Как да оптимизираме максимално времето си за работа

Публикувано от: Zaplata.bg
25 Април, 2019 г.

Снимка: shutterstock

Обучителят Лиз Хюбер разказва как да освободим времето си от ненужните дейности и да оптимизираме работното си натоварване.

Анализирайте

Първата стъпка по пътя е към това, да си върнете изгубеното време - да разберете, как го изразходвате. Ясно дефинирайте всяко от задълженията си, изчислете прекарваното за всяко от тях време и помислете дали можете да го оптимизирате.

За целта, използвайте специален журнал или инструмент, като Toggl. С негова помощ си отговорете на следните въпроси:

какви задачи изпълнявате редовно;
за каква цел Ви служат;
колко време отнемат;
възможно ли е да ги оптимизирате.

Нито един метод не е по-добър за оценяване на работните задачи, от матрицата на Айзенхауер. Този инструмент може да увеличи ефективността Ви на работа десет пъти. Той е изобретен от 34-тия президент на Съединените щати, Дуайт Дейвид Айзенхауер, когато се е опитвал да приоритизира всичките си дела. В крайна сметка се получила матрица, състояща се от четири квадранта, които класифицират задачите по два параметъра: спешност и важност.

Ето как изглежда тя:

Знаете ли кой квадрант заема най-голямата част от вашата работна седмица? Ето няколко критерия:

квадрант I: струва Ви се, че постоянно гасите пожари и работите в авариен режим. Повечето от Вашите проекти изискват незабавно внимание, поради крайните срокове;
квадрант II: имате усещането, че всичко Ви се получава, защото внимателно планирате, подготвяте и предотвратявате проблемите, преди да са възникнали. Можете да отделите време за сложни проекти, нови възможности, обучение и изграждане на взаимоотношения;
квадрант III: прекарвате по-голямата част от времето си в занятия, които незабавно изискват вашето внимание, но не са непременно свързани с приоритетите Ви. Ходите на кратки срещи, оставяте другите да ви разсейват с не спешни телефонни обаждания и имейли. Струва ви се, че постоянно правите неща, важни за другите, но не и за Вас;
квадрант IV: често Ви се струва, че губите време. Занимавате се с работа, която не е пряко свързана с целите Ви, гледате телевизия, играете игри и седите в социалните мрежи.

След като разберете същността на матрицата, можете да оптимизирате работата си в стила на Айзенхауер:

анализирайте графика си и съставете списък на всички работни задачи. Обърнете специално внимание на повтарящите се процеси, като седмични срещи, доклади и имейли, тъй като те могат да бъдат лесно оптимизирани. Не се притеснявайте да добавяте задачи, които бихте искали да направите, но нямате време за това;
категоризирайте дейностите си според тяхната спешност и важност с помощта на матрицата на Айзенхауер;
изчислете времето, което прекарвате за различните дейности във всеки квадрант. За най-повтарящите се задачи, това няма да бъде проблем. Но със социалните мрежи всичко е много по-сложно - вие стоите в тях, докато работите върху нещо друго. Затова можете да използвате инструменти, като Webtime Tracker и RescueTime, които ще Ви помогнат да разберете колко време прекарвате във Facebook и instagram.

Как да оптимизираме ежедневните задачи с матрицата на Айзенхауер

Успешните хора изразходват 70% от времето си за проекти от втория квадрант. В резултат на това, те постигат своите цели, активно предотвратявайки кризите и водейки по-балансиран и спокоен начин на живот.

Повечето хора, обаче, на практика не правят нищо във втория квадрант, защото са заети с първия, третия и четвъртия. Въпреки това е много лесно да се върне загубеното време, а ето как да организирате задачите си във всеки квадрант:

квадрант I: фокусирайте се първо върху неотложните и важни задачи;
квадрант II: отделете време за важните, но не-неотложни дейности;
квадрант III: премахнете, оптимизирайте, делегирайте или автоматизирайте колкото се може повече спешни, но маловажни задачи;
квадрант IV: напълно елиминирайте всички ненужни и маловажни дейности.

