8 съвета за организиране на Вашия офис

Публикувано от: Zaplata.bg
20 Юли, 2019 г.

Снимка: shutterstock

Как правилно да организираме работното си място в офиса?

За да подобрите продуктивността, трябва да се отървете от дразнителите на работното място в офиса или в кабинета с компютъра. Външните фактори постоянно отвличат вниманието, не позволявайки да се концентрирате. В резултат на това, сроковете са нарушени, не са изпълнени важни задачи, не са обобщени резултатите от преговорите с важни клиенти. За да се отървете от тези проблеми, трябва да създадете идеалното работно пространство за себе си. Организацията на работното място е много по-леснa, отколкото може да изглежда на пръв поглед.

Отърваването от дразнителите. Някои детайли, които на пръв поглед изглеждат незначителни дреболии, всъщност силно влияят върху работоспособността. Понякога регулирането на височината на стола, смяната на музиката за фон или настройването на програмите на компютъра увеличават продуктивността няколко пъти. За да определите тези фактори, е достатъчно в течение на няколко седмици да записвате всеки детайл, който отвлича вниманието Ви. В резултат на това ще получите списък от нещата, над които ще трябва да поработите.

8 съвета за организиране на работното място

Порядъкът на работния плот и липсата на разсейващи фактори в офиса ще Ви позволи да се съсредоточите върху важните въпроси и да имате време да направите всичко преди края на работното време.

Първо: порядък на работния плот. От работното място трябва да премахнете всичко ненужно. Става дума за отдавна остарелите записки, които вече са изгубили своята актуалност. Да поставите по местата им ненужните документи. Не забравяйте да избършете праха от бюрото. На масата в офиса или кабинета не трябва да има нещо, което да пречи на работата или да заема пространството. В идеалния случай, общото почистване на работното място трябва да се извършва поне веднъж на всеки две седмици.

Второ: разхвърлянето на канцеларски принадлежности. Със сигурност, много хора имат по работния си плот химикалки или ножици. Всички канцеларски материали трябва да бъдат проверени за работоспособност, след което да бъдат прибрани в специално чекмедже.

По възможност, отстранете от работния плот излишните кабели на компютъра, клавиатурата, компютърната мишка и слушалките. Добре би било, ако имате възможност да използвате безжични устройства.

Трето: сменяйте стикерите на дъската за планиране. Ако пространството в офиса или стаята позволява, редом до бюрото можете да поставите таблото за планиране. То трябва да бъде разделено на няколко зони:

задачи;
приоритет (най-важното);
в работа;
завършено.

Напомнянията за всяка задача могат да бъдат премествани по време на работа. За целта се използват специални магнити или стикери. След създаването на дъската е възможно не само да се разтовари пространството, но и да се определи последователността от действията и хода на техните изпълнения през деня.

Четвърто: обърнете внимание на осветлението. Правилно подбраното осветление е много важно за офисната работа. Бюрото трябва да бъде поставено така, че осветлението да пада отляво (за левичарите от другата страна). Понякога, върху продуктивността влияние оказват настройките и на компютърния монитор. Можете да проверите яркостта и контраста на изображението. Необходимо е да настроите нивото на наклона на екрана. Това ще спомогне за облекчаване на напрежението върху очите и повишаване на производителността.

Пето: изберете правилния стол. Правилно подбрания ергономичен работен стол облекчава напрежението върху гръбначния стълб. Ако естеството на работата включва постоянно присъствие на работното място, трябва да се обърне специално внимание на избора на работни столове.

Шесто: кошчето за боклук - залогът за чистота За да не се събира ненужна хартия върху бюрото, трябва да поставите коша за отпадъци, така че да можете да изхвърляте излишъка, без да ставате от стола. Такава техника ще позволи да не се претрупва работния плот с ненужни дреболии, които постепенно превръщат работното място в бъркотия.

Седмо: организиране на система за съхранение. Когато работите с голям брой документи, трябва да обмислите собствената си удобна система за съхранение. Документите могат да се сортират по папки, които ще се формират по един от методите:

по дати;
по контрагенти;
по проекти.

Документите, които рядко се използват, могат да бъдат поставени в чекмеджето на шкафа или бюрото.

Важните документи се препоръчва да се сканират или да се направят копия на телефона. Ако ги запазите в облак приложение, можете да получите достъп до документите от всяко устройство с достъп до интернет.

При съхранение на електронни версии, помислете за името на всеки файл. То трябва да е разбираемо, така че ако е необходимо, да не отваряте всички документи в търсене на правилния.

