Ново търсене  

8 съвета за организиране на Вашия офис

Публикувано от: Zaplata.bg
20 Юли, 2019 г.
8 съвета за организиране на Вашия офис
Снимка: shutterstock

Как правилно да организираме работното си място в офиса?

За да подобрите продуктивността, трябва да се отървете от дразнителите на работното място в офиса или в кабинета с компютъра. Външните фактори постоянно отвличат вниманието, не позволявайки да се концентрирате. В резултат на това, сроковете са нарушени, не са изпълнени важни задачи, не са обобщени резултатите от преговорите с важни клиенти. За да се отървете от тези проблеми, трябва да създадете идеалното работно пространство за себе си. Организацията на работното място е много по-леснa, отколкото може да изглежда на пръв поглед.

Отърваването от дразнителите. Някои детайли, които на пръв поглед изглеждат незначителни дреболии, всъщност силно влияят върху работоспособността. Понякога регулирането на височината на стола, смяната на музиката за фон или настройването на програмите на компютъра увеличават продуктивността няколко пъти. За да определите тези фактори, е достатъчно в течение на няколко седмици да записвате всеки детайл, който отвлича вниманието Ви. В резултат на това ще получите списък от нещата, над които ще трябва да поработите.

8 съвета за организиране на работното място

Порядъкът на работния плот и липсата на разсейващи фактори в офиса ще Ви позволи да се съсредоточите върху важните въпроси и да имате време да направите всичко преди края на работното време. 

Първо: порядък на работния плот. От работното място трябва да премахнете всичко ненужно. Става дума за отдавна остарелите записки, които вече са изгубили своята актуалност. Да поставите по местата им ненужните документи. Не забравяйте да избършете праха от бюрото. На масата в офиса или кабинета не трябва да има нещо, което да пречи на работата или да заема пространството. В идеалния случай, общото почистване на работното място трябва да се извършва поне веднъж на всеки две седмици.

Второ: разхвърлянето на канцеларски принадлежности. Със сигурност, много хора имат по работния си плот химикалки или ножици. Всички канцеларски материали трябва да бъдат проверени за работоспособност, след което да бъдат прибрани в специално чекмедже. 

По възможност, отстранете от работния плот излишните кабели на компютъра, клавиатурата, компютърната мишка и слушалките. Добре би било, ако имате възможност да използвате безжични устройства. 

Трето: сменяйте стикерите на дъската за планиране. Ако пространството в офиса или стаята позволява, редом до бюрото можете да поставите таблото за планиране. То трябва да бъде разделено на няколко зони:

Напомнянията за всяка задача могат да бъдат премествани по време на работа. За целта се използват специални магнити или стикери. След създаването на дъската е възможно не само да се разтовари пространството, но и да се определи последователността от действията и хода на техните изпълнения през деня. 

Четвърто: обърнете внимание на осветлението. Правилно подбраното осветление е много важно за офисната работа. Бюрото трябва да бъде поставено така, че осветлението да пада отляво (за левичарите от другата страна). Понякога, върху продуктивността влияние оказват настройките и на компютърния монитор. Можете да проверите яркостта и контраста на изображението. Необходимо е да настроите нивото на наклона на екрана. Това ще спомогне за облекчаване на напрежението върху очите и повишаване на производителността.

Пето: изберете правилния стол. Правилно подбрания ергономичен работен стол облекчава напрежението върху гръбначния стълб. Ако естеството на работата включва постоянно присъствие на работното място, трябва да се обърне специално внимание на избора на работни столове. 

Шесто: кошчето за боклук - залогът за чистота За да не се събира ненужна хартия върху бюрото, трябва да поставите коша за отпадъци, така че да можете да изхвърляте излишъка, без да ставате от стола. Такава техника ще позволи да не се претрупва работния плот с ненужни дреболии, които постепенно превръщат работното място в бъркотия.

Седмо: организиране на система за съхранение. Когато работите с голям брой документи, трябва да обмислите собствената си удобна система за съхранение. Документите могат да се сортират по папки, които ще се формират по един от методите:

Документите, които рядко се използват, могат да бъдат поставени в чекмеджето на шкафа или бюрото. 