Откажете се от безполезните дейности

Това е най-ефективната и чиста форма на порядъчност: нищо не трябва да бъде оптимизирано, автоматизирано или делегирано, ако можете просто да го премахнете от графика си. След като конкретизирате задачите, които искате да организирате, разбийте ги на колкото е възможно по-малки парчета и премахнете всичко, което няма никакво значение.

Ето две стратегии, които винаги работят:

прилагайте закона на Парето, според който 20% от усилията дават 80% от резултата, а останалите 80% от усилията - само 20% от резултата. Съсредоточете се върху най-важните дейности и забравете за останалите;
научете се да казвате не: Когато Ви възложат нова задача, вместо „Как мога да направя това?“ Попитайте се „Мога ли да откажа?“.

Същото може да се направи и с вашите дела в интернет:

отпишете се от хората в социалните мрежи, изпращащи неподходящи подкасти и канали в YouTube;
използвайте инструменти, като StayFocusd, Freedom и Offtime, за да блокирате определени сайтове и приложения по време на работа;
просто изтрийте профилите си във Facebook, Instagram, Netflix и др.

Как да не се разсейвате на работното място:

подавайте ненатрапчиви сигнали, че не бива да бъдете разсейвани (например, поставете слушалки или затворете вратата);
съгласувайте с екипа си времето, когато не бива да Ви разсейват. Определете темите си, които не трябва да насочвате към колегите си.

Откажете се от ненужните срещи:

не посещавайте срещи, на които присъствието Ви не е задължително;
напълно отменете ненужните срещи;
ако е възможно, заменете срещата с имейл;
намалете честотата на провежданите срещи.

Входящи телефонни обаждания:

не добавяйте телефонния си номер в подписа си в електронната поща или визитната картичка;
помолете хората първо да Ви изпратят поща, а не да звънят.

Работна рутина. Работната рутина във всяка компания е различна, но ето някои често срещани примери:

трудоемки презентации или доклади, които лесно могат да бъдат обобщени в писмо;
различни програми за обучение, конференции и срещи на чаша кафе.

Ето няколко стратегии, как да освободите времето си от тях:

преди да започнете нов проект си задайте въпроса: „Дали този проект е свързан с моите цели и приоритети?“;
не се страхувайте да спорите с шефа, ако не виждате смисъл в дадена задача. Но не трябва просто да изразявате несъгласие, а винаги да предлагате алтернатива.

Оптимизиране

Ето няколко начина за оптимизиране на заданията:

групирайте подобните задачи и ги изпълнявайте на едно присъствие;
изработете си навик - определете времеви интервали за заданията. В резултат на това, задачите ще се превърнат в рутина за Вашия мозък и ще ги изпълнявате на автопилот;
задайте времеви лимит - според закона на Паркинсон “работата запълва времето, което й е отредено”. Времевият лимит за изпълнение на определени задачи ще Ви накара да работите по-ефективно;
документирайте всички повтарящи се процеси с инструменти, като Pipefy, Manifest.ly или Kissflow;
създавайте шаблони за повтарящите се задачи;
не забравяйте за креативността - всеки път, когато срещнете повтарящи се дейности, отговорете си на въпроса: „Мога ли да го направя по-ефективно?“.

Автоматизирайте

Обикновено това е най-забавната част! Същността на автоматизацията е използването на технологии за извършване на ръчни и отнемащи време процеси. Ето как да опростите живота си с автоматизация:

използвайте инструменти, като IFTTT за изпълнение на прости задачи, свързани с приложения и сайтове. Например: автоматично публикуване на пост от Facebook в LinkedIn и Twitter;
автоматична доставка - услуги, като Amazon Subscribe & Save автоматично ще попълват запасите Ви от продукти и лична хигиена в съответствие с графика Ви.

Има много начини за автоматизиране на бизнес процесите. Потърсете полезни инструменти в Google или попитайте приятелите си, които извършват подобни дейности.

