8 съвета за организиране на Вашия офис

Публикувано от: Zaplata.bg
20 Юли, 2019 г.

Снимка: shutterstock

Как правилно да организираме работното си място в офиса?

За да подобрите продуктивността, трябва да се отървете от дразнителите на работното място в офиса или в кабинета с компютъра. Външните фактори постоянно отвличат вниманието, не позволявайки да се концентрирате. В резултат на това, сроковете са нарушени, не са изпълнени важни задачи, не са обобщени резултатите от преговорите с важни клиенти. За да се отървете от тези проблеми, трябва да създадете идеалното работно пространство за себе си. Организацията на работното място е много по-леснa, отколкото може да изглежда на пръв поглед.

Отърваването от дразнителите. Някои детайли, които на пръв поглед изглеждат незначителни дреболии, всъщност силно влияят върху работоспособността. Понякога регулирането на височината на стола, смяната на музиката за фон или настройването на програмите на компютъра увеличават продуктивността няколко пъти. За да определите тези фактори, е достатъчно в течение на няколко седмици да записвате всеки детайл, който отвлича вниманието Ви. В резултат на това ще получите списък от нещата, над които ще трябва да поработите.

8 съвета за организиране на работното място

Порядъкът на работния плот и липсата на разсейващи фактори в офиса ще Ви позволи да се съсредоточите върху важните въпроси и да имате време да направите всичко преди края на работното време.

Първо: порядък на работния плот. От работното място трябва да премахнете всичко ненужно. Става дума за отдавна остарелите записки, които вече са изгубили своята актуалност. Да поставите по местата им ненужните документи. Не забравяйте да избършете праха от бюрото. На масата в офиса или кабинета не трябва да има нещо, което да пречи на работата или да заема пространството. В идеалния случай, общото почистване на работното място трябва да се извършва поне веднъж на всеки две седмици.

Второ: разхвърлянето на канцеларски принадлежности. Със сигурност, много хора имат по работния си плот химикалки или ножици. Всички канцеларски материали трябва да бъдат проверени за работоспособност, след което да бъдат прибрани в специално чекмедже.

По възможност, отстранете от работния плот излишните кабели на компютъра, клавиатурата, компютърната мишка и слушалките. Добре би било, ако имате възможност да използвате безжични устройства.

Трето: сменяйте стикерите на дъската за планиране. Ако пространството в офиса или стаята позволява, редом до бюрото можете да поставите таблото за планиране. То трябва да бъде разделено на няколко зони:

задачи;
приоритет (най-важното);
в работа;
завършено.

Напомнянията за всяка задача могат да бъдат премествани по време на работа. За целта се използват специални магнити или стикери. След създаването на дъската е възможно не само да се разтовари пространството, но и да се определи последователността от действията и хода на техните изпълнения през деня.

Четвърто: обърнете внимание на осветлението. Правилно подбраното осветление е много важно за офисната работа. Бюрото трябва да бъде поставено така, че осветлението да пада отляво (за левичарите от другата страна). Понякога, върху продуктивността влияние оказват настройките и на компютърния монитор. Можете да проверите яркостта и контраста на изображението. Необходимо е да настроите нивото на наклона на екрана. Това ще спомогне за облекчаване на напрежението върху очите и повишаване на производителността.

Пето: изберете правилния стол. Правилно подбрания ергономичен работен стол облекчава напрежението върху гръбначния стълб. Ако естеството на работата включва постоянно присъствие на работното място, трябва да се обърне специално внимание на избора на работни столове.

Шесто: кошчето за боклук - залогът за чистота За да не се събира ненужна хартия върху бюрото, трябва да поставите коша за отпадъци, така че да можете да изхвърляте излишъка, без да ставате от стола. Такава техника ще позволи да не се претрупва работния плот с ненужни дреболии, които постепенно превръщат работното място в бъркотия.

Седмо: организиране на система за съхранение. Когато работите с голям брой документи, трябва да обмислите собствената си удобна система за съхранение. Документите могат да се сортират по папки, които ще се формират по един от методите:

по дати;
по контрагенти;
по проекти.

Документите, които рядко се използват, могат да бъдат поставени в чекмеджето на шкафа или бюрото.

Важните документи се препоръчва да се сканират или да се направят копия на телефона. Ако ги запазите в облак приложение, можете да получите достъп до документите от всяко устройство с достъп до интернет.

При съхранение на електронни версии, помислете за името на всеки файл. То трябва да е разбираемо, така че ако е необходимо, да не отваряте всички документи в търсене на правилния.

Осмо: дръжте тефтера си със записки на работния плот. Обикновеният тефтер с писалка, който постоянно е под ръка, Ви позволява винаги да държите пред очите си списъка с актуалните събития. Така, в края на работния ден, няма да имате нерешени въпроси, тъй като всички важни задачи ще бъдат пред очите Ви.

Спазването на тези правила ще Ви позволи да съхраните порядъка на работното място, а това означава, че ще имате много повече време през деня. И то без значение къде работите: в офиса, у дома, в отделно помещение или в кабинет.

