8 съвета за организиране на Вашия офис

Публикувано от: Zaplata.bg
20 Юли, 2019 г.

Снимка: shutterstock

Как правилно да организираме работното си място в офиса?

За да подобрите продуктивността, трябва да се отървете от дразнителите на работното място в офиса или в кабинета с компютъра. Външните фактори постоянно отвличат вниманието, не позволявайки да се концентрирате. В резултат на това, сроковете са нарушени, не са изпълнени важни задачи, не са обобщени резултатите от преговорите с важни клиенти. За да се отървете от тези проблеми, трябва да създадете идеалното работно пространство за себе си. Организацията на работното място е много по-леснa, отколкото може да изглежда на пръв поглед.

Отърваването от дразнителите. Някои детайли, които на пръв поглед изглеждат незначителни дреболии, всъщност силно влияят върху работоспособността. Понякога регулирането на височината на стола, смяната на музиката за фон или настройването на програмите на компютъра увеличават продуктивността няколко пъти. За да определите тези фактори, е достатъчно в течение на няколко седмици да записвате всеки детайл, който отвлича вниманието Ви. В резултат на това ще получите списък от нещата, над които ще трябва да поработите.

8 съвета за организиране на работното място

Порядъкът на работния плот и липсата на разсейващи фактори в офиса ще Ви позволи да се съсредоточите върху важните въпроси и да имате време да направите всичко преди края на работното време.

Първо: порядък на работния плот. От работното място трябва да премахнете всичко ненужно. Става дума за отдавна остарелите записки, които вече са изгубили своята актуалност. Да поставите по местата им ненужните документи. Не забравяйте да избършете праха от бюрото. На масата в офиса или кабинета не трябва да има нещо, което да пречи на работата или да заема пространството. В идеалния случай, общото почистване на работното място трябва да се извършва поне веднъж на всеки две седмици.

Второ: разхвърлянето на канцеларски принадлежности. Със сигурност, много хора имат по работния си плот химикалки или ножици. Всички канцеларски материали трябва да бъдат проверени за работоспособност, след което да бъдат прибрани в специално чекмедже.

По възможност, отстранете от работния плот излишните кабели на компютъра, клавиатурата, компютърната мишка и слушалките. Добре би било, ако имате възможност да използвате безжични устройства.

Трето: сменяйте стикерите на дъската за планиране. Ако пространството в офиса или стаята позволява, редом до бюрото можете да поставите таблото за планиране. То трябва да бъде разделено на няколко зони:

задачи;
приоритет (най-важното);
в работа;
завършено.

Напомнянията за всяка задача могат да бъдат премествани по време на работа. За целта се използват специални магнити или стикери. След създаването на дъската е възможно не само да се разтовари пространството, но и да се определи последователността от действията и хода на техните изпълнения през деня.

Четвърто: обърнете внимание на осветлението. Правилно подбраното осветление е много важно за офисната работа. Бюрото трябва да бъде поставено така, че осветлението да пада отляво (за левичарите от другата страна). Понякога, върху продуктивността влияние оказват настройките и на компютърния монитор. Можете да проверите яркостта и контраста на изображението. Необходимо е да настроите нивото на наклона на екрана. Това ще спомогне за облекчаване на напрежението върху очите и повишаване на производителността.

Пето: изберете правилния стол. Правилно подбрания ергономичен работен стол облекчава напрежението върху гръбначния стълб. Ако естеството на работата включва постоянно присъствие на работното място, трябва да се обърне специално внимание на избора на работни столове.

Шесто: кошчето за боклук - залогът за чистота За да не се събира ненужна хартия върху бюрото, трябва да поставите коша за отпадъци, така че да можете да изхвърляте излишъка, без да ставате от стола. Такава техника ще позволи да не се претрупва работния плот с ненужни дреболии, които постепенно превръщат работното място в бъркотия.

Седмо: организиране на система за съхранение. Когато работите с голям брой документи, трябва да обмислите собствената си удобна система за съхранение. Документите могат да се сортират по папки, които ще се формират по един от методите:

по дати;
по контрагенти;
по проекти.

Документите, които рядко се използват, могат да бъдат поставени в чекмеджето на шкафа или бюрото.

Важните документи се препоръчва да се сканират или да се направят копия на телефона. Ако ги запазите в облак приложение, можете да получите достъп до документите от всяко устройство с достъп до интернет.

При съхранение на електронни версии, помислете за името на всеки файл. То трябва да е разбираемо, така че ако е необходимо, да не отваряте всички документи в търсене на правилния.

Осмо: дръжте тефтера си със записки на работния плот. Обикновеният тефтер с писалка, който постоянно е под ръка, Ви позволява винаги да държите пред очите си списъка с актуалните събития. Така, в края на работния ден, няма да имате нерешени въпроси, тъй като всички важни задачи ще бъдат пред очите Ви.

Спазването на тези правила ще Ви позволи да съхраните порядъка на работното място, а това означава, че ще имате много повече време през деня. И то без значение къде работите: в офиса, у дома, в отделно помещение или в кабинет.

