8 съвета за организиране на Вашия офис

Публикувано от: Zaplata.bg
20 Юли, 2019 г.

Снимка: shutterstock

Как правилно да организираме работното си място в офиса?

За да подобрите продуктивността, трябва да се отървете от дразнителите на работното място в офиса или в кабинета с компютъра. Външните фактори постоянно отвличат вниманието, не позволявайки да се концентрирате. В резултат на това, сроковете са нарушени, не са изпълнени важни задачи, не са обобщени резултатите от преговорите с важни клиенти. За да се отървете от тези проблеми, трябва да създадете идеалното работно пространство за себе си. Организацията на работното място е много по-леснa, отколкото може да изглежда на пръв поглед.

Отърваването от дразнителите. Някои детайли, които на пръв поглед изглеждат незначителни дреболии, всъщност силно влияят върху работоспособността. Понякога регулирането на височината на стола, смяната на музиката за фон или настройването на програмите на компютъра увеличават продуктивността няколко пъти. За да определите тези фактори, е достатъчно в течение на няколко седмици да записвате всеки детайл, който отвлича вниманието Ви. В резултат на това ще получите списък от нещата, над които ще трябва да поработите.

8 съвета за организиране на работното място

Порядъкът на работния плот и липсата на разсейващи фактори в офиса ще Ви позволи да се съсредоточите върху важните въпроси и да имате време да направите всичко преди края на работното време.

Първо: порядък на работния плот. От работното място трябва да премахнете всичко ненужно. Става дума за отдавна остарелите записки, които вече са изгубили своята актуалност. Да поставите по местата им ненужните документи. Не забравяйте да избършете праха от бюрото. На масата в офиса или кабинета не трябва да има нещо, което да пречи на работата или да заема пространството. В идеалния случай, общото почистване на работното място трябва да се извършва поне веднъж на всеки две седмици.

Второ: разхвърлянето на канцеларски принадлежности. Със сигурност, много хора имат по работния си плот химикалки или ножици. Всички канцеларски материали трябва да бъдат проверени за работоспособност, след което да бъдат прибрани в специално чекмедже.

По възможност, отстранете от работния плот излишните кабели на компютъра, клавиатурата, компютърната мишка и слушалките. Добре би било, ако имате възможност да използвате безжични устройства.

Трето: сменяйте стикерите на дъската за планиране. Ако пространството в офиса или стаята позволява, редом до бюрото можете да поставите таблото за планиране. То трябва да бъде разделено на няколко зони:

задачи;
приоритет (най-важното);
в работа;
завършено.

Напомнянията за всяка задача могат да бъдат премествани по време на работа. За целта се използват специални магнити или стикери. След създаването на дъската е възможно не само да се разтовари пространството, но и да се определи последователността от действията и хода на техните изпълнения през деня.

Четвърто: обърнете внимание на осветлението. Правилно подбраното осветление е много важно за офисната работа. Бюрото трябва да бъде поставено така, че осветлението да пада отляво (за левичарите от другата страна). Понякога, върху продуктивността влияние оказват настройките и на компютърния монитор. Можете да проверите яркостта и контраста на изображението. Необходимо е да настроите нивото на наклона на екрана. Това ще спомогне за облекчаване на напрежението върху очите и повишаване на производителността.

Пето: изберете правилния стол. Правилно подбрания ергономичен работен стол облекчава напрежението върху гръбначния стълб. Ако естеството на работата включва постоянно присъствие на работното място, трябва да се обърне специално внимание на избора на работни столове.

Шесто: кошчето за боклук - залогът за чистота За да не се събира ненужна хартия върху бюрото, трябва да поставите коша за отпадъци, така че да можете да изхвърляте излишъка, без да ставате от стола. Такава техника ще позволи да не се претрупва работния плот с ненужни дреболии, които постепенно превръщат работното място в бъркотия.