Важните документи се препоръчва да се сканират или да се направят копия на телефона. Ако ги запазите в облак приложение, можете да получите достъп до документите от всяко устройство с достъп до интернет. 

При съхранение на електронни версии, помислете за името на всеки файл. То трябва да е разбираемо, така че ако е необходимо, да не отваряте всички документи в търсене на правилния.

Осмо: дръжте тефтера си със записки на работния плот. Обикновеният тефтер с писалка, който постоянно е под ръка, Ви позволява винаги да държите пред очите си списъка с актуалните събития. Така, в края на работния ден, няма да имате нерешени въпроси, тъй като всички важни задачи ще бъдат пред очите Ви. 

Спазването на тези правила ще Ви позволи да съхраните порядъка на работното място, а това означава, че ще имате много повече време през деня. И то без значение къде работите: в офиса, у дома, в отделно помещение или в кабинет.

Още полезни обяви
Още полезни статии
Работа на непълен работен ден? Какво представлява
Ежедневната работа не позволява нормална почивка, поради което рядко се замисляме за допълнителни доходи. Но някои хора са готови да съчетаят основната работа с непълното работно време (НРВ). На какво трябва да обръща внимание работникът? Може ли шефът на основната работа да забрани втора такава? Какви особености могат да се разграничат? Неотдавна сред широката общественост беше разпространено предложение, в което се говори за увеличение на работната седмица до 60 часа. Трябва да се отбележи, че то отразява способността на служителя да прекарва до 60 часа седмично със своя работодател. Преди да критикуваме настоящите предложения обаче, е необходимо да анализираме подробно законите в Кодекса на труда, тъй като много хора просто не са ориентирани в това отношение. Кратка справка  Необходимо е да се започне с факта, че работата на непълен работен ден и съчетаването на различни позиции в едно предприятие - това са различни неща и следователно трябва да бъдем изцяло ориентирани по въпроса.  Съгласно Кодекса, назначеният изпълнител има възможност да работи на непълно работно време.  Той може да сключи трудов договор, като изпълнява друг вид работа в свободното си време.  Освен това, работата на НРВ може да бъде както от вътрешен, така и от външен характер. Трябва да се отбележи, че субектът има възможност да сключи споразумение както с основния си работодател, така и с неограничен брой други работодатели. Едно от принципните условия, правещи този вид трудова заетост невъзможна - това е несъвършенството. Освен това, работата на НРВ няма да е възможна при тежки условия (вредни и опасни условия). Ако е необходимо, могат да последват и съответните обръщения към законодателството, позволяващи ограничаването на други видове труд. Уставът на дружеството трябва да отразява, че труда на ръководителя (юридическото лице) може да се извършва само в рамките на настоящата организация. Що се отнася до работниците в някои области: медицина;  педагогика;  култура;  фармацевтика. Тази допълнителна трудова заетост може да се регламентира от съответните закони и постановления. Как мога да се устроя?  Ако вариантът за непълно работно време Ви устройва, тогава няма да възникнат трудности при назначаването. Процедурата по наемане няма да има съществени различия с обичайните:  В началния етап ще бъде сключен трудов договор.  Ще се издаде съответната заповед за назначаване.  Служителят трябва да се запознае с действащите правила на организацията. След което той може да пристъпи към непосредствените дейности. Работата на НРВ има своите различия, които трябва да бъдат детайлно анализирани. По време на процедурата по подписване на договора, служителят трябва да представи документи за самоличност, както и документи, удостоверяващи професионалната му компетентност. Не трябва да забравяме, че работата на непълно работно време трябва да бъде отразена и в договора. Разбира се, не всеки ще изисква пълен пакет от документи, но трябва да сте подготвени за това. При назначаването на работа, не е необходимо да се показва трудовата книжка, но е по-добре да направите няколко копия, така че кадрите от агенти да разберат нивото Ви на компетентност. Изхождайки от това, може да се разбере, че работодателят на непълен работен ден няма да прави записи в трудовата книжка. Основната работа трябва да бъде отразена в съответния документ, който може да бъде предоставен при поискване. Всичко се прави