Осмо: дръжте тефтера си със записки на работния плот. Обикновеният тефтер с писалка, който постоянно е под ръка, Ви позволява винаги да държите пред очите си списъка с актуалните събития. Така, в края на работния ден, няма да имате нерешени въпроси, тъй като всички важни задачи ще бъдат пред очите Ви.

Спазването на тези правила ще Ви позволи да съхраните порядъка на работното място, а това означава, че ще имате много повече време през деня. И то без значение къде работите: в офиса, у дома, в отделно помещение или в кабинет.

Видове социални придобивки за служители

До преди няколко години разговорът за работа беше сравнително кратък – каква е заплатата и кога може да се започне. Днес нещата са доста по-различни. Хората питат за отпуските, за работата от вкъщи, за гъвкавото време, за здравното осигуряване. Някои дори първо се интересуват от атмосферата в екипа и чак след това стигат до парите. Това не е случайно. Много служители вече се уморяват от постоянното бързане, напрежението и усещането, че работата заема почти целия им ден. Затова все повече хора започнаха да обръщат внимание не само на възнаграждението, а и на условията около него. 1. Допълнителното здравно осигуряване се оценява истински, когато потрябва Докато човек няма нужда от лекар, обикновено не мисли много по темата. После идва момент, в който трябва да си запише час за преглед и тогава подобна придобивка започва да изглежда съвсем различно. Особено при хора с деца или натоварено ежедневие това носи огромно улеснение. Няма чакане с месеци, няма обикаляне и търсене къде има свободен час. Има служители, които спокойно биха избрали по-спокойни условия с добро здравно осигуряване пред малко по-висока заплата. 2. Гъвкавото работно време вече тежи много повече Имаше период, в който компаниите впечатляваха с модерни офиси, зони за кафе и цветни пространства за почивка. Сега доста хора гледат друго – колко време прекарват в трафик и дали могат поне понякога да работят от вкъщи. За много служители възможността сами да подредят деня си е много по-ценна от хубавия офис. Особено след последните години доста хора свикнаха с по-свободен режим и вече трудно приемат строго фиксирано работно време без никаква гъвкавост. 3. Ваучерите за храна изглеждат дребни, но се усещат Това е една от онези придобивки, които човек използва почти без да се замисля. При по-високите цени на храната обаче разликата започна да се усеща доста повече. Много служители признават, че подобен бонус реално им помага в ежедневните разходи. И макар да не звучи впечатляващо, почти всеки го оценява. 4. Кои придобивки хората търсят най-често Обикновено най-силно впечатление правят нещата, които улесняват ежедневието. Най-често това са: работа от вкъщи; здравно осигуряване; ваучери за храна; карта за спорт; повече отпуск; бонуси. Различните хора търсят и различни неща. Някой държи на сигурността, друг – на свободното време. 5. Повече отпуск вече се забелязва веднага Преди няколко допълнителни дни отпуск рядко правеха впечатление. Сега доста хора ги гледат още когато четат обявата. Причината е проста – много професии станаха по-напрегнати и хората започнаха да се изморяват повече. Възможността просто да си починеш малко по-дълго вече има съвсем друга стойност. Някои работодатели дават допълнителен ден за рожден ден или след определен стаж. Малък жест, който обаче служителите помнят. 6. Бонусите все още имат значение Хората може да търсят спокойствие, повече свободно време и по-добра среда, но парите също остават важна част от работата. Когато един служител се старае повече и това бъде забелязано, обикновено и мотивацията му е различна. Не е само до самия бонус, а до усещането, че трудът му не остава незабелязан. Точно затова много работодатели продължават да дават допълнителни бонуси, а понякога и други стимули – повече гъвкавост, допълнителен почивен ден или възможност човек да се развива в компанията. 7. Възможностите за развитие започнаха да влияят повече Много хора вече не искат просто стабилна работа. Искат да имат усещането, че се движат напред. Затова обученията, курсовете и различните вътрешни програми започнаха да тежат повече при избора на работодател. Особено при по-младите служители това често е решаващо. 8. Атмосферата в екипа понякога се оказва най-важното нещо Има места с добри заплати и бонуси, където хората пак не издържат дълго. Причината невинаги е в работата. Понякога напрежението, отношението между колегите или начинът на комуникация оказват много по-силно влияние. От друга страна, има компании с по-обикновени условия, но спокойна среда, където служителите остават с години. 9. Хората вече гледат не само парите Преди повечето кандидати се интересуваха най-вече от едно – каква ще е заплатата. Днес обаче много хора си задават съвсем различни въпроси още преди да приемат дадена работа. Ще им остава ли време за личен живот. Ще могат ли да си почиват нормално. Каква ще е атмосферата в екипа и дали работата няма да ги държи под напрежение постоянно. Точно затова допълнителните придобивки започнаха да тежат толкова много при избора на работодател. Защото повечето хора вече не търсят просто сигурна работа, а по-нормално ежедневие и малко повече баланс.