Въпроси за интервю за работа: как да отговаряме уверено и без излишен стрес

Най-често задаваните въпроси на интервю за работа не са капан, а начин работодателят да разбере дали си подходящ за ролята. Ако знаеш какво стои зад тях и подготвиш ясни, честни отговори, ще се представиш много по-уверено и естествено. 1. „Разкажете ни малко за себе си“ Това почти винаги е първият въпрос. Не е нужно да разказваш целия си живот. Фокусирай се върху професионалния си път – какво си учил, какъв опит имаш и как това се свързва с позицията. Добра практика е да подредиш отговора си в три части: настояще (с какво се занимаваш), минало (релевантен опит) и бъдеще (накъде искаш да се развиваш). 2. „Какви са вашите силни и слаби страни“ Тук работодателят търси самоосъзнатост. За силните страни давай конкретни примери – не просто „работя добре в екип“, а ситуация, в която това е помогнало. При слабостите избягвай клишета. Избери реална слабост, но покажи как работиш върху нея. 3. Какво всъщност искат да чуят работодателите Зад много въпроси стои едно и също: дали можеш да вършиш работата, дали ще се впишеш в екипа и дали имаш мотивация да останеш. Отговорите ти трябва да дават сигнали точно в тези три посоки. Не е нужно да звучиш перфектно – по-важно е да звучиш истински и подготвен. 4. „Защо искате да работите при нас“ Това е моментът да покажеш, че не кандидатстваш на случаен принцип. Добре е да си проучил компанията – какво прави, какви са ценностите ѝ и как позицията се вписва в твоите цели. Избягвай общи фрази като „харесва ми фирмата“ – бъди конкретен. 5. „Къде се виждате след 5 години“ Тук няма правилен отговор, но има логичен. Работодателят иска да разбере дали имаш посока. Не е нужно да имаш точен план, но е добре да покажеш развитие – нови умения, повече отговорности, стабилност. 6. Подготовка преди интервюто Проучи компанията и позицията Прегледай автобиографията си и бъди готов да обясниш всеки детайл Подготви 2–3 примера за постижения Помисли за въпроси, които ти ще зададеш Тренирай отговорите си на глас Тази предварителна работа прави огромна разлика – намалява напрежението и ти дава увереност. 7. „Разкажете за трудна ситуация и как я решихте“ Тук най-добре работи структурата „ситуация – действие – резултат“. Опиши накратко проблема, какво си направил и какъв е бил изходът. Това показва не само опит, но и начин на мислене. 8. Как да се държите по време на интервюто Освен отговорите, значение има и поведението. Поддържай контакт с очи, слушай внимателно и не бързай да отговаряш. Нормално е да си притеснен, но спокойното темпо и ясната мисъл правят добро впечатление. Усмивката и естественото поведение често тежат повече от „перфектния“ отговор. 9. „Имате ли въпроси към нас“ Това не е формалност. Ако кажеш „не“, изпускаш шанс. Попитай за екипа, за начина на работа или за развитието в компанията. Това показва интерес и ангажираност. Доброто представяне на интервю не означава да научиш наизуст отговори, а да разбереш логиката зад въпросите. Когато си подготвен и говориш естествено, разговорът започва да прилича повече на диалог, отколкото на изпит – и точно тогава правиш най-силно впечатление.

Още »

Как да си направим LinkedIn профил, който наистина работи

Истината е, че добрият LinkedIn профил не се прави с „перфектни“ думи, а с яснота. Хората искат бързо да разберат кой стои отсреща и с какво може да им е полезен. Ако още в първите секунди това се усеща – значи сте на прав път. 1. Създаване на основата Започнете просто и без излишно мислене. Истинско име, нормален имейл, актуална локация. Снимката е по-важна, отколкото изглежда. Не трябва да е нещо специално – важното е да изглеждате естествено и достъпно. Леко усмихнато лице върши чудеса. Профил без снимка често просто се подминава. 2. Заглавие, което работи за вас Тук повечето хора звучат еднакво – и точно това е проблемът. Вместо да пишете само длъжност, помислете как бихте се представили на човек за 5 секунди. Какво правите добре? С какво сте полезни? Когато заглавието е ясно, хората веднага разбират дали сте „техният човек“. 3. Как да напишем силно резюме Представете си, че обяснявате на някого с какво се занимавате, без да звучите като автобиография. Няколко изречения са напълно достатъчни – какво правите, как сте стигнали дотук и в какво сте най-силни. Ако добавите и един конкретен резултат или пример, става още по-добре. Това прави текста жив, а не просто „описание“. 4. Опит и образование – без излишен шум Никой не чете дълги списъци със задачи. По-важното е да се види какво реално сте свършили. Опитайте се да го кажете просто: каква беше ролята ви с какво се справихте добре какъв резултат оставихте след себе си Когато го напишете така, звучи по-естествено и се запомня. 5. Умения и препоръки Тук не става дума да впечатлявате с бройка. По-добре няколко умения, които наистина владеете. А препоръките… те са като мнение от трета страна. Ако някой каже нещо добро за работата ви, това тежи много повече от всичко, което можете сами да напишете. 6. Мрежа от контакти – как да я изградите Не мислете за „събиране на контакти“, а за хора. Започнете с тези, които вече познавате. После добавяйте нови, но с идея – хора от вашата сфера или такива, от които можете да научите нещо. Едно кратко лично съобщение прави огромна разлика. Показва, че не е просто клик. 7. Активност и съдържание Не е нужно да сте инфлуенсър. Достатъчно е от време на време да се включвате – да споделите нещо интересно, да напишете мнение, да реагирате. Така профилът ви изглежда жив, а не забравен някъде назад. 8. Финални детайли, които правят разликата Това са онези малки неща, които обаче се усещат. Линкът към профила – направете го чист и лесен за четене. Банерът – може да е нещо семпло, но да подсказва с какво се занимавате. И най-важното – прочетете всичко още веднъж. Ако звучи като вас, значи е наред. Няма нужда да се опитвате да звучите „по-професионално“, отколкото сте. Хората усещат, когато текстът е насилен. Един ясен и честен профил винаги работи по-добре от перфектно звучащ, но празен.

Още »