите Ви. Ходите на кратки срещи, оставяте другите да ви разсейват с не спешни телефонни обаждания и имейли. Струва ви се, че постоянно правите неща, важни за другите, но не и за Вас;
квадрант IV: често Ви се струва, че губите време. Занимавате се с работа, която не е пряко свързана с целите Ви, гледате телевизия, играете игри и седите в социалните мрежи.

След като разберете същността на матрицата, можете да оптимизирате работата си в стила на Айзенхауер:

анализирайте графика си и съставете списък на всички работни задачи. Обърнете специално внимание на повтарящите се процеси, като седмични срещи, доклади и имейли, тъй като те могат да бъдат лесно оптимизирани. Не се притеснявайте да добавяте задачи, които бихте искали да направите, но нямате време за това;
категоризирайте дейностите си според тяхната спешност и важност с помощта на матрицата на Айзенхауер;
изчислете времето, което прекарвате за различните дейности във всеки квадрант. За най-повтарящите се задачи, това няма да бъде проблем. Но със социалните мрежи всичко е много по-сложно - вие стоите в тях, докато работите върху нещо друго. Затова можете да използвате инструменти, като Webtime Tracker и RescueTime, които ще Ви помогнат да разберете колко време прекарвате във Facebook и instagram.

Как да оптимизираме ежедневните задачи с матрицата на Айзенхауер

Успешните хора изразходват 70% от времето си за проекти от втория квадрант. В резултат на това, те постигат своите цели, активно предотвратявайки кризите и водейки по-балансиран и спокоен начин на живот.

Повечето хора, обаче, на практика не правят нищо във втория квадрант, защото са заети с първия, третия и четвъртия. Въпреки това е много лесно да се върне загубеното време, а ето как да организирате задачите си във всеки квадрант:

квадрант I: фокусирайте се първо върху неотложните и важни задачи;
квадрант II: отделете време за важните, но не-неотложни дейности;
квадрант III: премахнете, оптимизирайте, делегирайте или автоматизирайте колкото се може повече спешни, но маловажни задачи;
квадрант IV: напълно елиминирайте всички ненужни и маловажни дейности.

Откажете се от безполезните дейности

Това е най-ефективната и чиста форма на порядъчност: нищо не трябва да бъде оптимизирано, автоматизирано или делегирано, ако можете просто да го премахнете от графика си. След като конкретизирате задачите, които искате да организирате, разбийте ги на колкото е възможно по-малки парчета и премахнете всичко, което няма никакво значение.

Ето две стратегии, които винаги работят:

прилагайте закона на Парето, според който 20% от усилията дават 80% от резултата, а останалите 80% от усилията - само 20% от резултата. Съсредоточете се върху най-важните дейности и забравете за останалите;
научете се да казвате не: Когато Ви възложат нова задача, вместо „Как мога да направя това?“ Попитайте се „Мога ли да откажа?“.

Същото може да се направи и с вашите дела в интернет:

отпишете се от хората в социалните мрежи, изпращащи неподходящи подкасти и канали в YouTube;
използвайте инструменти, като StayFocusd, Freedom и Offtime, за да блокирате определени сайтове и приложения по време на работа;
просто изтрийте профилите си във Facebook, Instagram, Netflix и др.

Как да не се разсейвате на работното място:

подавайте ненатрапчиви сигнали, че не бива да бъдете разсейвани (например, поставете слушалки или затворете вратата);
съгласувайте с екипа си времето, когато не бива да Ви разсейват. Определете темите си, които не трябва да насочвате към колегите си.

Откажете се от ненужните срещи:

не посещавайте срещи, на които присъствието Ви не е задължително;
напълно отменете ненужните срещи;
ако е възможно, заменете срещата с имейл;
намалете честотата на провежданите срещи.

Входящи телефонни обаждания:

не добавяйте телефонния си номер в подписа си в електронната поща или визитната картичка;
помолете хората първо да Ви изпратят поща, а не да звънят.

Работна рутина. Работната рутина във всяка компания е различна, но ето някои често срещани примери:

трудоемки презентации или доклади, които лесно могат да бъдат обобщени в писмо;
различни програми за обучение, конференции и срещи на чаша кафе.

Ето няколко стратегии, как да освободите времето си от тях:

преди да започнете нов проект си задайте въпроса: „Дали този проект е свързан с моите цели и приоритети?“;
не се страхувайте да спорите с шефа, ако не виждате смисъл в дадена задача. Но не трябва просто да изразявате несъгласие, а винаги да предлагате алтернатива.

