8 съвета за организиране на Вашия офис

Публикувано от: Zaplata.bg
20 Юли, 2019 г.

Снимка: shutterstock

Как правилно да организираме работното си място в офиса?

За да подобрите продуктивността, трябва да се отървете от дразнителите на работното място в офиса или в кабинета с компютъра. Външните фактори постоянно отвличат вниманието, не позволявайки да се концентрирате. В резултат на това, сроковете са нарушени, не са изпълнени важни задачи, не са обобщени резултатите от преговорите с важни клиенти. За да се отървете от тези проблеми, трябва да създадете идеалното работно пространство за себе си. Организацията на работното място е много по-леснa, отколкото може да изглежда на пръв поглед.

Отърваването от дразнителите. Някои детайли, които на пръв поглед изглеждат незначителни дреболии, всъщност силно влияят върху работоспособността. Понякога регулирането на височината на стола, смяната на музиката за фон или настройването на програмите на компютъра увеличават продуктивността няколко пъти. За да определите тези фактори, е достатъчно в течение на няколко седмици да записвате всеки детайл, който отвлича вниманието Ви. В резултат на това ще получите списък от нещата, над които ще трябва да поработите.

8 съвета за организиране на работното място

Порядъкът на работния плот и липсата на разсейващи фактори в офиса ще Ви позволи да се съсредоточите върху важните въпроси и да имате време да направите всичко преди края на работното време.

Първо: порядък на работния плот. От работното място трябва да премахнете всичко ненужно. Става дума за отдавна остарелите записки, които вече са изгубили своята актуалност. Да поставите по местата им ненужните документи. Не забравяйте да избършете праха от бюрото. На масата в офиса или кабинета не трябва да има нещо, което да пречи на работата или да заема пространството. В идеалния случай, общото почистване на работното място трябва да се извършва поне веднъж на всеки две седмици.

Второ: разхвърлянето на канцеларски принадлежности. Със сигурност, много хора имат по работния си плот химикалки или ножици. Всички канцеларски материали трябва да бъдат проверени за работоспособност, след което да бъдат прибрани в специално чекмедже.

По възможност, отстранете от работния плот излишните кабели на компютъра, клавиатурата, компютърната мишка и слушалките. Добре би било, ако имате възможност да използвате безжични устройства.

Трето: сменяйте стикерите на дъската за планиране. Ако пространството в офиса или стаята позволява, редом до бюрото можете да поставите таблото за планиране. То трябва да бъде разделено на няколко зони:

задачи;
приоритет (най-важното);
в работа;
завършено.

Напомнянията за всяка задача могат да бъдат премествани по време на работа. За целта се използват специални магнити или стикери. След създаването на дъската е възможно не само да се разтовари пространството, но и да се определи последователността от действията и хода на техните изпълнения през деня.

Четвърто: обърнете внимание на осветлението. Правилно подбраното осветление е много важно за офисната работа. Бюрото трябва да бъде поставено така, че осветлението да пада отляво (за левичарите от другата страна). Понякога, върху продуктивността влияние оказват настройките и на компютърния монитор. Можете да проверите яркостта и контраста на изображението. Необходимо е да настроите нивото на наклона на екрана. Това ще спомогне за облекчаване на напрежението върху очите и повишаване на производителността.

Пето: изберете правилния стол. Правилно подбрания ергономичен работен стол облекчава напрежението върху гръбначния стълб. Ако естеството на работата включва постоянно присъствие на работното място, трябва да се обърне специално внимание на избора на работни столове.

Шесто: кошчето за боклук - залогът за чистота За да не се събира ненужна хартия върху бюрото, трябва да поставите коша за отпадъци, така че да можете да изхвърляте излишъка, без да ставате от стола. Такава техника ще позволи да не се претрупва работния плот с ненужни дреболии, които постепенно превръщат работното място в бъркотия.

Седмо: организиране на система за съхранение. Когато работите с голям брой документи, трябва да обмислите собствената си удобна система за съхранение. Документите могат да се сортират по папки, които ще се формират по един от методите:

по дати;
по контрагенти;
по проекти.

Документите, които рядко се използват, могат да бъдат поставени в чекмеджето на шкафа или бюрото.

Важните документи се препоръчва да се сканират или да се направят копия на телефона. Ако ги запазите в облак приложение, можете да получите достъп до документите от всяко устройство с достъп до интернет.

При съхранение на електронни версии, помислете за името на всеки файл. То трябва да е разбираемо, така че ако е необходимо, да не отваряте всички документи в търсене на правилния.

Осмо: дръжте тефтера си със записки на работния плот. Обикновеният тефтер с писалка, който постоянно е под ръка, Ви позволява винаги да държите пред очите си списъка с актуалните събития. Така, в края на работния ден, няма да имате нерешени въпроси, тъй като всички важни задачи ще бъдат пред очите Ви.