Седмо: организиране на система за съхранение. Когато работите с голям брой документи, трябва да обмислите собствената си удобна система за съхранение. Документите могат да се сортират по папки, които ще се формират по един от методите:

по дати;
по контрагенти;
по проекти.

Документите, които рядко се използват, могат да бъдат поставени в чекмеджето на шкафа или бюрото.

Важните документи се препоръчва да се сканират или да се направят копия на телефона. Ако ги запазите в облак приложение, можете да получите достъп до документите от всяко устройство с достъп до интернет.

При съхранение на електронни версии, помислете за името на всеки файл. То трябва да е разбираемо, така че ако е необходимо, да не отваряте всички документи в търсене на правилния.

Осмо: дръжте тефтера си със записки на работния плот. Обикновеният тефтер с писалка, който постоянно е под ръка, Ви позволява винаги да държите пред очите си списъка с актуалните събития. Така, в края на работния ден, няма да имате нерешени въпроси, тъй като всички важни задачи ще бъдат пред очите Ви.

Спазването на тези правила ще Ви позволи да съхраните порядъка на работното място, а това означава, че ще имате много повече време през деня. И то без значение къде работите: в офиса, у дома, в отделно помещение или в кабинет.

Как да си намеря работа в Америка: стратегия, възможности и реални стъпки за намиране на позиция

Много хора си представят, че заминаването за работа в Америка започва с купен билет и малко смелост. В действителност започва много по-тихо – с проучване, с въпроси и с доста колебания. Нормално е. Решението не е малко. Но ако подходите спокойно и подредено, нещата стават далеч по-ясни. Най-важното още в началото е да знаете на какво основание ще работите там. Без право на работа всичко останало остава само план. Затова първата реална стъпка не е кандидатстването, а уточняването на статута ви. 1. Първо уредете документите Колкото и примамливо да е да разглеждате обяви, започнете от визата. Информацията за процедурите се публикува официално от U.S. Citizenship and Immigration Services и е добре да разчитате именно на такива източници. Това може да отнеме време и търпение. Понякога се налагат допълнителни документи, чакане, уточнения. Важно е да приемете този етап като част от процеса, а не като пречка. 2. Къде реално има шанс за старт Америка не е еднаква навсякъде. В някои щати икономиката е по-силна, в други – разходите за живот са по-ниски. В градове като New York, Los Angeles и Chicago има повече компании, но и повече конкуренция. Понякога по-малък град означава по-малко кандидати и по-бърз достъп до интервю. Затова си струва да разгледате различни варианти, а не само най-популярните локации. 3. Автобиографията трябва да е ясна и честна Американските работодатели не търсят дълги разкази, а конкретика. Кратко CV, без снимка и без излишни подробности. Най-силно впечатление правят реалните резултати – числа, проекти, отговорности. Ако сте постигнали нещо, покажете го. Ако сте сменяли посоката си в кариерата, обяснете го спокойно. Автентичността личи и често прави по-добро впечатление от перфектно написан, но безличен текст. 4. Къде да търсите възможности Освен директно кандидатстване, контактите имат огромно значение. Можете да използвате: LinkedIn за професионални връзки Indeed за активни обяви Официалните сайтове на компании Препоръки чрез познати или български общности Понякога един разговор води до възможност, за която иначе не бихте разбрали. 5. Нужно ли е да сте вече там Не винаги. Все повече интервюта се провеждат онлайн. Но ако вече имате право на работа, това ви дава предимство. Работодателите предпочитат по-малко административни усложнения. Ако сте извън страната, бъдете ясни за плановете си и готовността за преместване. Честността изгражда доверие. 6. Интервюто не е изпит Много хора се притесняват прекалено. Интервюто обикновено е разговор – понякога директен, понякога по-структуриран. Ще ви питат за реални ситуации и решения, които сте вземали. Не е нужно да звучите перфектно. По-важно е да звучите истински и да показвате как мислите. 7. Подгответе се и за адаптация Дори след като получите предложение, предстои период на свикване. Новата среда, различният ритъм на работа и културните разлики могат да бъдат предизвикателство. Добре е да имате финансов резерв за първите месеци. Това намалява напрежението и ви позволява да се адаптирате по-спокойно. Да си намерите работа в Америка не е бърз скок, а по-скоро дълга стъпка напред. Има несигурност, има чакане, има моменти на съмнение. Но когато подходите последователно – с уредени документи, добре подготвени материали и реалистични очаквания – процесът става управляем. Най-важното е да не бързате и да не се отказвате при първия отказ. Понякога пътят е по-дълъг, но това не означава, че не води точно там, където искате да стигнете.