много просто и за тази цел се заверява трудовия договор и заповедта за назначаване. Много хора не искат да казват на своите началници, че работят на НРВ. Възможно ли е обаче този факт да се скрие? Ще бъде ли това законно? Както беше споменато и по-рано, предоставянето на трудовата книжка на друго работно място не е задължително. Втората работа се въвежда в трудовата книжка само по желание и след написване на съответното заявление. Такова просто решение ще съхрани анонимността и никой няма да може да разбере къде работи неговият служител. Проблеми могат да възникнат само на ръководните постове. Например, генералният директор не може да заема подобна длъжност в друга организация. Всеки конкретен случай заслужава отделно разглеждане и затова, ако е необходимо, можете да се свържете за помощ с адвокат. Колко време можете да работите?  По-просто казано, човек не трябва да преработва нормата, която е установена със закон. Можете да направите прости изчисления, което да даде общо понятие: основната работа на 8-часов работен ден и 5-дневната работна седмица ще Ви отнемат по 40 часа седмично. Както бе споменато и по-рано, не се допускат повече от 60 часа труд. Крайният резултат е едни допълнителни 20 часа, които всеки може да изразходва по своя преценка. Някои хора може да се нуждаят от допълнителна заетост, за да генерират големи доходи, докато други да се откажат от този вариант в полза на своята почивка. Няма принудителна система. Всеки избира възможността, която да съответства на личните му предпочитания. Както бе споменато по-рано, служителят може да сключи неограничен брой трудови договори и това може да бъде забранено само ако е в противоречие с действащото законодателство. Личните капризи и нежеланието на ръководителя не трябва да влияят на трудовия процес. Можете да сключите трудов договор в друга компания, без да ангажирате работодателя си. Такова просто решение ще увеличи мобилността на пазара на труда. Как да съвместяваме няколко длъжности?  Както вече споменахме, работата на непълно работно време е както външна, така и вътрешна. Освен това, в Кодекса на труда се говори за съвместяване на няколко професии или длъжности. Доста често това се бърка с НРВ, което е погрешно. Тези два термина имат основни различия: Непълно работно време - допълнителна заетост.  Съвместяване - заетост през редовното време. Например, един финансов директор в една организация често изпълнява функциите и на счетоводител, а портиерът може да бъде и пазач. Всеки случай се нуждае от подробен анализ, тъй като работодателите често натоварват служителите си с извънреден труд, без да увеличават заплатата им. По правило, това се случва, когато един от колегите излезе в отпуск по болест или отиде на почивка. Организацията трябва да работи безпроблемно и следователно някои от функциите се възлагат на друго лице.  Проблемът е, че част от отговорността може автоматично да се прехвърли върху друг служител и това не трябва да се допуска. Съгласно законодателството е възможно да се изпълняват допълнителни задължения само в срок, предварително съгласуван в писмен вид със самия работник. Работодателят не може принудително да заставя някой да извършва чужда работа, тъй като това е забранено от законодателството. От това следва, че кандидатурата за НРВ трябва да бъде предварително съгласувана и да се договорят съответните условия в писмен вид. Всеки заслужава достойно възнаграждение, а работникът на непълно работно време не е изключение. След изготвянето на списъка със задълженията, можете да пристъпите към изчисляване на натовареността, но споразумението за допълнителна работа може да бъде отменено по искане на служителя. Той трябва да даде тридневно предизвестие за решението си, за да може работодателят своевременно да намери негов заместник.
Публикувано от: Zaplata.bg
Още »
Обратна връзка? Как да я превърнем в мощен инструмент