Делегирайте

Понякога делегирането на задачи е много трудно, защото вярваме, че само ние нормално можем да се справим с работата. Този начин на мислене обаче се намесва в успеха и щастието; само забравяйки за егото, можем да постигнем желаните резултати за себе си и компанията ни.

Аутсорсинг - това е идеята за покупка на време за пари. За да разберете, трябва ли да му обърнете внимание, отговорете си на следните въпроси:

колко струва един час от работата ми;
какви задачи мога да делегирам за по-малко пари.

Делегирайте всичко, което не е свързано с Вашите цели или не отговаря на силните Ви страни.

Три начина, как да направите това:

делегирайте прости задачи на виртуални асистенти;
делегирайте цели проекти на екипи или фрийлансъри, но ясно обяснете целите и приоритетите и редовно проверявайте резултатите.

За да делегирате решения, отговорете си на въпроса: „С какви проблеми постоянно се обръщат служителите ми?” Например, задайте правило от рода, „покупките за по-малко от $ 50, да не изискват одобрение“ и се доверявайте на персонала.

Кои са най-търсените професии в България днес

Ако трябва да отговорим съвсем директно – в момента най-много хора се търсят в IT сектора, здравеопазването, строителството, транспорта и сферата на услугите. Това са областите, в които обявите за работа почти не спират. Причината не е случайна – икономиката се променя, технологиите навлизат навсякъде, а някои професии просто няма кой да ги упражнява. Пазарът на труда у нас вече не е толкова предвидим, колкото беше преди години. Има сектори, които растат бързо, и други, които се свиват. Затова изборът на професионална посока става все по-важен. 1. IT секторът продължава да води Не е изненада, че технологиите са на първо място. Програмисти, специалисти по киберсигурност, администратори на системи, анализатори на данни – това са позиции, които редовно се търсят. Много компании работят за чуждестранни клиенти, което означава стабилни проекти и добро заплащане. Интересното е, че все повече хора влизат в сектора чрез курсове и преквалификация, а не само чрез университетско образование. Практическите умения често тежат повече от дипломата. 2. Здравеопазването изпитва постоянен недостиг Лекари и медицински сестри се търсят в почти всяка част на страната. Част от специалистите заминават в чужбина, други се пенсионират, а новите кадри не са достатъчни. Работата в тази сфера не е лека – изисква отговорност, устойчивост и сериозна подготовка. Но същевременно дава сигурност. Дори в по-малки градове винаги има нужда от медицински специалисти. 3. Строителство и технически кадри Строителният сектор също не спира. Жилищни сгради, ремонти, инфраструктурни проекти – всичко това създава нужда от инженери, техници, електротехници и майстори. Това е една от областите, в които опитът и умението да работиш качествено са най-ценни. Често човек може да започне като помощник и постепенно да изгради стабилна професия. 4. Транспорт и логистика Поръчваме все повече онлайн, а стоките трябва да стигнат до нас. Затова шофьори, куриери и складови служители са сред най-търсените кадри. Особено ценени са водачите на тежкотоварни автомобили. Работата понякога е натоварена, но осигурява постоянна заетост. 5. Услуги и търговия Магазини, ресторанти, хотели – този сектор постоянно има нужда от хора. Продавач-консултанти, готвачи, сервитьори и управители на обекти са сред често срещаните позиции. Тук личните качества имат огромно значение. Усмивката, търпението и умението да общуваш понякога са по-важни от предишния опит. Какви умения правят разликата владеене на чужд език базови дигитални умения способност за работа в екип готовност за учене отговорност към задачите Независимо от сектора, работодателите търсят хора, на които могат да разчитат. Техническите умения са важни, но отношението често решава избора. Има ли „сигурна“ професия Истината е, че напълно сигурна професия няма. Икономиката се променя, технологиите навлизат бързо, а изискванията растат. Но има области, които остават стабилни във времето – именно тези, за които говорим тук. Важно е не само да се ориентирате към това кои са най-търсените професии в България, а да прецените и какво ви подхожда. Работата заема голяма част от живота ни и изборът не трябва да се води единствено от заплатата. Днес пазарът предлага възможности в няколко ясно очертани направления – технологии, здравеопазване, строителство, транспорт и услуги. Там работодателите най-често търсят нови хора. Ако обмисляте промяна, направете информиран избор. Проучете изискванията, развийте уменията си и бъдете активни. Понякога една крачка в правилната посока е достатъчна, за да се отвори нова врата.