Как протича интервю за работа в НОИ

Интервюто за позиция в Националния осигурителен институт е формален и ясно структуриран процес, при който се оценяват както професионалните знания, така и готовността за работа в публична администрация. Още в началния етап кандидатите преминават през подбор по документи, а самото интервю цели да провери точността, отговорността и умението за работа с граждани и нормативна рамка. 1. Подготовка преди интервюто – първата решаваща стъпка Подготовката започва с внимателно запознаване с изискванията за конкретната длъжност. В обявите за работа в държавния сектор ясно са посочени образованието, професионалният опит и необходимите компетентности. Кандидатите е добре да имат основни познания за функциите на НОИ, социалното и пенсионното осигуряване, както и за работата с официална документация. Това показва ангажираност и реален интерес към позицията. 2. Как протича интервюто за работа в НОИ Интервюто обикновено се провежда от комисия, съставена от представители на администрацията и човешки ресурси. Разговорът следва предварително определена структура и е със сдържан, делови тон. По време на срещата се обсъждат професионалният опит, мотивацията за кандидатстване и разбирането за работата в институционална среда. Очаква се ясна аргументация и способност за логично обяснение на предишни задачи и отговорности. 3. Какви умения се оценяват при подбора Работата в публичния сектор изисква специфичен профил. Комисията обръща внимание не само на знанията, но и на личните качества, които гарантират коректно обслужване и спазване на правила. Най-често се търсят: внимание към детайла и прецизност умения за работа с документи и срокове комуникация с граждани в различни ситуации устойчивост на напрежение и етично поведение 4. Типични теми и примери от практиката Част от въпросите са свързани с реални ситуации от ежедневната работа. Целта е да се прецени как кандидатът би реагирал при административни казуси или комуникация с осигурени лица. Възможно е да се обсъждат сценарии като обработка на непълни документи, работа при натоварване или подход към недоволен гражданин. Важно е не толкова „правилният“ отговор, колкото разумната логика и професионалното отношение. 5. Поведение, визия и комуникация по време на срещата Деловият външен вид и спокойното поведение създават положително първо впечатление. Ясният изказ, уважителният тон и увереното, но не демонстративно поведение са силно ценени. Добър знак е, когато кандидатът задава въпроси, свързани с конкретната позиция, екипа или начина на работа, което показва реален интерес и ангажираност. 6. Какво следва след интервюто След приключване на всички срещи комисията прави оценка и взема решение в рамките на обявения срок. Одобрените кандидати получават обратна връзка по официален канал. Независимо от изхода, подобно интервю дава ценен опит и по-добра ориентация за изискванията в държавната администрация.

Още »

Как да напусна работа: ключови моменти, които не бива да пропускате

Решението да напуснете работа почти никога не е лесно. В повечето случаи то идва след дълго колебание, натрупана умора или усещането, че сте стигнали до застой. Понякога причината е желание за развитие, друг път – нужда от промяна. Каквато и да е ситуацията, напускането е процес, който изисква спокойствие, подготовка и ясна преценка. Когато подходите разумно, избягвате излишен стрес и си осигурявате по-плавен преход към следващата стъпка в кариерата си. 1. Вземете осъзнато решение и си поставете ясна цел Преди да действате, дайте си време да помислите. Напускането в момент на силни емоции рядко води до добри резултати и често създава допълнителни притеснения – особено финансови. Опитайте се честно да си отговорите на няколко въпроса: какво ви кара да искате промяна, какво вече не ви удовлетворява и какво очаквате от следващата си работа. Когато знаете накъде искате да вървите, решенията идват по-лесно и с повече увереност. 2. Проверете трудовия договор и законовата рамка Много хора подценяват формалната страна на напускането, а именно тя често създава проблеми. Преди да предприемете следващата стъпка, отделете време да прегледате трудовия си договор. Обърнете внимание на срока на предизвестието, условията за прекратяване и евентуалните неустойки. В България стандартният срок обикновено е 30 дни, но в някои случаи може да бъде по-дълъг. Спазването на тези условия ви предпазва от излишни спорове и показва коректност. 3. Как да напусна работа по коректен и професионален начин Начинът, по който съобщавате решението си, е от ключово значение. Дори когато причините за напускането са неприятни, разговорът трябва да бъде спокоен и уважителен. Добре е първо да говорите лично с прекия си ръководител. Изберете подходящ момент и бъдете ясни, без обвинения и излишни обяснения. Професионалното поведение в този момент често оставя по-силно впечатление от самата причина за напускане. 4. Подгответе писмено предизвестие без излишни обяснения След разговора идва ред на официалната част – писменото предизвестие. То не трябва да бъде дълго или емоционално. Достатъчно е да е ясно, коректно и съобразено със законовите изисквания. Подайте документа по установения ред – чрез деловодство, имейл или лично срещу подпис. Добра практика е да запазите копие за себе си, за да избегнете недоразумения. 5. Какво да направите по време на предизвестието Периодът на предизвестие е шанс да приключите отношенията си достойно и да запазите добро име: изпълнявайте задълженията си отговорно до последния ден предайте текущите задачи и проекти по ясен начин оставете необходимата информация за приемственост избягвайте конфликти и негативни коментари ако е възможно, поискайте препоръка Този подход често се отплаща в бъдеще, дори когато не го очаквате. 6. Уредете финансовите и административните детайли Преди окончателното напускане уточнете всички финансови въпроси – последното възнаграждение, компенсациите за неизползван отпуск и други дължими плащания. Уверете се, че ще получите всички необходими документи – служебни бележки, вписвания в трудовата книжка или електронния регистър. Те ще ви трябват при започване на нова работа или при административни процедури. 7. Запазете професионални отношения и добра репутация Дори когато напускането е продиктувано от трудна ситуация, коректното поведение е от значение. Професионалният свят е по-малък, отколкото изглежда, а добрите отношения често отварят врати неочаквано. Спокойното и уважително прекратяване на работните отношения оставя положително впечатление и увеличава шансовете за бъдеща подкрепа или препоръка. 8. Планирайте следващата си стъпка предварително Най-сигурният вариант е да имате яснота какво следва още преди да напуснете. Това може да бъде нова позиция, преквалификация или кратка пауза за преосмисляне. Когато знаете как да напуснете работа без излишни рискове и имате план за бъдещето, преходът става по-лек и по-уверен. Добрата подготовка ви дава спокойствие в един важен момент от професионалния ви път.

Още »