Какво е това обратна връзка  Нека разберем заедно. Обратна връзка - това е отзивът, реакцията, отклика при определено действие или събитие според резултатите от дейността на служителя. С други думи, Вашият служител е направил нещо - Вие му кажете за това. Обратната връзка - това е мощен стимул за саморазвитие  Следователно, целта на обратната връзка - това е да се коригират действията на служителя, така че той да постигне целта по най-добрия начин. Или потвърдете правилността на неговите действия.  Можете да го направите и без обратна връзка, но ще трябва да сте ясно, че Вие губите: време. Служителят продължава да прави каквото знае. Ако не му кажете какво е добро и какво може да се подобри - той получава огромен опит, но пътят към резултата може да отнеме много дълго време; мотивация. Когато общувате със служител, Вие изслушвате неговата гледна точка и изказвате своята. Вие мотивирате служителя си да постигне по-добри резултати, давайки му увереност в правилността на действията му; откритост и ангажираност. Като споделяте притесненията си относно статуса на проекта / задачата / презентацията, между Вас се създават открити и честни отношения. По-ценно от това няма нищо. От такъв ръководител е малко вероятно някой служител да поиска да си тръгне. Кой и на кого дава обратна връзка  Грешка е да се мисли, че само ръководителя дава обратна връзка на подчинения. Инициирайте я сам, търсейки я сред вашите колеги, ръководител, подчинени.  Изградете своят професионализъм. Обратната връзка - това е един от инструментите, който ще ви помогне да се самоусъвършенствате. Първоначално има вероятност да срещнете някакво недоразумение: колегите не винаги ще намерят думи, някой ще каже нещо неутрално, други ще ви похвалят, а трети ще поискат време за формулиране. Основното нещо - не спирайте. Видове обратна връзка  Има положителна обратна връзка и конструктивна.  Защо давате положителна обратна връзка? Всичко е добре направено, всичко е ясно за всички, продължаваме да работим по-нататък ...  За Вас самите няма значение, изпратили ли сте писмо до клиента, имали ли сте успешни преговори? Кой, освен Вас, знае за това? Нека ​​подчертаем, че служителят прави нещо качествено и това има положителен ефект върху бизнеса - това е важно. Как да избегнем похвалата?  Няма смисъл да казвате на служителя, че той просто е страхотен и това е всичко. Това не носи ценности. Говорете конкретно, какво точно служителят е направил добре, какви негови действия ще доведат до успех.  Конструктивната обратна връзка подлежи на същите правила: да кажем конкретно какво е направено погрешно и как това може да повлияе върху резултата.  Не изкупувайте 'греховете' и Вашето недоволство от служителя. Често срещаме ситуация, в която ръководителя оправдава в главата си своя служител, мислейки за него или условно „прощавайки му”. Правила за обратна връзка Пригответе се за диалога. Направете ясен план за това, което искате да кажете и какво искате да се договорите. Диалогът със служител е толкова важен, колкото и външните преговори с партньорите.  Съществува прецедент, среща, обсъждане.  Говорете за факти без емоции. Потърсете причинно-следствената връзка: как действието на служителя влияе върху резултата.  Бъдете искрени - всеки от нас има различно ниво на емоционална интелигентност. Никой не търси от Вас съпричастност, ако това не е Ваше качество. Бъдете честни със себе си и с подчинените си. Не се страхувайте да признаете грешките си. Лидерът не винаги е прав, не може да знае всичко. Да, и не е длъжен. Признаването на това ви прави по-силен.  Не се срещайте напразно със служителя , за да му дадете обратна връзка, само защото компанията вече има шестмесечна оценка или HR е писал, че трябва да давате обратна връзка. Срещата в името на някакво правило никому не е нужна. Я-съобщения. Говорете от Ваше име ('Забелязах, попитах, предположих ...'). Опитайте се да изградите цялата си реч от първо лице, изключвайки предложенията от Вас („Вие забравихте, нямахте време“). Тези предложения се възприемат от мозъка като заплаха. Това се случва за секунди и тогава човекът вече спира да възприема това, което му се казва. Връщането му в конструктивния диалог ще бъде много по-трудно. Критерий за успех при обратната връзка  Ако след разговора, служителят може ясно да формулира какво се изисква от него - то това означава, че правилно сте му предали идеята си. Ако можете също така ясно да формулирате за себе си това, за което сте се договорили, какво конкретно трябва да направи вашият служител - това означава, че сте говорили конкретно. Ако имате същия план - тогава диалогът е бил продуктивен! Обратната връзка - това е инструмент на ръководителя не по-малко, а понякога дори по-важен от поставянето на задачи, делегирането и т.н. Обратната връзка развива сътрудника.  Обратната връзка Ви развива, Вие се научавате да разделяте емоциите от фактите и се научавате безобидно, но продуктивно да говорите със служителите си.
Публикувано от: Zaplata.bg
Още »
Всички статии