Още »

Най-добре платените професии в България

Когато стане дума за най-добре платените професии в България, повечето хора си представят кратък списък с конкретни суми и ясни победители. В реалността обаче картината е малко по-сложна. Високите доходи обикновено не идват случайно – зад тях стоят години учене, натрупан опит, поемане на отговорност и често доста напрежение. Общото между добре възнаградените специалисти е, че предлагат умения, които не се намират лесно, или работят в сфери, които се развиват бързо и изискват висока експертиза. 1. Информационни технологии IT секторът продължава да бъде една от най-привлекателните области. Програмисти, експерти по киберсигурност, системни администратори и софтуерни архитекти са сред най-търсените професионалисти. Дигитализацията на бизнеса прави тези роли ключови. Когато една компания разчита на стабилни системи и онлайн услуги, тя е готова да инвестира сериозно в хората, които ги изграждат и поддържат. С времето и натрупването на по-сложни проекти възнаграждението естествено нараства. 2. Финанси и анализи Финансовите анализатори, одиторите и консултантите по инвестиции също често попадат сред високодоходните позиции. Тяхната работа не е просто работа с числа – тя включва стратегически решения, оценка на рискове и управление на значителни ресурси. В големите компании към основната заплата обикновено се добавят бонуси и различни придобивки, което прави сектора още по-привлекателен. 3. Медицина и дентална практика В здравеопазването доходите могат да варират, но специалистите с утвърдено име и опит често достигат много добри нива. Лекари със специализация, хирурзи и дентални лекари, които са изградили доверие сред пациентите си, обикновено имат стабилна практика. Тук развитието не приключва с дипломирането. Курсовете, новите методи на лечение и допълнителните квалификации често водят до по-добри финансови възможности. 4. Управление и висш мениджмънт Ръководните позиции са свързани с висока отговорност – управление на хора, бюджети и стратегически решения. Това логично се отразява и на възнаграждението. Често част от дохода зависи от постигнатите резултати. Когато бизнесът върви добре, това се отразява директно и на заплащането на мениджърите. 5. Инженерни специалности Инженерите в индустрията, енергетиката и автоматизацията са ценени, особено когато имат реален практически опит. Производствените компании търсят хора, които могат да оптимизират процеси и да внедряват нови технологии. Недостигът на подготвени кадри в тези области често води до по-конкурентни предложения и по-добри условия. 6. Продажби и бизнес развитие В продажбите доходът често зависи от резултатите. Хората, които умеят да преговарят, да изграждат доверие и да затварят сделки, могат да постигнат значително по-високи доходи чрез бонуси и комисиони. Това е сфера, в която усилията се виждат бързо – добрите резултати почти винаги се възнаграждават. Какво прави една професия добре платена специфични и трудно заменими умения висока отговорност и вземане на важни решения доказани резултати и принос към бизнеса опит в международна среда дългосрочна практика и експертиза Има ли универсален най-добър избор Едва ли. Високият доход сам по себе си не означава удовлетворение. Някои хора се чувстват добре в динамична корпоративна среда, други предпочитат стабилност и по-предвидим ритъм на работа. Най-важното е посоката да съвпада с личните интереси и силни страни. Когато човек работи в сфера, която му е близка, развитието идва по-естествено, а с него и по-доброто възнаграждение. Пазарът на труда в България продължава да се променя. Появяват се нови специалности, други губят популярност. В крайна сметка най-сигурната инвестиция остава тази в собствените умения – именно те определят стойността ви днес и възможностите ви утре.

Още »