Оптимизиране

Ето няколко начина за оптимизиране на заданията:

групирайте подобните задачи и ги изпълнявайте на едно присъствие;
изработете си навик - определете времеви интервали за заданията. В резултат на това, задачите ще се превърнат в рутина за Вашия мозък и ще ги изпълнявате на автопилот;
задайте времеви лимит - според закона на Паркинсон “работата запълва времето, което й е отредено”. Времевият лимит за изпълнение на определени задачи ще Ви накара да работите по-ефективно;
документирайте всички повтарящи се процеси с инструменти, като Pipefy, Manifest.ly или Kissflow;
създавайте шаблони за повтарящите се задачи;
не забравяйте за креативността - всеки път, когато срещнете повтарящи се дейности, отговорете си на въпроса: „Мога ли да го направя по-ефективно?“.

Автоматизирайте

Обикновено това е най-забавната част! Същността на автоматизацията е използването на технологии за извършване на ръчни и отнемащи време процеси. Ето как да опростите живота си с автоматизация:

използвайте инструменти, като IFTTT за изпълнение на прости задачи, свързани с приложения и сайтове. Например: автоматично публикуване на пост от Facebook в LinkedIn и Twitter;
автоматична доставка - услуги, като Amazon Subscribe & Save автоматично ще попълват запасите Ви от продукти и лична хигиена в съответствие с графика Ви.

Има много начини за автоматизиране на бизнес процесите. Потърсете полезни инструменти в Google или попитайте приятелите си, които извършват подобни дейности.

Делегирайте

Понякога делегирането на задачи е много трудно, защото вярваме, че само ние нормално можем да се справим с работата. Този начин на мислене обаче се намесва в успеха и щастието; само забравяйки за егото, можем да постигнем желаните резултати за себе си и компанията ни.

Аутсорсинг - това е идеята за покупка на време за пари. За да разберете, трябва ли да му обърнете внимание, отговорете си на следните въпроси:

колко струва един час от работата ми;
какви задачи мога да делегирам за по-малко пари.

Делегирайте всичко, което не е свързано с Вашите цели или не отговаря на силните Ви страни.

Три начина, как да направите това:

делегирайте прости задачи на виртуални асистенти;
делегирайте цели проекти на екипи или фрийлансъри, но ясно обяснете целите и приоритетите и редовно проверявайте резултатите.

За да делегирате решения, отговорете си на въпроса: „С какви проблеми постоянно се обръщат служителите ми?” Например, задайте правило от рода, „покупките за по-малко от $ 50, да не изискват одобрение“ и се доверявайте на персонала.

Как протича интервю за работа в НОИ

Интервюто за позиция в Националния осигурителен институт е формален и ясно структуриран процес, при който се оценяват както професионалните знания, така и готовността за работа в публична администрация. Още в началния етап кандидатите преминават през подбор по документи, а самото интервю цели да провери точността, отговорността и умението за работа с граждани и нормативна рамка. 1. Подготовка преди интервюто – първата решаваща стъпка Подготовката започва с внимателно запознаване с изискванията за конкретната длъжност. В обявите за работа в държавния сектор ясно са посочени образованието, професионалният опит и необходимите компетентности. Кандидатите е добре да имат основни познания за функциите на НОИ, социалното и пенсионното осигуряване, както и за работата с официална документация. Това показва ангажираност и реален интерес към позицията. 2. Как протича интервюто за работа в НОИ Интервюто обикновено се провежда от комисия, съставена от представители на администрацията и човешки ресурси. Разговорът следва предварително определена структура и е със сдържан, делови тон. По време на срещата се обсъждат професионалният опит, мотивацията за кандидатстване и разбирането за работата в институционална среда. Очаква се ясна аргументация и способност за логично обяснение на предишни задачи и отговорности. 3. Какви умения се оценяват при подбора Работата в публичния сектор изисква специфичен профил. Комисията обръща внимание не само на знанията, но и на личните качества, които гарантират коректно обслужване и спазване на правила. Най-често се търсят: внимание към детайла и прецизност умения за работа с документи и срокове комуникация с граждани в различни ситуации устойчивост на напрежение и етично поведение 4. Типични теми и примери от практиката Част от въпросите са свързани с реални ситуации от ежедневната работа. Целта е да се прецени как кандидатът би реагирал при административни казуси или комуникация с осигурени лица. Възможно е да се обсъждат сценарии като обработка на непълни документи, работа при натоварване или подход към недоволен гражданин. Важно е не толкова „правилният“ отговор, колкото разумната логика и професионалното отношение. 5. Поведение, визия и комуникация по време на срещата Деловият външен вид и спокойното поведение създават положително първо впечатление. Ясният изказ, уважителният тон и увереното, но не демонстративно поведение са силно ценени. Добър знак е, когато кандидатът задава въпроси, свързани с конкретната позиция, екипа или начина на работа, което показва реален интерес и ангажираност. 6. Какво следва след интервюто След приключване на всички срещи комисията прави оценка и взема решение в рамките на обявения срок. Одобрените кандидати получават обратна връзка по официален канал. Независимо от изхода, подобно интервю дава ценен опит и по-добра ориентация за изискванията в държавната администрация.