Още »

Каква работа да започна – когато усещате, че сегашната вече не е за вас

Има един момент, който доста хора познават добре. Будилникът звъни сутрин, а първата мисъл не е „трябва да ставам“, а „пак ли“. Не защото сте мързеливи. Просто сте уморени по онзи тих начин, който се натрупва с месеци. Тогава човек започва да се оглежда. Първо уж на шега. Разглежда обяви, пита познати кой къде работи, мисли си как би изглеждал животът му, ако започне нещо различно. И рано или късно стига до въпроса: „Добре, а каква работа да започна?“ Само че истината е, че рядко има един ясен отговор. Повечето хора не откриват „своето нещо“ от първия път. Някои сменят професии няколко пъти. Други дълго стоят на място, което не харесват, просто защото ги е страх да рискуват. 1. Не винаги професията е проблемът Понякога човек решава, че мрази работата си, а всъщност не понася средата. Има разлика. Едно е да не харесваш това, което правиш. Съвсем друго е да работиш с напрегнат колектив, токсичен шеф или постоянно напрежение. Има хора, които сменят фирмата и изведнъж започват да се чувстват съвсем различно, въпреки че вършат почти същото. Затова е добре човек първо честно да си признае кое точно го изморява. 2. Добрите пари невинаги означават добър живот Много хора тръгват само към заплатата. И това е разбираемо. Сметките не се плащат с мотивационни цитати. Само че след време някои осъзнават, че са постоянно напрегнати, нямат време за себе си и живеят основно между работа и умора. Има професии, които носят добри доходи, но буквално изяждат всекидневието. Други хора пък печелят по-малко, но вечер не мислят за работа и не се будят с тревога в неделя. Понякога балансът се оказва по-важен, отколкото човек е предполагал. 3. Има повече възможности, отколкото изглежда Когато човек е стоял дълго на едно място, често започва да мисли, че никъде другаде няма шанс. А това невинаги е вярно. В момента има доста сфери, в които трудно намират хора. Особено в логистиката, търговията, производството, транспорта и техническите дейности. На много места вече предпочитат да обучат нов човек, вместо да чакат кандидат с перфектен опит. Разбира се, никой не обещава лесен старт. Понякога първите месеци са объркани и изморителни. Но почти всяка промяна минава през такъв период. 4. Най-трудната стъпка обикновено е първата Има хора, които с години казват, че ще сменят работата си. Разглеждат обяви вечер, оплакват се от сегашното място, представят си как ще започнат нещо друго… и нищо не се случва. Причината често е страхът. Страхът, че ще сгрешат. Че няма да се справят. Че новата работа може да се окаже още по-лоша. И честно казано, такъв риск винаги има. Но човек трудно разбира кое е правилно за него, ако не даде шанс на нищо ново. 5. Каква работа може да започне човек без голям опит Това е нещо, което тревожи много хора. Особено ако дълго време са работили само едно и също.Истината е, че има доста позиции, при които никой не очаква да знаете всичко още от първия ден: работа в магазин; складова дейност; офис асистент; обслужване на клиенти; оператор; куриерски услуги; помощни технически позиции. Понякога точно подобна работа помага на човек да си върне увереността. Да види, че може да се справя и извън познатото място. 6. Работата от вкъщи звучи по-лесно, отколкото е Много хора мечтаят за дистанционна работа. Без пътуване, без офис, без шумни колеги. Само че след време някои започват да усещат друго – че не могат да се откъснат от работата, че стоят сами по цял ден и че границата между работа и почивка постепенно изчезва. За някои това е идеален начин на живот. За други – нещо, което ги натоварва психически повече, отколкото са очаквали. 7. Нормално е да не знаете какво искате веднага Това може би е най-важното. Има хора, които на 20 години знаят точно какво искат. Но има и много други, които дълго търсят посоката си. Понякога човек разбира какво му харесва чак след като е минал през няколко различни места. А понякога най-неприятната работа се оказва полезна, защото показва какво повече не искате да търпите. 8. Не е нужно да промените живота си за един ден Някои хора чакат перфектния момент. Само че той рядко идва. Понякога промяната започва с нещо съвсем малко – една изпратена автобиография, разговор с познат или курс, който дълго сте отлагали. И дори да не намерите правилното място веднага, пак е по-добре от това с години да стоите някъде, където се чувствате изчерпани още преди денят да е започнал.

Още »