Още »

Как да си намеря работа във Франция: какво е добре да знаеш, преди да започнеш

Работата във Франция рядко се намира изведнъж и почти никога не става „по случайност“. В повечето случаи зад това стоят време, търпение и доста кандидатствания, които не винаги получават отговор. Това е нормално. Пазарът на труда там е подреден и сравнително строг, но точно това го прави предвидим. Когато знаеш какво търсиш и подходиш разумно, нещата започват да се случват – бавно, но устойчиво. 1. Първо си изясни какво търсиш – за себе си, не за обявите Една от най-честите грешки е кандидатстването навсякъде, без ясна идея каква работа реално ти подхожда. По-добре е първо да си отговориш честно: какъв опит имаш, каква работа можеш да започнеш веднага и какво заплащане би те устроило в началото. Понякога това означава компромис – временна позиция или по-ниско ниво от очакваното. Това не е провал. За много хора именно такъв старт се оказва най-бързият път към по-добра работа след няколко месеца. 2. Възможно ли е без френски език Този въпрос излиза почти винаги. Истината е проста – може, но е по-трудно. В някои сектори английският е достатъчен, особено в началото. Но дори минимални познания по френски правят впечатление. Те показват, че имаш желание да се адаптираш и да останеш, а не просто да „пробваш“. Работодателите го забелязват, дори когато езикът още не ти е силна страна. 3. Документите не са формалност, а първо впечатление Френските работодатели не обичат дълги автобиографии. Те търсят яснота. Какво си правил, за какво си бил отговорен и какъв е бил резултатът. Общите фрази рядко помагат. Мотивационното писмо също има значение – не като литературен текст, а като обяснение защо кандидатстваш точно за тази позиция. Когато личи, че не изпращаш едно и също писмо навсякъде, шансът за отговор е много по-голям. 4. Къде реално се търси работа Едно място почти никога не е достатъчно. Повечето хора комбинират няколко подхода: сайтове с обяви за работа директно кандидатстване през сайтове на компании агенции за подбор препоръки и лични контакти Постоянството е ключово. Дори когато няма отговор, всяка кандидатура е стъпка напред. 5. Какво следва след „да“ След като получиш оферта, идва административната част – договор, осигуряване, регистрация. Звучи сложно, но всъщност е добре подредено. Нужно е време и внимание, но не и паника. Когато документите са изрядни, процесът върви сравнително спокойно. 6. Първите месеци – период на свикване Началото почти винаги е малко объркващо. Нови правила, различна работна култура, нов начин на общуване. Точността и коректността са много важни. Хората, които слушат, задават въпроси и не се преструват, че знаят всичко, обикновено се вписват най-добре и най-бързо. Търсенето на работа във Франция изисква време и търпение. Има откази, има чакане и моменти на съмнение. Това е част от процеса. Хората, които успяват, рядко го правят от първия опит, но почти винаги го правят с постоянство. В замяна Франция предлага стабилна работна среда, ясни правила и реален баланс между работа и личен живот. Социалната система дава сигурност, а възможностите за развитие с времето стават все повече. За много хора това не е просто следваща работа, а дългосрочно решение, което носи спокойствие, професионален растеж и по-добро качество на живот.

Още »