Още »

Как да напусна работа: ключови моменти, които не бива да пропускате

Решението да напуснете работа почти никога не е лесно. В повечето случаи то идва след дълго колебание, натрупана умора или усещането, че сте стигнали до застой. Понякога причината е желание за развитие, друг път – нужда от промяна. Каквато и да е ситуацията, напускането е процес, който изисква спокойствие, подготовка и ясна преценка. Когато подходите разумно, избягвате излишен стрес и си осигурявате по-плавен преход към следващата стъпка в кариерата си. 1. Вземете осъзнато решение и си поставете ясна цел Преди да действате, дайте си време да помислите. Напускането в момент на силни емоции рядко води до добри резултати и често създава допълнителни притеснения – особено финансови. Опитайте се честно да си отговорите на няколко въпроса: какво ви кара да искате промяна, какво вече не ви удовлетворява и какво очаквате от следващата си работа. Когато знаете накъде искате да вървите, решенията идват по-лесно и с повече увереност. 2. Проверете трудовия договор и законовата рамка Много хора подценяват формалната страна на напускането, а именно тя често създава проблеми. Преди да предприемете следващата стъпка, отделете време да прегледате трудовия си договор. Обърнете внимание на срока на предизвестието, условията за прекратяване и евентуалните неустойки. В България стандартният срок обикновено е 30 дни, но в някои случаи може да бъде по-дълъг. Спазването на тези условия ви предпазва от излишни спорове и показва коректност. 3. Как да напусна работа по коректен и професионален начин Начинът, по който съобщавате решението си, е от ключово значение. Дори когато причините за напускането са неприятни, разговорът трябва да бъде спокоен и уважителен. Добре е първо да говорите лично с прекия си ръководител. Изберете подходящ момент и бъдете ясни, без обвинения и излишни обяснения. Професионалното поведение в този момент често оставя по-силно впечатление от самата причина за напускане. 4. Подгответе писмено предизвестие без излишни обяснения След разговора идва ред на официалната част – писменото предизвестие. То не трябва да бъде дълго или емоционално. Достатъчно е да е ясно, коректно и съобразено със законовите изисквания. Подайте документа по установения ред – чрез деловодство, имейл или лично срещу подпис. Добра практика е да запазите копие за себе си, за да избегнете недоразумения. 5. Какво да направите по време на предизвестието Периодът на предизвестие е шанс да приключите отношенията си достойно и да запазите добро име: изпълнявайте задълженията си отговорно до последния ден предайте текущите задачи и проекти по ясен начин оставете необходимата информация за приемственост избягвайте конфликти и негативни коментари ако е възможно, поискайте препоръка Този подход често се отплаща в бъдеще, дори когато не го очаквате. 6. Уредете финансовите и административните детайли Преди окончателното напускане уточнете всички финансови въпроси – последното възнаграждение, компенсациите за неизползван отпуск и други дължими плащания. Уверете се, че ще получите всички необходими документи – служебни бележки, вписвания в трудовата книжка или електронния регистър. Те ще ви трябват при започване на нова работа или при административни процедури. 7. Запазете професионални отношения и добра репутация Дори когато напускането е продиктувано от трудна ситуация, коректното поведение е от значение. Професионалният свят е по-малък, отколкото изглежда, а добрите отношения често отварят врати неочаквано. Спокойното и уважително прекратяване на работните отношения оставя положително впечатление и увеличава шансовете за бъдеща подкрепа или препоръка. 8. Планирайте следващата си стъпка предварително Най-сигурният вариант е да имате яснота какво следва още преди да напуснете. Това може да бъде нова позиция, преквалификация или кратка пауза за преосмисляне. Когато знаете как да напуснете работа без излишни рискове и имате план за бъдещето, преходът става по-лек и по-уверен. Добрата подготовка ви дава спокойствие в един важен момент от професионалния ви път.

Още »