Спазването на тези правила ще Ви позволи да съхраните порядъка на работното място, а това означава, че ще имате много повече време през деня. И то без значение къде работите: в офиса, у дома, в отделно помещение или в кабинет.

Как се пише заявление за работа

Знанието как се пише заявление за работа е ключово, когато искате да направите добро първо впечатление пред работодател. Този документ представя вашето желание да заемете конкретна позиция и показва уважение към процедурите на фирмата. Изрядно оформеното заявление говори за професионализъм, внимание към детайла и готовност да спазвате правила още преди да сте започнали работа. 1. Ролята на заявлението Преди да преминете към конкретното оформяне, е важно да осъзнаете, че заявлението е официален документ. То не е формалност, а начин да заявите мотивирано и ясно защо искате дадената позиция. Макар да е по-кратко от мотивационното писмо, неговото съдържание трябва да бъде стегнато, логично и уважително към работодателя. 2. Основни елементи в структурата За да бъде документът успешен и професионален, е добре да следвате ясна структура. В началото се изписват датата, името на фирмата, отделът или името на лице за контакт. След това се формулира кратко обръщение, а в основната част се посочва длъжността, за която кандидатствате, и причината да проявявате интерес към нея. Накрая добавяте уверение, че прилагате нужните документи и сте на разположение за допълнителна информация. 3. Подготовка преди написването За да оформите документа професионално, е добре предварително да се запознаете с фирмата. Това включва дейностите, ценностите и очакванията към служителите. Когато знаете тези детайли, ще можете да формулирате текста по-целенасочено. Стегнатият стил винаги се оценява, затова избягвайте прекалено дълги обяснения и се придържайте към конкретика. 4. Формулиране на съдържанието Ядрото на документа трябва да бъде ясно и кратко. Посочете длъжността, опита си, причините за интерес към компанията и готовността ви да съдействате при следващи етапи от подбора. Използването на точен и уважителен тон е задължително. Изреченията трябва да бъдат граматически коректни, а оформлението — подредено и четимо. 5. Финален преглед и корекции Преди да подадете документа, прегледайте го внимателно. Проверете правописа, подредбата и дали всички необходими данни присъстват. Добре изготвеният текст показва, че сте сериозен кандидат. На този етап е важно да се уверите, че формулировките са професионални и в съответствие с общия стил на фирмата. 6. Значението на правилното оформяне Разбирането на това как се пише заявление за работа ви помага да се представите по най-добрия начин още преди първия контакт с работодателя. Липсата на грешки, ясната структура и уважителният тон подсилват впечатлението, че сте подготвен и отговорен кандидат. Добре оформеният документ често накланя везните във ваша полза в процес на подбор.

Още »

Как да си намерим работа в Швейцария: Практично ръководство за успешен старт

Да разберем как да си намерим работа в Швейцария е важна стъпка за всеки, който търси стабилност, високи доходи и сигурна работна среда. Швейцария е сред най-желаните дестинации за българи, но кандидатстването изисква подготовка, търпение и ясно разбиране на правилата. В това ръководство ще обясним как да си намерим работа в Швейцария по най-ефективния начин, какви документи са нужни и какво очакват работодателите. 1. Защо е важно да знаем как да си намерим работа в Швейцария Преди да преминем към конкретните стъпки, е важно да осъзнаем защо разбирането как да си намерим работа в Швейцария е ключово. Страната има строги критерии за подбор, високи стандарти и сериозна конкуренция. Добрата предварителна подготовка увеличава шансовете за успех. Работодателите очакват коректни документи, професионално CV и ясна мотивация. 2. Как да си намерим работа в Швейцария – необходими документи и условия Най-важната стъпка в процеса е подготовката на документите. Обикновено ще ви трябват: актуално CV на немски, френски или английски дипломи и сертификати препоръки от предишни работодатели паспорт или лична карта доказателства за квалификация, ако професията го изисква Добрата подготовка показва сериозност. Документите трябва да са преведени от отличен преводач и представени в професионален формат. 3. Къде да търсим работа и как да увеличим шансовете си Следващият етап е използването на надеждни платформи като Zaplata.bg. Швейцарските работодатели предпочитат големи сайтове, агенции за подбор и официални портали. Добре е да следите позиции в сфери като здравеопазване, хотелиерство, транспорт, логистика, производство и IT. Когато мислим да търсим работа в Швейцария , е важно и да подчертаем, че мотивационното писмо трябва да бъде конкретно, кратко и професионално. Швейцарските фирми ценят точност, ясни квалификации и реален опит. 4. Интервю и финални стъпки Последната част е подготовката за интервю. Работодателите се впечатляват от добре информирани кандидати, които познават фирмата и могат да обяснят защо искат позицията. Препоръчително е да сте готови с отговори за опит, умения, очаквана заплата и възможност за преместване. Преди подписване на договор е важно да проверите условията на труд — работно време, осигуровки, заплащане и пробен период. Разглеждането на всички детайли е финална, но решаваща стъпка в разбирането как да си намерим работа в Швейцария .

Още »